Cuatro señales de que su pila de tecnología jurídica está creciendo demasiado (y qué hacer al respecto)
Los equipos jurídicos de hoy en día se enfrentan al reto de la inversión estratégica -tiempo, dinero, concentración, etc.-. - ¿puede la tecnología ayudar a colmar esas lagunas?
Con demasiada frecuencia, los equipos jurídicos piensan que crecer, tanto en número de empleados como en funciones, es la única situación que requiere una actualización de la pila tecnológica. Pero esta es la realidad: a medida que los profesionales jurídicos se ven obligados a hacer más con menos, la selección estratégica de la tecnología adecuada puede ayudar a llenar los vacíos, lo que permite a su equipo poner la energía donde más importa: impulsar el negocio.
Ninguna organización es inmune al macroentorno actual; los recortes de gastos, las limitaciones presupuestarias y los despidos en el sector son moneda corriente. Aún así, como líder de su empresa, usted tiene el control sobre cómo ayudar a su equipo a prepararse. Con la tecnología adecuada, las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo pueden sustituirse por flujos de trabajo de autoservicio, ayudando a sus departamentos a centrarse menos en las tareas administrativas y más en el trabajo de alto valor. Más allá del simple crecimiento en tamaño, aquí hay cuatro señales que pueden indicar que es hora de una actualización estratégica de la pila de tecnología legal:
Sus procesos se están volviendo demasiado complicados
A medida que los profesionales de operaciones jurídicas trabajan rápidamente para adaptar sus procesos y abordar estratégicamente el trabajo administrativo utilizando menos recursos, a menudo puede parecer que han tropezado en medio de un invento de Rube Goldberg. En otras palabras, las cosas parecen más complicadas de lo necesario. "¿Qué quieres decir con que tengo que enviar un correo electrónico a fulanito, para que ellos envíen un correo electrónico a menganito, para que X marque Y, sólo para enterarme de que el sitio de Sharepoint requiere permisos adicionales antes de que se cumpla el acuerdo de confidencialidad?". Los procesos que antes tenían sentido ahora parecen torpes y engorrosos. Y con iniciativas más importantes en las que centrarse, las tareas en segundo plano deben funcionar sin problemas.
Tomemos el tema de la tasa de rotación, por ejemplo. Cuando el proceso vive con las personas y no con la tecnología, la rotación crea lagunas tanto de conocimientos como de procesos. Y cuando la tecnología se implanta de manera provisional, los procesos se anudan y resultan difíciles de desenredar. En lugar de poder ver el proceso hasta el final, como si se mirara a través de una lente clara, las diversas tecnologías provisionales y los tortuosos caminos hacia la aprobación envuelven el proceso en el misterio. La automatización del flujo de trabajo no sólo puede ayudar a agilizar los procesos, sino que también crea una pista de auditoría digital del conocimiento para una visibilidad ilimitada.
Sus hojas de cálculo son cada vez menos fiables
Cuando las necesidades de su equipo evolucionan y es necesaria una mayor colaboración entre departamentos, una hoja de cálculo que antes se consideraba una "única fuente de verdad" puede estar plagada de errores. Si varias personas tienen acceso a la hoja de cálculo Excel en la que se registran los asuntos, las reclamaciones, los acuerdos de confidencialidad, etc., los duplicados y la información obsoleta pueden convertirse en omnipresentes. Establecer permisos de acceso a datos críticos es fundamental, pero no lo es todo.
Cuando un equipo tiene una hoja de cálculo que se pasa constantemente con nueva información o partidas adicionales, la capacidad de auditar la información con precisión disminuye, la integridad de los datos disminuye y, sencillamente, es un gran dolor de cabeza para el equipo. Y, en este sentido, cuando las hojas de cálculo son menos fiables, es una señal de que tal vez quieras alejarte de la hoja de cálculo y acercarte a un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos.
Al empezar de cero con un sistema que formatea automáticamente los datos, tiene un historial de todos los cambios realizados a lo largo del tiempo y está autorizado para que las personas adecuadas tengan acceso (pero sólo cuando lo necesitan), los datos son mucho más fiables. ¿Cuál es el resultado? Su equipo puede mitigar los riesgos y aliviar su carga de trabajo.
La información crítica está dispersa y duplicada en varios sistemas de su pila de tecnología jurídica.
En relación con el punto 2, un equipo que depende de sistemas superpuestos se enfrenta a problemas como la duplicación de datos, que puede dar lugar a errores e ineficiencias. Cuando un equipo jurídico joven comienza su andadura, no es raro encontrar soluciones especializadas para cada proceso, pero a medida que aumenta el número de solicitudes y los miembros del equipo están más ocupados, tener una mezcla ecléctica de soluciones de distintos proveedores puede convertirse en un reto. Si no están integradas entre sí, los conjuntos de datos que dependen unos de otros pueden quedar incomunicados. Las actualizaciones de un sistema no actualizan los demás sistemas en los que se almacenan los datos pertinentes.
Cuantos más sistemas haya compitiendo por albergar datos, mayor será la probabilidad de que se produzcan errores y falta de comunicación entre ellos. Cuando tu equipo tiene una masa crítica de sistemas que no se comunican entre sí, es hora de reevaluar la configuración de tu solución y proveedor, y empezar a buscar un proveedor o solución que pueda cubrir todas tus necesidades, u ofrezca integraciones para que todos tus sistemas estén perfectamente sincronizados.
Le inundan con peticiones básicas de Ventas
Dado que el departamento jurídico y el de ventas trabajan codo con codo, siempre debería ser una colaboración. Sin embargo, la mayoría de los equipos jurídicos aún no disponen de un portal único al que los equipos de ventas puedan dirigirse con sus preguntas, ni de botones integrados en Salesforce que permitan realizar solicitudes con plantillas de forma sencilla. botones integrados en Salesforce que permitan realizar solicitudes sencillas y con plantillaslo que significa que pueden verse abrumados con solicitudes sencillas de ventas. Los ejemplos pueden incluir solicitudes de contratos, solicitudes de revisiones de terceros, preguntas frecuentes o solicitudes de respuestas a preguntas no cubiertas en las preguntas frecuentes.
Cuando los equipos jurídicos se ven desbordados por este tipo de solicitudes, pueden atascarse con correos electrónicos que podrían automatizarse o planificarse fácilmente, restándoles tiempo para realizar un trabajo de mayor valor. Un equipo jurídico estratégico suele ofrecer un portal jurídico para que el departamento de ventas responda a preguntas de gran volumen y baja complejidad, lo que ahorra tiempo y quebraderos de cabeza a ambas partes.
Cómo ir un paso por delante del crecimiento de su pila de tecnología jurídica
Un reciente artículo de Forbes lo deja claro: "No intente ahorrar dinero resolviendo los problemas con una solución interna "rápida y fácil." Las soluciones rápidas y sencillas son probablemente las que han enredado a su equipo en los procesos en primer lugar. Cuando las necesidades de su equipo evolucionan, es esencial que su plataforma fundacional sea lo suficientemente sólida como para descargar el tedioso trabajo administrativo y optimizar el ahorro de tiempo y costes.
Cuando se trata de resolver un problema que ha quedado obsoleto, es fundamental cambiar la mentalidad con la que se llegó a esa situación. Esto significa pensar un paso por delante; una solución de apuntar y hacer clic que resuelve perfectamente un problema en el momento puede convertirse un día en algo voluminoso y complicado a medida que cambien sus necesidades. Por no mencionar que tener una solución individual para cada reto cuesta más dinero a la larga que tener una solución centralizada.
Para superar los retos de una pila de tecnología jurídica sobredimensionada, los equipos dejan de buscar soluciones únicas para abordar los retos sistémicos. En su lugar, van directamente a la fuente: buscan cualquiera de las dos cosas:
- Una solución de plataforma sólida que pueda mantener toda la información en un solo lugar, y que recopile estos datos a través de una interfaz, no de una hoja de cálculo, para que no puedan corromperse.
- Un proveedor de primera línea que ofrezca la plataforma o solución necesaria y que también acompañe el crecimiento del equipo jurídico.
Los equipos jurídicos actuales se enfrentan al reto de la inversión estratégica: tiempo, dinero, concentración, etc. Y los tiempos difíciles exigen soluciones creativas. Aunque las nuevas tecnologías pueden parecer algo "agradable de tener" en este momento, en realidad son una forma fundamental de garantizar que su equipo tenga las herramientas para hacer más con menos, sirviéndole a usted tanto en tanto ahora como en el futuro.
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