Workflow der Woche: Workflow-Automatisierung für die Verwaltung globaler Teams
Möchten Sie mithilfe der Workflow-Automatisierung ein konsistentes, kohärentes Markenerlebnis für Mitarbeiter und Kunden weltweit schaffen?
Globale Teams bieten Unternehmen enorme Möglichkeiten, ihre Kunden rund um die Uhr und rund um die Welt zu unterstützen, aber ein dezentralisiertes oder erweitertes Team bringt auch seine eigenen einzigartigen Herausforderungen mit sich. Nach fünfzehn Jahren Forschung über globale Teams, erklärt Tsedal Neeley von HBR dass die Führung von Mitarbeitern mit unterschiedlichem geografischem und funktionalem Hintergrund zu Lücken in der Kommunikation, im Verständnis und in der Zusammenarbeit führen kann - manchmal sogar zu Misstrauen.
Seine Untersuchungen zeigen außerdem, dass die größte Herausforderung bei globalen Teams die soziale Dynamik ist, die durch schwerfällige Technologien, Zeitzonenunterschiede und Divergenzen in Bezug auf die wahrgenommene Identität der Organisation, für die die verschiedenen Akteure arbeiten, noch verschärft wird.
Einstieg in die Workflow-Automatisierung: Ihre Go-To-Lösung für das Management globaler Teams
Eine starke Führung ist entscheidend für die Bewältigung der einzigartigen Herausforderungen, die sich in globalen Teams ergeben, und hängt von einer kohärenten Unternehmenskultur und einer konsistenten Kommunikation im gesamten Unternehmen ab. Eine Möglichkeit für Führungskräfte, eine lose Ansammlung von Teams über Zeitzonen und Kulturen hinweg zu steuern, ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen standardisiert Betriebsabläufe und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, auf Unterschiede einzugehen und sich an sie anzupassen.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen beispielsweise spart den HR-Teams Hunderte von Stunden, indem sie logisch zusammenhängende Wege für neue Mitarbeiter schafft, die sie durchlaufen müssen. Wenn jemand eingestellt wird, wird sein Papierkram automatisch durch die Personalabteilung, die Rechtsabteilung und den zukünftigen Manager geleitet, um Überprüfungen, Genehmigungen und einen perfekten ersten Arbeitstag zu gewährleisten. Bei globalen Teams können sich die Regeln und Vorschriften für das Onboarding ändern, aber mit der Workflow-Automatisierung können alle diese Änderungen automatisch und im Back-End berücksichtigt werden. Dies spart den Personalleitern nicht nur Zeit und verhindert Fehler (und die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften), sondern sorgt auch für ein einheitliches Onboarding-Erlebnis, so dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Standort, wissen, dass sie Teil des gleichen Teams sind.
Workflow-Automatisierung für Problemlösungen rund um die Uhr
Weltweit verteilte Teams bieten den Vorteil, dass sie rund um die Uhr Probleme lösen können, sei es bei Kundenanfragen oder internen Projekten. Ein Nachteil der verteilten Zeitzonen ist jedoch, dass manchmal ein wichtiges Büro in der Zentrale angesiedelt und für die Außenstellen nicht so gut erreichbar ist. Für die Teams kann es frustrierend sein, 24 Stunden auf eine Antwort der Rechtsabteilung in der Zentrale zu warten, und diese Verzögerung kann zu den Gefühlen führen, die Teeley in seinem Artikel als "Machtungleichgewicht" oder "Insider und Outsider" beschreibt.
Mit der Workflow-Automatisierung können Anfragen, die an einem Ort gestellt werden, auf der Grundlage einer logikbasierten Triagierung und zeitbasierten Eskalation an das entsprechende Teammitglied weitergeleitet werden, damit die Mitarbeiter ihre Fragen und Anfragen so effizient wie möglich stellen können. Die Workflow-Automatisierung unterstützt ein kohärentes und synchronisiertes diffuses Team, indem sie die Akteure mit Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, zum Feedback und zu Selbstbedienungsmodellen des Supports zusammenbringt.
Darüber hinaus dienen Workflows als Portale für häufig gestellte Fragen, so dass die Benutzer schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können, wenn sie sie brauchen. Einige weitere Beispiele für die Vorteile der Workflow-Automatisierung sind:
- Zugang zu Selbstbedienungsvorlagen, so dass die Benutzer problemlos Standardtexte, Briefköpfe, Logos und vieles mehr herunterladen können.
- Optionen und Gelegenheiten für Feedback, damit die Nutzer einen Einblick in das geben können, was funktioniert und was verbessert werden kann.
- Prozessinterne Daten zur Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage der Arbeitslast und zur Beseitigung von Engpässen.
