Mitratech Verhaltenskodex für Lieferanten

EINFÜHRUNG

Wir bei Mitratech glauben, dass nachhaltiger Erfolg auf einem Fundament gemeinsamer Werte, ethischen Verhaltens und gegenseitigen Respekts beruht. Wir sind fest entschlossen, unser Geschäft nach den höchsten Integritätsstandards zu führen, die Menschenrechte zu respektieren und uns für den Umweltschutz in allen unseren weltweiten Betrieben einzusetzen.

Unsere Kernwerte Co-Innovation, Eigenverantwortung, Agilität, Kreativität, Vorrang für den Menschen, Vertrauen, Ehrlichkeit und Transparenz sind nicht nur Bestrebungen, sondern die Leitprinzipien, die unsere interne Kultur bestimmen und sich auf jede Partnerschaft erstrecken, die wir eingehen. Wir sind bestrebt, unseren Kunden einen außergewöhnlichen Mehrwert zu bieten, und dieses Engagement ist untrennbar mit der Integrität und Verantwortung verbunden, die unsere gesamte Lieferkette an den Tag legt.

Daher erwarten wir von unseren Lieferanten, Verkäufern, Auftragnehmern, Wiederverkäufern und deren Mitarbeitern, Vertretern und Subunternehmern (zusammenfassend "Lieferanten" genannt), dass sie sich diese grundlegenden Prinzipien zu eigen machen und einhalten. Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten ("Kodex") ist mehr als eine Reihe von Regeln; er ist eine klare Formulierung der Mindeststandards für das Verhalten, die für Geschäfte mit Mitratech erforderlich sind, und spiegelt unsere gemeinsame Verantwortung für eine ethische und nachhaltige Geschäftsführung wider. Die Einhaltung dieses Kodex, zusätzlich zu allen geltenden lokalen, nationalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften, ist ein integraler und obligatorischer Bestandteil unserer Vereinbarungen mit Ihnen.

Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Die Lieferanten müssen alle geltenden lokalen, nationalen und internationalen Gesetze, Vorschriften und Industriestandards in allen Ländern, in denen sie tätig sind, einhalten. Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf, Gesetze in Bezug auf:

• Arbeit und Beschäftigung
• Gesundheit und Sicherheit
• Schutz der Umwelt
• Datenschutz und Datensicherheit
• Korruptions- und Bestechungsbekämpfung
• Import-/Exportkontrollen und Handelssanktionen
• Wettbewerb (Kartellrecht)
• Produktsicherheit und Qualität
• Schutz des geistigen Eigentums (z. B. Urheberrechts-, Patent- und Geschäftsgeheimnisgesetze, die für Software relevant sind)
• Anti-Sklaverei (die Anti-Sklaverei-Politik von Mitratech ist verfügbar unter: https://mitratech.com/mitratech-modern-slavery-statement/)

Vertraulichkeit und Datensicherheit

Die Lieferanten müssen die Vertraulichkeit aller geschützten und sensiblen Informationen, die sie von Mitratech erhalten, wahren. Solche Informationen dürfen ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Mitratech nicht an Dritte weitergegeben werden.

Zusätzlich zu den vorgenannten Punkten müssen die Lieferanten auch:

• alle Vertraulichkeitsbestimmungen in ihren Vereinbarungen mit Mitratech einzuhalten.
• Angemessene technische, physische und administrative Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verwendung, Weitergabe, Änderung oder Zerstörung zu schützen.
• Halten Sie alle geltenden Datenschutzgesetze ein (z. B. GDPR, CCPA, lokale Datenschutzgesetze).
• Schutz der Rechte an geistigem Eigentum, einschließlich Patenten, Urheberrechten, Marken und Geschäftsgeheimnissen im Zusammenhang mit Software.

Ethische Geschäftspraktiken, Bestechung und Korruption

Die Lieferanten müssen ihre Geschäfte nach den höchsten Standards der Integrität und Transparenz führen. Dazu gehören unter anderem die folgenden Punkte:

• Anti-Bestechung und Anti-Korruption: Lieferanten dürfen sich in keiner Form an Bestechung, Korruption, Erpressung oder Veruntreuung beteiligen oder diese tolerieren. Dazu gehört die Einhaltung aller geltenden Antikorruptionsgesetze, wie z.B. des U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und der einschlägigen lokalen Antikorruptionsgesetze. Das Anbieten, Geben, Empfangen oder Fordern von Bestechungs- oder Schmiergeldern jeglicher Art ist streng verboten. Die Lieferanten müssen sicherstellen, dass alle Geschäftsvorgänge transparent sind und genau aufgezeichnet werden.
• Faire Preisgestaltung: Die Lieferanten müssen sich an eine faire Preisgestaltung halten und überhöhte Preise vermeiden, insbesondere in Zeiten erhöhter Nachfrage oder begrenzten Angebots. Von den Lieferanten wird erwartet, dass sie Produkte und Dienstleistungen zu Preisen anbieten, die den fairen Marktwert widerspiegeln.
• Fairer Wettbewerb: Die Lieferanten müssen ihre Geschäfte in Übereinstimmung mit den geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetzen führen.
• Interessenkonflikte: Die Lieferanten müssen tatsächliche oder scheinbare Interessenkonflikte vermeiden. Darüber hinaus müssen die Lieferanten alle Interessenkonflikte vermeiden, die ihre Fähigkeit beeinträchtigen könnten, im besten Interesse von Mitratech zu handeln. Alle potenziellen Interessenkonflikte müssen Mitratech unverzüglich mitgeteilt werden.
• Akkurate Aufzeichnungen: Die Lieferanten müssen genaue Bücher und Aufzeichnungen führen, die alle Transaktionen ehrlich und genau wiedergeben.
• Verantwortungsvolle Beschaffung: Die Lieferanten sollten die Risiken unethischer Praktiken in ihren eigenen Lieferketten erkennen und mindern, z. B. in Bezug auf Konfliktmineralien oder Zwangsarbeit.

Schutz und verantwortungsvoller Umgang mit den Vermögenswerten von Mitratech

Die Lieferanten sind verpflichtet, die Vermögenswerte von Mitratech zu schützen und sie verantwortungsvoll zu nutzen. Diese Vermögenswerte dürfen ausschließlich für legitime, von Mitratech genehmigte Geschäftszwecke und für die Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen des jeweiligen Vertrags verwendet werden. Dies gilt sowohl für materielle als auch für immaterielle Vermögenswerte (z. B. geschützte Informationen, geistiges Eigentum, Software, vertrauliche Daten und Beziehungen zu den Partnern der Wertschöpfungskette von Mitratech). Missbrauch, unbefugte Nutzung oder Beschädigung der Vermögenswerte von Mitratech sind streng verboten.

Arbeitspraktiken und Menschenrechte

Mitratech setzt sich für die Einhaltung der Menschenrechte ein. Die Lieferanten müssen ihre Mitarbeiter mit Würde und Respekt behandeln und sich an die folgenden Arbeitspraktiken halten:

• Keine Kinderarbeit: Die Lieferanten dürfen keine Personen beschäftigen, die unter dem gesetzlichen Mindestalter für die Beschäftigung in dem Land, in dem die Arbeit ausgeführt wird, oder unter dem Alter für den Abschluss der Schulpflicht liegen, je nachdem, welches Alter höher ist.
• Keine Zwangsarbeit: Lieferanten dürfen keine Form von Zwangsarbeit, Schuldknechtschaft, Arbeitsverpflichtung, Zwangsarbeit oder Menschenhandel anwenden. Von den Mitarbeitern darf nicht verlangt werden, dass sie als Bedingung für die Beschäftigung einen von der Regierung ausgestellten Ausweis, Reisepass oder eine Arbeitserlaubnis abgeben müssen.
• Löhne und Leistungen: Die Löhne, die den Arbeitnehmern gezahlt werden, müssen allen geltenden Lohngesetzen entsprechen, einschließlich derjenigen, die sich auf Mindestlöhne, Überstunden und gesetzlich vorgeschriebene Leistungen beziehen.
• Arbeitszeiten: Die Arbeitszeit darf die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstgrenzen nicht überschreiten. Den Arbeitnehmern sind die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhetage zu gewähren.
• Nicht-Diskriminierung: Die Lieferanten dürfen bei der Einstellung, den Beschäftigungspraktiken oder anderen Beschäftigungsbedingungen nicht aufgrund von Ethnie, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Alter, Behinderung, Veteranenstatus oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen diskriminieren.
• Faire Behandlung und Belästigung: Die Lieferanten behandeln alle Mitarbeiter mit Respekt und Würde. Kein Mitarbeiter darf körperlich, sexuell, psychologisch oder verbal belästigt oder missbraucht werden.
• Vereinigungsfreiheit: Von den Lieferanten wird erwartet, dass sie das Recht der Arbeitnehmer auf Vereinigungsfreiheit, auf den Beitritt zu Gewerkschaften und auf Tarifverhandlungen wahren und respektieren. Die Lieferanten müssen sicherstellen, dass ihre Praktiken in vollem Einklang mit allen geltenden Arbeitsgesetzen und -vorschriften stehen. Jede Form der Einmischung, Einschüchterung oder Vergeltung gegen Arbeitnehmer, die diese Rechte wahrnehmen, ist strengstens untersagt. Die Lieferanten sind angehalten, ein Umfeld zu fördern, in dem eine offene Kommunikation und ein direktes Engagement zwischen Arbeitnehmern und Management unterstützt und respektiert werden.

Gesundheit und Sicherheit

Die Zulieferer müssen allen Mitarbeitern ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld bieten, um Unfälle, Verletzungen und Berufskrankheiten zu vermeiden. Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf:

• Bereitstellung geeigneter persönlicher Schutzausrüstungen, sofern dies in Ihrer Branche üblich ist.
• Durchführung angemessener Sicherheitsverfahren und Schulungen.
• Sauberkeit und Sicherheit der Einrichtungen, Maschinen und Geräte.
• Sicherstellen, dass Verfahren zur Vorbereitung auf Notfälle und zur Reaktion darauf vorhanden sind.

Schutz der Umwelt

Mitratech ist davon überzeugt, dass der Schutz der Umwelt sowohl das Richtige ist als auch eine solide Geschäftspraxis darstellt. Wir verpflichten uns, unsere Umweltauswirkungen zu reduzieren, und fordern unsere Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten auf, dies ebenfalls zu tun. Wir ermutigen und erwarten von unseren Zulieferern, dass sie umweltfreundliche Praktiken anwenden, wie z. B. die Nutzung virtueller Konferenzlösungen anstelle von Reisen, die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, wenn diese verfügbar sind, und den sparsamen Umgang mit Energie.

Als Unternehmen sind wir davon überzeugt, dass wir durch die Einhaltung von Richtlinien und Maßnahmen Einfluss auf globale Probleme und den Klimawandel nehmen können. Mitratech ist bestrebt, Geschäftspraktiken anzuwenden, die unseren Kohlenstoff-Fußabdruck verringern.

Mitratech setzt sich aktiv für die Bekämpfung der Entwaldung ein, unter anderem mit den unten aufgeführten Methoden, und fordert seine Lieferanten auf, dasselbe zu tun:

• Minimierung des Einsatzes von Papierprodukten, wie z. B. Drucken
• Automatische Eintragung neuer Mitarbeiter in die elektronische Vereinbarung, sofern zulässig
• Nutzung von Software für elektronische Unterschriften für interne und externe Geschäftszwecke, sofern verfügbar
• Minimierung der Verwendung von Einweggeschirr durch Bereitstellung von wiederverwendbarem Geschirr in Gemeinschaftsküchen
• Bereitstellung von Recycling-, Kompostierungs- und anderen nachhaltigen Abfalloptionen an Bürostandorten

Überwachung, Einhaltung und Konsequenzen

Mitratech behält sich das Recht vor, die Einhaltung dieses Kodex zu überwachen, unter anderem durch Audits, Bewertungen und Inspektionen. Die Lieferanten müssen während der normalen Geschäftszeiten angemessenen Zugang zu Informationen und Personal gewähren, die zur Überprüfung der Einhaltung des Kodex erforderlich sind. Von den Lieferanten wird erwartet, dass sie bei solchen Audits uneingeschränkt kooperieren.

Die Nichteinhaltung dieses Kodex kann zur sofortigen Beendigung der Beziehungen und Vereinbarungen zwischen dem Lieferanten und Mitratech führen und weitere rechtliche Schritte nach sich ziehen.

Meldung der Nichteinhaltung von Vorschriften

• Die Lieferanten sind aufgefordert, alle tatsächlichen oder vermuteten Verstöße gegen diesen Kodex, geltende Gesetze oder ethische Bedenken im Zusammenhang mit ihrer Zusammenarbeit mit Mitratech zu melden.
• Meldungen an Mitratech können per E-Mail an [email protected] gemacht werden.
• Mitratech behandelt alle Meldungen ernst und vertraulich und duldet keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben eine Meldung machen.

Code-Bestätigung

Durch die Aufnahme oder Fortsetzung einer Geschäftsbeziehung mit Mitratech erkennen die Lieferanten diesen Kodex an und verpflichten sich, ihn einzuhalten.