Même si tous les entrepreneurs fédéraux ne participeront pas à un audit de l'OFCCP, il est recommandé de se préparer à cette procédure. Si vous recevez un avis ou une lettre de planification de la part de l'Office of Federal Contract Compliance Programs, voici ce à quoi vous pouvez vous attendre lors d'un audit documentaire de l'OFCCP.
- L'OFCCP prendra initialement contact avec le contractant. par l'intermédiaire d'un spécialiste de l'égalité des chances [EOS], et nécessitera la fourniture des informations suivantes.
- Informations d'identification, y compris le directeur général (PDG), la ou les personnes responsables de la planification et du recrutement en matière d'égalité professionnelle et d'action positive
- Toute représentation externe qui sera impliquée dans le processus.
- Toute circonstance particulière devant être prise en compte dans le processus, telle que la faillite, l'exclusion, la fermeture de l'établissement ou tout autre élément susceptible d'avoir une incidence sur la date de l'examen, comme une fermeture pour congés, une grève, etc. [i]
- L'OFCCP enverra ensuite une lettre de planification. Celle-ci sera envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception.
- L'EOS assurera le suivi auprès du contractant dans un délai de quinze jours ouvrables afin de s'assurer que le contractant ou ses représentants comprennent parfaitement les exigences énoncées et que l'audit documentaire sera programmé.
- L'OFCCP procédera à un audit documentaire.Il s'agit d'un élément majeur des contrôles de conformité. Au cours de cette période, l'EOS déterminera si le contractant respecte les dispositions pertinentes, s'il ne pratique aucune discrimination et s'il prend des mesures positives pour garantir l'égalité des chances en matière d'emploi, sans distinction de race, de couleur, de religion, d'origine nationale, de sexe, de handicap ou de statut de personne handicapée ou d'ancien combattant de la guerre du Vietnam. Au cours de l'audit documentaire, l'EOS vérifiera la conformité du contractant dans certains domaines, notamment :
- Structure de la main-d'œuvre, politiques et procédures en matière de personnel: examiner la structure organisationnelle de base, les politiques et les procédures en matière de personnel du contractant. [i]
- Efforts de bonne foi : Identifier les domaines: (1) dans lesquels les objectifs n'ont pas été atteints et où des informations supplémentaires sont nécessaires sur place pour évaluer les efforts de bonne foi du contractant, y compris l'élaboration et la mise en œuvre de programmes visant à améliorer les opportunités pour les minorités et les femmes. [i]
- Discrimination potentielle: Identifier les domaines nécessitant une enquête approfondie sur la discrimination potentielle : (1) où les minorités et les femmes sont sous-représentées et concentrées dans la main-d'œuvre ; (2) où l'activité professionnelle a été défavorable aux minorités ou aux femmes ; et (3) où il peut y avoir des problèmes dans la rémunération des minorités ou des femmes par rapport aux autres. [i]
- Une fois l'audit documentaire terminé, un rapport sera établi. et comprendra trois parties :
- Partie A : Préparation: couvre la préparation de l'audit documentaire, notamment les domaines tels que l'historique des évaluations antérieures du contractant, les tendances générales en matière d'égalité professionnelle au sein de son personnel, sa structure organisationnelle et l'examen initial de son plan d'action pour l'égalité professionnelle (AAP) et des données à l'appui afin d'en vérifier l'exhaustivité, le caractère raisonnable et l'acceptabilité. [i]
- Partie B : Action positive: résume les problèmes liés au PAA et fournit des données à l'appui ; analyse les progrès réalisés en matière d'action positive et identifie les domaines dans lesquels des informations supplémentaires sont nécessaires pour déterminer si les efforts déployés sont de bonne foi ; couvre la mise en œuvre d'autres obligations en matière d'action positive. Pour chaque problème d'action positive non résolu à l'issue de l'audit documentaire, un plan sur site est fourni. [i]
- Partie C : Discrimination potentielle: comprend l'examen de l'analyse de la main-d'œuvre pour les concentrations/sous-représentations, les analyses du ratio d'impact et les analyses de rémunération. Pour chaque problème de discrimination potentielle non résolu à l'issue de l'audit documentaire, un plan d'enquête sur place est fourni.[i]
Pour plus d'informations sur le processus d'audit de l'OFCCP, consultez le Manuel de conformité des contrats fédéraux du ministère du Travail ici.
[i]Manuel fédéral de conformité des contrats (FCCM), examen des audits documentaires
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
