He aquí una pista: la respuesta es D. Y, la cuestión es que, aunque una veleta sirvió durante siglos como predictor aproximado de cuándo y cómo iba a cambiar el tiempo, y todavía hoy puede proporcionar esa información de forma fiable, su utilidad fundamental palidece en comparación con las herramientas de predicción que ahora están en manos de los meteorólogos del siglo XXI.

Sin hipérbole, en nuestra opinión, la analogía anterior refleja la magnitud de la distinción entre las prácticas de gestión de contratos heredadas de muchas empresas y lo que ahora es posible utilizando el software de CLM de la nueva era y Contract Analytics. Para ilustrarlo, a continuación enumeramos algunas de las diferencias más fundamentales entre ambas.

Como la sopa de letras al análisis sustantivo

En el típico sistema heredado de gestión de contratos, cuando alguien quiere saber qué dice un contrato, lo busca en un cajón de archivos o en un servidor compartido. Quienes utilizan un sistema de gestión de documentos razonablemente funcional pueden escribir una palabra clave o una frase que les ayude a encontrar el acuerdo que buscan. Si quieren comparar un contrato con otro, repiten el proceso de búsqueda para el segundo y revisan los dos contratos uno al lado del otro.

La tecnología puede hacer que los documentos sean marginalmente más accesibles y fáciles de buscar de lo que serían si sólo estuvieran almacenados en formato impreso. Pero el cerebro humano sigue haciendo el trabajo pesado de seleccionar, digerir y comparar los documentos.

El software de CLM hace las cosas de otra manera. Algunos software de CLM no se limitan a buscar documentos, sino que los analizan aprovechando la tecnología de procesamiento del lenguaje natural de la IA. De este modo, este tipo de solución no se limita a localizar una palabra clave, sino que reconoce conceptos sustantivos independientemente de cómo estén redactados. Además, no se limita a encontrar los dos documentos que crees que quieres comparar, sino que te sugiere qué documentos son los más relevantes para la comparación.

En otras palabras, esta capacidad puede reforzar y agudizar la habilidad para comprender las obligaciones contractuales y percibir cómo encajan en el ámbito más amplio de la empresa.

Como la eFirma es a eTodo

Cada vez son más las empresas que han adoptado la utilidad de utilizar la firma electrónica en sus contratos, y deberían hacerlo. La firma electrónica hace que sea sencillo y eficaz ejecutar y devolver un documento desde cualquier lugar, sin necesidad de impresora, bolígrafo o escáner.

Pero la firma electrónica no es más que una función. No es una solución independiente para las ineficiencias arraigadas en la gestión de contratos, como la eterna confusión de los borradores y las versiones preliminares que se envían por correo electrónico de un lado a otro, el tiempo que se pierde "reinventando" una disposición que podría tomarse prestada de un contrato heredado si sólo se pudiera encontrar, etc. El software de gestión de contratos es la herramienta que necesita para resolver todos estos problemas.

El software de CLM incorpora la capacidad de firma electrónica, sin duda, pero eso es sólo la punta del iceberg. El software de gestión de contratos actual transforma todo el proceso de elaboración, negociación y ejecución de contratos en un flujo de trabajo único y sin fisuras. El software de CLM es una solución electrónica para todo, no sólo para la firma electrónica. Entre otras eficiencias::

• El software CLM facilita la redacción de contratos y/o su elaboración a partir de plantillas o ejemplos de contratos anteriores ya almacenados en el sistema;
• El software CLM da acceso a todas las partes interesadas a una única versión de trabajo, con funciones de edición y comentarios fáciles de seguir;
• El software de CLM automatiza y respalda el tedioso proceso de revisión en busca de errores, incoherencias y ambigüedades.
• El software CLM integra la distribución, la ejecución y el archivo, garantizando que no se olvide ninguna firma ni se extravíe ningún contrato.

[bctt tweet="La firma electrónica es sólo una función. No es una solución independiente para las ineficiencias arraigadas en la gestión de contratos." via="no"].

Como la mejor suposición es para el omnisciente

Díganos si le resulta familiar: P: Oye, ¿no hicimos algo así en aquel contrato con el proveedor X, hace como tres o cuatro años? R: Sí, me suena, voy a ver si lo encuentro.

O qué tal esto: P: Es un gran pedido. ¿Podremos obtener las materias primas de nuestros proveedores a tiempo? R: No lo sé. Tengo que comprobar sus plazos de entrega.

O esto: P: Uh oh, ¿se suponía que debíamos entregar la notificación del ejercicio de esa opción la semana pasada? R: Creo que sí. Esperemos que no se den cuenta de que es tarde.

El ser humano es falible. También lo son las máquinas, pero de forma diferente. Demasiada información puede abrumar al cerebro humano. En condiciones de estrés, en particular, los humanos analizamos y respondemos a lo que tenemos delante de forma más natural que viendo el "panorama general". Por el contrario, las máquinas son tan buenas como la información que ponemos en ellas (de ahí el viejo dicho de "basura dentro, basura fuera"). Pero las máquinas también mejoran en sus tareas cuanta más información se les da, y no sienten estrés.

Por este motivo, el software de CLM ofrece parte de su mayor valor al supervisar simultáneamente el cumplimiento de todo el conjunto de contratos de una empresa. Al analizar y rastrear grandes volúmenes de información contractual (como plazos, calendarios y costes), el software de CLM ayuda a sus operadores humanos a elegir qué cuestiones merecen su atención.

Entre otros elementos que llaman la atención, los usuarios pueden configurar el software de CLM para detectar obligaciones contractuales contradictorias antes de que causen problemas, señalar con una bandera roja las desviaciones de los puntos de referencia previstos y proteger a los empleados contra el olvido de fechas y tareas importantes.