Flujo de trabajo de la semana: Automatización de flujos de trabajo para la gestión de equipos globales
¿Busca cultivar una experiencia de marca coherente y cohesiva para empleados y clientes de todo el mundo mediante la automatización del flujo de trabajo?
Los equipos globales brindan a las organizaciones enormes oportunidades de apoyar a sus clientes las 24 horas del día y en todo el mundo, pero un equipo descentralizado o ampliado también produce sus propios retos únicos. Tras quince años investigando los equipos globales Tsedal Neeley de HBR explica que la gestión de empleados procedentes de distintos entornos geográficos y funcionales puede presentar lagunas en la comunicación, la comprensión y la cooperación, a veces incluso provocar desconfianza.
Su investigación revela además que el mayor reto de los equipos globales está relacionado con las dinámicas sociales, y que éstas se ven exacerbadas por la torpeza de las tecnologías, las diferencias horarias y las divergencias en torno a la identidad percibida de la organización para la que trabajan estos diversos actores.
Automatización del flujo de trabajo: Su solución para gestionar equipos globales
Aunque un liderazgo fuerte es fundamental para superar los retos únicos que surgen entre los equipos globales, el liderazgo depende de una cultura empresarial cohesionada y de una comunicación coherente en toda la organización. Una forma de que los líderes naveguen por una colección dispersa de equipos a través de zonas horarias y culturas es a través de automatización del flujo de trabajo. La automatización de los flujos de trabajo estandariza los procedimientos operativos a la vez que ofrece oportunidades para acomodar y adaptarse a las diferencias.
Por ejemplo, la automatización del flujo de trabajo ahorra cientos de horas a los equipos de RR.HH. al crear vías lógicamente interdependientes para las nuevas contrataciones. Cuando se contrata a alguien, su documentación se enruta automáticamente a través de RR.HH., el departamento jurídico y su futuro director para revisiones, aprobaciones y un primer día perfecto. Cuando los equipos son globales, las normas y regulaciones para la incorporación pueden cambiar, pero con la automatización del flujo de trabajo, estos cambios se pueden acomodar automáticamente y en el back-end. Esto no sólo ahorra tiempo a los responsables de RR.HH. y evita errores (e incumplimiento) de los requisitos legales, sino que también garantiza una experiencia de incorporación coherente y con marca, de modo que todos los empleados, independientemente de su ubicación, sepan que forman parte del mismo equipo.
Automatización del flujo de trabajo para resolver problemas las 24 horas del día
Los equipos distribuidos por todo el mundo ofrecen la ventaja de resolver problemas las veinticuatro horas del día, ya se trate de incidencias de cara al cliente o de proyectos internos. Pero una desventaja de las zonas horarias distribuidas es que a veces una oficina crucial se encuentra en la sede central y no es tan accesible para las sucursales satélite. Puede ser frustrante para los equipos esperar 24 horas antes de recibir una respuesta del departamento jurídico de la sede central, y este retraso puede provocar los sentimientos que Teeley describe en su artículo como un "desequilibrio de poder", o insiders y outsiders.
Con la automatización del flujo de trabajo, las solicitudes realizadas en una ubicación pueden enrutarse al miembro del equipo adecuado basándose en un triaje informado por la lógica y en escalamientos basados en el tiempo, para que los empleados puedan dirigir sus preguntas y solicitudes de la forma más eficiente posible. La automatización del flujo de trabajo favorece un equipo difuso cohesionado y sincronizado al reunir a los jugadores con oportunidades de colaboración, retroalimentación y modelos de autoservicio de asistencia.
Además, los flujos de trabajo sirven como portales para las preguntas más frecuentes, dando a los usuarios un acceso rápido a la información que necesitan, cuando la necesitan. Otros ejemplos de las ventajas de la automatización de flujos de trabajo son:
- Acceso a plantillas de autoservicio para que los usuarios puedan descargar fácilmente textos, membretes, logotipos y mucho más.
- Opciones y oportunidades para que los usuarios opinen sobre lo que funciona y lo que puede mejorarse.
- Datos en proceso para asignar tareas en función de la carga de trabajo y eliminar cuellos de botella.
