Und der Punkt ist, dass eine Wetterfahne zwar jahrhundertelang eine grobe Vorhersage darüber ermöglichte, wann und wie sich das Wetter ändern würde, und diese Information auch heute noch zuverlässig liefern kann, aber ihr grundsätzlicher Nutzen verblasst im Vergleich zu den Vorhersageinstrumenten, die den Meteorologen des 21.

Ohne zu übertreiben, spiegelt die obige Analogie unserer Meinung nach das Ausmaß des Unterschieds zwischen den alten Vertragsmanagementpraktiken vieler Unternehmen und dem, was heute mit moderner CLM-Software und Contract Analytics möglich ist. Zur Veranschaulichung führen wir im Folgenden einige der grundlegendsten Unterschiede zwischen den beiden auf.

Was die Wortsuche für die inhaltliche Analyse ist

Wenn jemand in einem herkömmlichen Vertragsverwaltungssystem wissen will, was in einem Vertrag steht, sucht er danach in einer Aktenablage oder auf einem gemeinsam genutzten Server. Diejenigen, die ein einigermaßen funktionales Dokumentenmanagementsystem verwenden, können ein Schlüsselwort oder einen Satz eingeben, der ihnen hilft, den gesuchten Vertrag zu finden. Wenn sie einen Vertrag mit einem anderen vergleichen wollen, wiederholen sie den Suchvorgang für den zweiten und sehen sich die beiden Verträge Seite an Seite an.

Die Technologie macht die Dokumente vielleicht etwas leichter zugänglich und durchsuchbar, als wenn sie nur in Papierform gespeichert wären. Aber das menschliche Gehirn übernimmt immer noch die schwere Arbeit des Auswählens, Verarbeitens und Vergleichens der Dokumente.

CLM-Software geht anders vor. Manche CLM-Software sucht nicht nur nach Dokumenten, sondern analysiert sie mit Hilfe von KI-Technologie zur Verarbeitung natürlicher Sprache. Auf diese Weise findet diese Art von Lösung nicht nur ein Schlüsselwort, sondern erkennt auch inhaltliche Konzepte, unabhängig davon, wie sie formuliert sind. Außerdem findet sie nicht nur die beiden Dokumente, die Sie vergleichen möchten, sondern schlägt auch vor, welche Dokumente für den Vergleich am relevantesten sind.

Mit anderen Worten, diese Fähigkeit kann die Fähigkeit stärken und schärfen, vertragliche Verpflichtungen zu verstehen und zu erkennen, wie sie sich in den breiteren Rahmen des Unternehmens einfügen.

Wie die eSignatur zu eEverything

Immer mehr Unternehmen haben den Nutzen der elektronischen Unterschrift für ihre Vertragsabschlüsse erkannt - und das sollten sie auch. Die elektronische Unterzeichnung macht es einfach und effizient, ein Dokument von überall aus auszuführen und zurückzusenden, ohne dass ein Drucker, ein Stift oder ein Scanner erforderlich ist.

Aber die elektronische Unterschrift ist nur eine Funktion. Sie ist keine eigenständige Lösung für hartnäckige Ineffizienzen bei der Vertragsverwaltung, wie z. B. das ständige Durcheinander von Redesigns und Entwurfsversionen, die per E-Mail hin- und hergeschickt werden, die Zeit, die damit verschwendet wird, eine Bestimmung "neu zu erfinden", die aus einem älteren Vertrag übernommen werden könnte , wenn man sie nur finden würde, usw. Für eine umfassende Lösung dieser Probleme ist die CLM-Software das richtige Werkzeug für Sie.

CLM-Software bietet zwar die Möglichkeit der elektronischen Unterschrift, aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Die heutige CLM-Software verwandelt den gesamten Prozess der Vertragszusammenstellung, -verhandlung und -ausführung in einen einzigen, nahtlosen Arbeitsablauf. CLM-Software ist eine e-everything-Lösung, nicht nur eine e-Signatur-Lösung. Zu den weiteren Effizienzgewinnen gehören::

• Mit der CLM-Software lassen sich Verträge leicht entwerfen und/oder anhand von Vorlagen oder Mustern aus bereits im System gespeicherten Verträgen zusammenstellen;
• Die CLM-Software ermöglicht allen Beteiligten den Zugriff auf eine einzige Arbeitsversion mit leicht zu verfolgenden Bearbeitungs- und Kommentarfunktionen;
• CLM-Software automatisiert und unterstützt den mühsamen Prozess der Überprüfung auf Fehler, Unstimmigkeiten und Mehrdeutigkeiten; und
• Die CLM-Software integriert Verteilung, Ausführung und Archivierung und stellt sicher, dass keine Unterschrift vergessen wird und kein Vertrag verlegt wird.

Wie das beste Wissen zum Allwissen

Sagen Sie uns, ob Ihnen das bekannt vorkommt: F: Hey, haben wir so etwas nicht schon vor drei oder vier Jahren in dem Vertrag mit Anbieter X gemacht? A: Ja, das kommt mir bekannt vor, ich werde mal sehen, ob ich es finden kann.

Oder wie wäre es hiermit: F: Das ist ein großer Auftrag. Werden wir in der Lage sein, die Rohstoffe rechtzeitig von unseren Zulieferern zu beziehen? A: Ich weiß es nicht. Ich muss ihre Lieferpläne überprüfen.

Oder dies: F: Oh, hätten wir die Ausübung der Option nicht schon letzte Woche bekannt geben sollen? A: Ich glaube, das sollten wir. Hoffen wir, dass sie nicht merken, dass es zu spät ist.

Menschen sind fehlbar. Maschinen sind es auch, aber auf eine andere Art und Weise. Zu viele Informationen können das menschliche Gehirn überfordern. Vor allem unter Stress analysieren und reagieren wir Menschen eher auf das, was vor uns liegt, als dass wir das "große Ganze" sehen. Im Gegensatz dazu sind Maschinen nur so gut wie die Informationen, die wir in sie einspeisen (daher das alte Sprichwort "Garbage-in, garbage-out"). Aber auch Maschinen werden besser in ihren Aufgaben, je mehr Informationen sie erhalten, und sie empfinden keinen Stress.

Aus diesem Grund bietet CLM-Software einen ihrer größten Vorteile, indem sie die Einhaltung aller Verträge eines Unternehmens gleichzeitig überwacht. Beim Analysieren und Verfolgen großer Mengen von Vertragsinformationen (wie Fristen, Zeitpläne und Kosten) hilft die CLM-Software den Mitarbeitern bei der Auswahl der Themen, die ihre Aufmerksamkeit verdienen.

Die CLM-Software kann unter anderem so konfiguriert werden, dass widersprüchliche vertragliche Verpflichtungen erkannt werden, bevor sie Probleme verursachen, dass Abweichungen von erwarteten Benchmarks mit einer roten Markierung versehen werden und dass Mitarbeiter wichtige Termine und Aufgaben nicht vergessen.