Code de conduite des fournisseurs de Mitratech

INTRODUCTION

Chez Mitratech, nous croyons que le succès durable repose sur des valeurs communes, une conduite éthique et le respect mutuel. Nous nous engageons pleinement à mener nos activités selon les normes d'intégrité les plus élevées, à promouvoir le respect des droits de l'homme et à défendre la protection de l'environnement dans toutes nos opérations à l'échelle mondiale.

Nos valeurs fondamentales que sont la co-innovation, la responsabilité, l'agilité, la créativité, la priorité accordée aux personnes, la confiance, l'honnêteté et la transparence ne sont pas seulement des aspirations ; ce sont les principes directeurs qui définissent notre culture interne et s'étendent à tous les partenariats que nous nouons. Nous nous engageons à offrir une valeur exceptionnelle à nos clients, et cet engagement est intrinsèquement lié à l'intégrité et à la responsabilité dont fait preuve l'ensemble de notre chaîne d'approvisionnement.

Par conséquent, nous attendons de nos fournisseurs, vendeurs, sous-traitants, revendeurs et de leurs employés, agents et sous-traitants respectifs (collectivement, les « Fournisseurs ») qu'ils adhèrent pleinement à ces principes fondamentaux et les respectent. Le présent Code de conduite des fournisseurs (« Code ») est plus qu'un ensemble de règles ; il s'agit d'une articulation claire des normes minimales de conduite requises pour faire affaire avec Mitratech, reflétant notre responsabilité commune de mener nos activités de manière éthique et durable. Le respect du présent Code, en plus de toutes les lois et réglementations locales, nationales et internationales applicables, fait partie intégrante et obligatoire de nos accords avec vous.

Respect des lois et règlements

Les fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois, réglementations et normes industrielles locales, nationales et internationales applicables dans toutes les juridictions où ils exercent leurs activités. Cela inclut, sans s'y limiter, les lois relatives à :

• Travail et emploi
• Santé et sécurité
• Protection de l'environnement
• Confidentialité et sécurité des données
• Lutte contre la corruption et les pots-de-vin
• Contrôles à l'importation/exportation et sanctions commerciales
• Concurrence (antitrust)
• Sécurité et qualité des produits
• Protection de la propriété intellectuelle (par exemple, droit d'auteur, brevet, lois sur les secrets commerciaux applicables aux logiciels)
• Lutte contre l'esclavage (la politique anti-esclavage de Mitratech est disponible à l'adresse suivante : https://mitratech.com/mitratech-modern-slavery-statement/)

Confidentialité et sécurité des données

Les fournisseurs doivent protéger la confidentialité de toutes les informations exclusives et sensibles communiquées par Mitratech. Ces informations ne doivent être divulguées à aucun tiers sans l'accord écrit préalable de Mitratech.

En plus de ce qui précède, les fournisseurs doivent également :

• Respecter toutes les clauses de confidentialité figurant dans leurs accords avec Mitratech.
• Mettre en œuvre des mesures de protection techniques, physiques et administratives appropriées pour protéger les données contre tout accès, utilisation, divulgation, modification ou destruction non autorisés.
• Respecter toutes les lois applicables en matière de confidentialité et de protection des données (par exemple, le RGPD, le CCPA, les lois locales sur la protection des données).
• Protéger les droits de propriété intellectuelle, y compris les brevets, les droits d'auteur, les marques commerciales et les secrets commerciaux liés aux logiciels.

Pratiques commerciales éthiques, corruption et pots-de-vin

Les fournisseurs doivent mener leurs activités dans le respect des normes les plus élevées en matière d'intégrité et de transparence. Cela inclut, sans s'y limiter, les éléments suivants :

• Lutte contre la corruption : les fournisseurs ne doivent pas se livrer à, ni tolérer, aucune forme de corruption, d'extorsion ou de détournement de fonds. Cela inclut le respect de toutes les lois anticorruption applicables, telles que la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger (FCPA) et les lois anticorruption locales pertinentes. Il est strictement interdit d'offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter toute forme de pot-de-vin ou de commission occulte. Les fournisseurs doivent veiller à ce que toutes les transactions commerciales soient transparentes et enregistrées avec précision.
• Tarification équitable : les fournisseurs doivent adopter des pratiques tarifaires équitables et éviter toute pratique abusive, en particulier en période de forte demande ou d'offre limitée. Les fournisseurs sont tenus de fournir des produits et services à des prix reflétant la juste valeur marchande.
• Concurrence loyale : les fournisseurs doivent exercer leurs activités conformément aux lois antitrust et à la législation sur la concurrence en vigueur.
• Conflits d'intérêts : les fournisseurs doivent éviter tout conflit d'intérêts réel ou apparent. En outre, les fournisseurs doivent éviter tout conflit d'intérêts susceptible de compromettre leur capacité à agir dans le meilleur intérêt de Mitratech. Tout conflit d'intérêts potentiel doit être immédiatement signalé à Mitratech.
• Registres précis : Les fournisseurs doivent tenir des livres et registres précis qui reflètent honnêtement et fidèlement toutes les transactions.
• Approvisionnement responsable : les fournisseurs doivent identifier et atténuer les risques liés aux pratiques contraires à l'éthique dans leurs propres chaînes d'approvisionnement, telles que celles liées aux minerais provenant de zones de conflit ou au travail forcé.

Protection et utilisation responsable des actifs de Mitratech

Les fournisseurs doivent protéger les actifs de Mitratech et les utiliser de manière responsable. Ces actifs doivent être utilisés uniquement à des fins commerciales légitimes, telles qu'autorisées par Mitratech, et dans le cadre de la prestation de services en vertu du contrat applicable. Cela inclut à la fois les actifs corporels et incorporels (par exemple, les informations exclusives, la propriété intellectuelle, les logiciels, les données confidentielles et les relations avec les partenaires de la chaîne de valeur de Mitratech). L'utilisation abusive, l'utilisation non autorisée ou l'endommagement des actifs de Mitratech sont strictement interdits.

Pratiques en matière de travail et droits de l'homme

Mitratech s'engage à respecter les droits de l'homme. Les fournisseurs doivent traiter leurs employés avec dignité et respect et adhérer aux pratiques de travail suivantes :

• Pas de travail des enfants : les fournisseurs ne doivent pas employer des personnes dont l'âge est inférieur à l'âge minimum légal pour travailler dans le pays où le travail est effectué, ou inférieur à l'âge de fin de scolarité obligatoire, selon celui qui est le plus élevé.
• Pas de travail forcé : les fournisseurs ne doivent recourir à aucune forme de travail forcé, servile, obligatoire ou issu de la traite des êtres humains. Les employés ne doivent pas être tenus de remettre leurs papiers d'identité, passeports ou permis de travail délivrés par le gouvernement comme condition d'emploi.
• Salaires et avantages sociaux : Les salaires versés aux employés doivent être conformes à toutes les lois applicables en matière de rémunération, y compris celles relatives au salaire minimum, aux heures supplémentaires et aux avantages sociaux obligatoires.
• Heures de travail : Les heures de travail ne doivent pas dépasser les limites maximales fixées par les lois applicables. Les employés doivent bénéficier des jours de repos prévus par la loi.
• Non-discrimination : les fournisseurs ne doivent exercer aucune discrimination en matière de recrutement, de pratiques d'emploi ou de toute autre condition d'emploi fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité sexuelle, l'origine nationale, l'âge, le handicap, le statut d'ancien combattant ou toute autre caractéristique protégée par la loi.
• Traitement équitable et harcèlement : Les fournisseurs doivent traiter tous leurs employés avec respect et dignité. Aucun employé ne doit être victime de harcèlement ou d'abus physique, sexuel, psychologique ou verbal.
• Liberté d'association : les fournisseurs sont tenus de défendre et de respecter les droits des travailleurs à s'associer librement, à adhérer à des syndicats et à participer à des négociations collectives. Les fournisseurs doivent s'assurer que leurs pratiques sont en totale conformité avec toutes les lois et réglementations applicables en matière de travail. Toute forme d'ingérence, d'intimidation ou de représailles à l'encontre des travailleurs exerçant ces droits est strictement interdite. Les fournisseurs sont encouragés à favoriser un environnement où la communication ouverte et l'engagement direct entre les travailleurs et la direction sont soutenus et respectés.

Santé et sécurité

Les fournisseurs doivent offrir un environnement de travail sûr et sain à tous leurs employés afin de prévenir les accidents, les blessures et les maladies professionnelles. Cela comprend, sans s'y limiter :

• Fournir un équipement de protection individuelle approprié, si cela s'applique à votre secteur d'activité.
• Mise en œuvre de procédures de sécurité et de formations adéquates.
• Maintenir la propreté et la sécurité des installations, des machines et des équipements.
• Veiller à ce que des procédures de préparation et d'intervention en cas d'urgence soient mises en place.

Protection de l'environnement

Mitratech estime que la protection de l'environnement est à la fois une bonne chose et une pratique commerciale judicieuse. Nous nous engageons à réduire notre impact sur l'environnement et demandons à nos employés, clients et fournisseurs d'en faire autant. Nous encourageons et attendons de nos fournisseurs qu'ils adoptent des pratiques respectueuses de l'environnement, telles que l'utilisation de solutions de réunion virtuelle au lieu de se déplacer, le recours aux transports publics lorsqu'ils sont accessibles et la conservation des ressources.

En tant qu'entreprise, nous sommes convaincus que le respect des politiques et les actions concrètes peuvent avoir une influence sur les enjeux mondiaux et le changement climatique. Mitratech s'efforce de mettre en place des pratiques commerciales qui réduisent notre empreinte carbone.

Mitratech lutte activement contre la déforestation, notamment mais pas exclusivement, par les moyens suivants, et encourage ses fournisseurs à faire de même :

• Réduire au minimum l'utilisation de produits en papier, tels que l'impression
• Inscrire automatiquement les nouveaux employés à l'accord électronique lorsque cela est autorisé
• Utilisation d'un logiciel de signature électronique à des fins commerciales internes et externes, lorsqu'il est disponible.
• Réduire au minimum l'utilisation de vaisselle à usage unique en fournissant de la vaisselle réutilisable dans les cuisines communes.
• Fournir un accès au recyclage, au compostage et à d'autres options durables de gestion des déchets dans les bureaux.

Surveillance, conformité et conséquences

Mitratech se réserve le droit de contrôler le respect du présent Code, notamment par le biais d'audits, d'évaluations et d'inspections. Les fournisseurs doivent fournir un accès raisonnable, pendant les heures normales de travail, aux informations et au personnel nécessaires pour vérifier la conformité. Les fournisseurs sont tenus de coopérer pleinement à ces audits.

Le non-respect du présent Code peut entraîner la résiliation immédiate de la relation et des accords entre le Fournisseur et Mitratech, et peut donner lieu à d'autres poursuites judiciaires.

Signaler une non-conformité

• Les fournisseurs sont encouragés à signaler toute violation réelle ou présumée du présent Code, des lois applicables ou tout problème éthique lié à leur collaboration avec Mitratech.
• Les signalements peuvent être adressés à Mitratech par e-mail à l'adresse [email protected].
• Mitratech traitera tous les signalements avec sérieux et confidentialité, et ne tolérera aucune mesure de représailles à l'encontre d'une personne ayant effectué un signalement de bonne foi.

Accusé de réception du code

En établissant ou en poursuivant une relation commerciale avec Mitratech, les fournisseurs reconnaissent et acceptent de se conformer au présent code.