Dans la première partie de cette série, nous avons souligné que le monde est différent pour les entreprises qui font l'objet d'un examen de l'OFCCP. L'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail continue d'examiner de près l'embauche des entrepreneurs et des sous-traitants fédéraux afin de déterminer s'il existe une discrimination fondée sur la race ou le sexe. Toutefois, l'OFCCP se concentre également sur les questions relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées. Une grande partie de l'attention accordée aux vétérans et aux personnes handicapées porte sur les efforts déployés par les entreprises pour trouver et embaucher des membres de ces catégories protégées, ainsi que sur la documentation disponible pour démontrer ces efforts.

L'intérêt constant de l'OFCCP pour les disparités en matière d'embauche et l'importance nouvelle accordée à la mesure de la portée signifient que les rapports sur les candidats produits pour l'OFCCP constituent une clé essentielle de la réussite d'un examen. Un rapport de candidature efficace doit pouvoir démontrer les éléments suivants :

1. Toutes les catégories de candidats ont été dûment prises en considération pour les postes à pourvoir.
2. Les postes ouverts ont fait l'objet d'une sensibilisation suffisante pour attirer les minorités, les femmes, les anciens combattants et les personnes handicapées dans les viviers de candidats.

Dans la première partie de cette série, nous avons abordé la manière dont les entreprises peuvent utiliser les rapports sur les candidats pour déterminer si toutes les catégories de candidats ont été correctement prises en compte. Nous allons maintenant nous pencher sur les façons dont les rapports sur les candidats peuvent être utilisés pour démontrer la portée de l'action.

Déterminer si la sensibilisation a été suffisante

L'un des champs les plus négligés dans les systèmes de suivi des candidats est celui qui sert à recueillir des informations sur les sources de référence. Les candidats sont généralement invités à remplir ce champ eux-mêmes (lorsque le champ est disponible). Étant donné que la source de référence n'a que peu de sens pour les candidats, ils choisissent souvent la première option ou l'option la plus simple lorsqu'ils sélectionnent une source de référence. Les recruteurs et les autres personnes qui examinent les dossiers des candidats ne font généralement pas grand-chose pour s'assurer que les candidats ont sélectionné une source de référence valable. Ainsi, la plupart des rapports de candidature suggèrent que les candidats ont principalement découvert les postes à pourvoir par le biais de sources telles que "l'internet", "les annonces dans les journaux", "le site web de l'entreprise" ou "une autre source".

L'OFCCP attend clairement des entreprises qu'elles fassent des efforts pour trouver des minorités, des femmes, des personnes handicapées et des anciens combattants. L'OFCCP attend également des entreprises qu'elles documentent leurs efforts de sensibilisation et qu'elles puissent démontrer que des efforts de sensibilisation spécifiques ont été déployés pour chaque poste à pourvoir. En outre, l'OFCCP s'attend à ce que les efforts de sensibilisation produisent des résultats. Comme l'a déclaré Patricia Shiu, directrice de l'OFCCP, en juillet 2011, "l'action positive ne peut plus être mesurée par des efforts de bonne foi".

Le moyen le plus simple de démontrer que les efforts de sensibilisation ont été couronnés de succès est de montrer qu'il y a des minorités, des femmes, des personnes handicapées et des anciens combattants parmi les personnes qui ont été embauchées. Toutefois, il arrive que les entreprises ne soient pas en mesure d'embaucher des membres de ces groupes. Dans ce cas, il est utile de disposer d'un rapport sur les candidats qui démontre que des candidats spécifiques ont eu connaissance des postes à pourvoir par le biais de sources de recrutement destinées aux groupes ciblés.

La première étape de l'utilisation d'un rapport de candidature pour démontrer l'efficacité de la sensibilisation consiste à s'assurer que le candidat dispose d'une liste appropriée de sources de référence qu'il peut choisir. Si les seules sources de référence qu'un candidat peut choisir sont "Affichage sur Internet", "Publicité", "Recommandation d'un employé", "École" et "Autre", un rapport de candidature ne sera d'aucune utilité pour montrer que la sensibilisation a eu lieu. Les candidats doivent avoir la possibilité de choisir des sources de référence spécifiques qui représentent les organisations que les entreprises ont contactées pour leur fournir des candidats. Ainsi, une liste de sources de recommandation devrait inclure des organisations telles que "NAACP", "Helmets to Hardhats", "Local DVR Office" et "Women in the Trades" si ces organisations font partie de celles qui ont été contactées au sujet des postes à pourvoir.

Conseil utile n° 1 : permettez aux candidats de choisir parmi une liste plus longue et plus précise des sources de référence utilisées pour trouver des candidats.

Conseil utile n° 2 : évitez d'utiliser des sources de référence pour les candidats qui sont trop génériques et ne fournissent donc pas d'informations significatives.

Conseil utile n° 3 : placez les sources de recrutement spécialisées à un endroit de la liste des sources de recrutement où les candidats peuvent les voir et les utiliser efficacement.

Conseil utile n° 4 : les entreprises devraient être en mesure d'exécuter des rapports sur les candidats par demande d'emploi qui affichent la source de référence pour chaque candidat.

Conseil utile n° 5 : l'entreprise doit travailler avec les nouveaux employés pour déterminer les sources de référence qui les ont orientés vers l'entreprise.

1. Il doit vous indiquer les sources de recrutement spécifiques qui ont présenté des candidats pour chaque poste à pourvoir.
2. Il doit vous permettre de déterminer le nombre de candidats qui ont été trouvés par le biais d'une source de recrutement particulière.
3. Il devrait vous permettre de déterminer les sources spécifiques qui ont été en mesure de recommander des candidats qui ont été embauchés dans votre organisation.

Pour de plus amples informations sur la réglementation de l'OFCCP en matière d'action positive et sur les méthodes permettant de créer des rapports efficaces sur les candidats, veuillez me contacter à l'adresse suivante [email protected].

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.