Normas finales de la Sección 503/VEVRAA: Respuestas a sus preguntas

Cuando faltan aproximadamente tres semanas para que entren en vigor las normas finales de la Sección 503/VEVRAA, los contratistas y subcontratistas federales todavía tienen muchas preguntas sobre las nuevas obligaciones impuestas por las normas y la mejor manera de cumplirlas. A medida que se acerca el 24 de marzo de 2014, la OFCCP sigue proporcionando orientación sobre la aplicación de las normas definitivas y aclarando las expectativas y los planes de la agencia para su aplicación. A continuación se ofrecen respuestas a varias de las preguntas más frecuentes.

Cobertura y aplicación

1. ¿Tengo que cumplir las normas definitivas? ¿Cuáles son los requisitos de cobertura?

   Con respecto al artículo 503, los contratistas y subcontratistas federales que tengan un único contrato o subcontrato federal de 10.000 dólares o más deben cumplir las Subpartes A, B, D y E(es decir, las disposiciones sobre no discriminación, aplicación y mantenimiento de registros) de las normas del artículo 503. Los contratistas y subcontratistas federales con 50 empleados o más en total en la empresa y un único contrato de 50.000 dólares o más deben cumplir también la Subparte C (es decir, las disposiciones sobre programas de acción afirmativa). Los contratistas y subcontratistas federales con 50 empleados o más en total en la empresa y un único contrato de 50.000 $ o más deben cumplir también la Subparte C(es decir, las disposiciones relativas al programa de acción afirmativa) de las normas del Artículo 503.

   En relación con la VEVRAA, los contratistas y subcontratistas federales que tengan un único contrato o subcontrato federal de 100.000 dólares o más deben cumplir las Subpartes A, B, D y E(es decir, las disposiciones sobre no discriminación, ejecución y mantenimiento de registros) de las normas de la VEVRAA. Los contratistas y subcontratistas federales con 50 o más empleados en total en la empresa y un único contrato de 100.000 dólares o más deben cumplir también la Subparte C(es decir, las disposiciones relativas a los programas de acción afirmativa) de las normas de la VEVRAA.

2. Si tengo un contrato con un organismo público estatal o local, ¿debo cumplir la normativa final?

   Tal vez. Las administraciones estatales y locales están sujetas a las normas definitivas si cumplen los umbrales de cobertura mencionados anteriormente y si la administración estatal o local en cuestión participa "en los trabajos realizados en el marco del contrato o subcontrato [federal]". Si la agencia gubernamental estatal o local con la que usted tiene un contrato es un contratista federal cubierto, entonces usted puede ser un subcontratista federal cubierto sujeto al cumplimiento de las normas finales (suponiendo que usted, del mismo modo, cumpla los umbrales de cobertura mencionados anteriormente).

3. Las normas definitivas entran en vigor el 24 de marzo de 2014. Tengo que cumplir todos los nuevos requisitos antes de esa fecha?

   Los contratistas y subcontratistas federales deben cumplir los nuevos requisitos establecidos en las Subpartes A, B, D y E de las normas finales antes del 24 de marzo de 2014. Entre otras cosas, estas Subpartes incluyen los siguientes nuevos requisitos: actualización de los requisitos de listado para las ofertas de empleo, actualización de los eslóganes publicitarios que hacen referencia específica a los veteranos y las personas con discapacidad, inclusión de un lenguaje específico en negrita en todos los subcontratistas y órdenes de compra, adaptaciones razonables para los solicitantes que utilizan sistemas de solicitud en línea y avisos a los sindicatos sobre las obligaciones de acción afirmativa del contratista o subcontratista en relación con los veteranos y las personas con discapacidad.

   Por el contrario, los contratistas y subcontratistas federales deben cumplir con todos los nuevos requisitos establecidos en la subparte C de las reglas finales en el momento en que comiencen su primer ciclo de AAP posterior al 24 de marzo de 2014. Por lo tanto, los contratistas y subcontratistas con una fecha de plan de acción afirmativa del 1 de enero, deben comenzar a cumplir con todos los nuevos requisitos de la Subparte C el 1 de enero de 2015. Estos nuevos requisitos incluyen todos los nuevos requisitos del plan de acción afirmativa (por ejemplo, la actualización de la declaración de política de acción afirmativa, el punto de referencia de los veteranos, el objetivo de utilización para las personas con discapacidad, las obligaciones adicionales de recopilación de datos, y diversos requisitos de autoevaluación), el uso de nuevos formularios y procesos de autoidentificación, y los avisos requeridos a los subcontratistas y proveedores. Con respecto a los nuevos requisitos del plan de acción afirmativa, la OFCCP ha indicado que considerará el primer plan de acción afirmativa de un contratista/subcontratista posterior al 24 de marzo de 2014 como un "PAA de transición" y no considerará que el PAA no cumple siempre que el contratista/subcontratista incluya la siguiente información en el PAA: (1) información sobre qué obligaciones de cumplimiento aún no ha cumplido; y (2) información sobre qué esfuerzos está haciendo para cumplir con esas obligaciones en el futuro.

4. ¿Dónde puedo conseguir una copia de las normas definitivas?

   Pueden consultarse copias de las normas definitivas en: https://federalregister.gov/a/2013-21227 y https://federalregister.gov/a/2013-21228.

Requisitos del Plan de Acción Afirmativa para Veteranos/Discapacitados

5. ¿Cuáles son los nuevos porcentajes exigidos para veteranos y personas con discapacidad y qué ocurre si mi empresa no alcanza esos objetivos?

   Las normas definitivas establecen dos objetivos diferentes para los veteranos y las personas con discapacidad. En primer lugar, la nueva normativa VEVRAA exige a los contratistas y subcontratistas federales cubiertos que establezcan un punto de referencia para la contratación de veteranos que sea igual al porcentaje nacional de veteranos en la población activa civil (actualmente, aproximadamente el 8%) o un punto de referencia que el contratista establezca por su cuenta teniendo en cuenta cinco factores enumerados en la normativa. En segundo lugar, la nueva normativa del artículo 503 incluye un "objetivo de utilización" del 7% para las personas con discapacidad, que los contratistas y subcontratistas federales cubiertos deben aplicar por grupo de trabajo (en el caso de contratistas y subcontratistas con más de 100 empleados) o al conjunto de la plantilla (en el caso de contratistas y subcontratistas con 100 empleados o menos). Es importante señalar que el objetivo de referencia y el objetivo de utilización no son cuotas y que el hecho de no alcanzar el objetivo de referencia o el objetivo de utilización para personas con discapacidades no dará lugar a una infracción o sanción. En su lugar, al igual que con otros objetivos, se espera que el contratista o subcontratista evalúe sus procesos de personal para determinar si existen barreras a la igualdad de empleo y/o para aplicar (o modificar) los esfuerzos de buena fe que sean necesarios para garantizar la igualdad de oportunidades de empleo para los veteranos y las personas con discapacidad.

6. He oído que hay nuevos requisitos para la recogida de datos. ¿Cuáles son esos requisitos?

   A partir de la fecha de inicio del primer ciclo del plan de acción afirmativa del contratista/subcontratista posterior al 24 de marzo de 2014, las normas definitivas exigen que los contratistas y subcontratistas federales recopilen los siguientes datos y los conserven durante tres años:

   • Número de solicitantes que se autoidentificaron como veteranos protegidos antes de la oferta o que son conocidos de otro modo como veteranos protegidos;
   • Número de solicitantes que se autoidentificaron como personas con discapacidad antes de la oferta o que son conocidos de otro modo como personas con discapacidad;
   • Número total de ofertas de empleo;
   • Número total de empleos cubiertos;
   • Número total de solicitantes para todos los puestos;
   • Número de solicitantes veteranos protegidos contratados;
   • Número de solicitantes discapacitados contratados
   • Número total de solicitantes contratados.

Otros requisitos

7. Mi empresa ya inscribe todas sus ofertas de empleo en el sistema estatal de prestación de servicios de empleo ("ESDS") correspondiente. ¿Qué cambios introducen las normas definitivas en este proceso?

   Los contratistas y subcontratistas federales siguen estando obligados a publicar sus ofertas de empleo (con algunas excepciones) en el ESDS estatal. Las normas finales aclaran que el listado debe facilitarse en un formato permitido por el ESDS. Además, las normas finales exigen que el contratista o subcontratista notifique al ESDS su deseo de que se dé prioridad a los veteranos protegidos para sus ofertas de empleo y que facilite información de contacto de la persona responsable de la contratación en cada lugar de contratación dentro del Estado, así como información de contacto de cualquier reclutador externo u organización utilizada para ayudar al contratista/subcontratista con la contratación. Esta solicitud e información adicionales deben realizarse/proporcionarse con la primera oferta de empleo del contratista/subcontratista que se produzca a partir del 24 de marzo de 2014 y, si la información de contacto cambia, con la siguiente oferta de empleo después del cambio.

8. ¿En qué han cambiado las normas finales el proceso de autoidentificación?

   Las normas definitivas exigen ahora a los contratistas y subcontratistas que inviten a los solicitantes a autoidentificarse como veteranos protegidos o personas con discapacidad durante la fase previa a la oferta, además de la invitación a autoidentificarse que ya se exige en la fase posterior a la oferta. Las normas finales de VEVRAA también exigen que se utilicen formularios de autoidentificación diferentes en las fases previa y posterior a la oferta. Durante la fase previa a la oferta, sólo se invitará a los solicitantes a identificarse como "veteranos protegidos". En la fase posterior a la oferta, debe invitarse a las personas a identificarse como una de las categorías específicas de veteranos protegidos (por ejemplo, veterano separado recientemente, veterano discapacitado, etc.). Por último, las normas finales del artículo 503 exigen a los contratistas y subcontratistas federales que inviten a sus empleados a autoidentificarse como personas con discapacidad durante el primer año de aplicación de las nuevas normas y cada cinco años a partir de entonces. Además, al menos una vez entre cada invitación quinquenal, los contratistas y subcontratistas federales deben recordar a sus empleados que pueden actualizar voluntariamente su condición de discapacitados en cualquier momento.

9. ¿Se necesitan nuevos formularios de autoidentificación?

   Sí, se requieren tres nuevos formularios de autoidentificación: invitación previa a la oferta para autoidentificarse como veterano protegido, invitación posterior a la oferta para autoidentificarse como veterano protegido e invitación para autoidentificarse como persona con discapacidad.

10. ¿Tengo que utilizar los nuevos formularios de autoidentificación publicados por la OFCCP?

    Los contratistas y subcontratistas federales deben utilizar el formulario de autoidentificación para personas con discapacidad aprobado por la OFCCP (que se encuentra en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/sec503/Voluntary_Self-Identification_of_Disability_CC-305_SD_Edit1.24.14.pdf). Si bien los contratistas pueden convertir el formulario a un formato electrónico, el texto, el número y la fecha de vencimiento de la OMB, el tipo y el tamaño de letra deben ser los mismos. El formulario aprobado por la OFCCP debe utilizarse para los cuatro fines exigidos: autoidentificación previa a la oferta, autoidentificación posterior a la oferta, encuesta a los empleados durante el primer año y nueva encuesta a los empleados durante cinco años.

    Los contratistas y subcontratistas federales no están obligados a utilizar los formularios de autoidentificación de veteranos recomendados por la OFCCP (que figuran en el Apéndice B de la nueva normativa VEVRAA). Sin embargo, los contratistas y subcontratistas que creen sus propios formularios deben asegurarse de que sus formularios incluyan todo el contenido requerido, incluyendo lo siguiente (1) la presentación de toda la información es voluntaria y no afectará negativamente a ninguna decisión de empleo; (2) la información proporcionada es confidencial y no se utilizará de manera incompatible con VEVRAA; (3) el contratista es un contratista federal obligado a tomar medidas de acción afirmativa en favor de los veteranos protegidos; y (4) un resumen de las partes pertinentes de VEVRAA (incluidas las definiciones) y el programa de acción afirmativa del contratista/subcontratista. Además, los contratistas/subcontratistas que creen sus propios formularios deben asegurarse de crear formularios previos y posteriores a la oferta en los que se solicite la información permitida en cada fase.

11. ¿Ha cambiado la redacción de la cláusula EEO exigida para subcontratos y órdenes de compra? ¿Puedo seguir incorporándola a mis subcontratos y órdenes de compra por referencia?

    Sí, según las normas definitivas, la cláusula EEO completa puede seguir incorporándose por referencia a todos los subcontratos y órdenes de compra. Sin embargo, la referencia incorporada debe ahora citar explícitamente los reglamentos de la Sección 503 y VEVRAA (41 CFR 60-300.5(a) y 41 CFR 60-741.5(a)) y debe incluir un texto específico en negrita en todos los subcontratos y órdenes de compra. Según la OFCCP, los contratistas/subcontratistas pueden combinar todas sus cláusulas EEO obligatorias en una única cláusula de "incorporación por referencia", siempre que toda la cláusula aparezca en negrita y se incluya en ella el lenguaje exigido (relativo tanto a los veteranos como a las personas con discapacidad). Las FAQ de la OFCCP proporcionan ejemplos específicos de lenguaje que puede utilizarse para satisfacer el requisito de incorporación de la cláusula EEO.

12. ¿Qué cambios exigen las normas finales en los eslóganes publicitarios?

    Las normas definitivas exigen a los contratistas y subcontratistas federales que hagan referencia específica a los veteranos y a las personas con discapacidad en los anuncios de empleo, los materiales de solicitud y otros anuncios. Aunque las normas definitivas no especifican ningún formato concreto para esta referencia, la OFCCP considera que, aunque los contratistas y subcontratistas pueden utilizar abreviaturas en sus eslóganes publicitarios, el uso de la "D" de "discapacitado" y la "V" de "veterano" es insuficiente. La OFCCP recomienda que, como mínimo, los contratistas utilicen "vet" (veterano) y "disabled" (discapacitado) si emplean abreviaturas. Así, una opción para un eslogan corto y aceptado por la OFCCP podría ser "EEO/AA Employer/Vet/Disabled". También se permiten declaraciones publicitarias más largas, sin abreviaturas, siempre que se haga referencia específica a los veteranos y a las personas con discapacidad.

Encontrará información adicional sobre las respuestas de la OFCCP a las preguntas más frecuentes en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm (para la Sección 503) y Ahttp://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm (para VEVRAA). No obstante, asegúrese de consultar periódicamente las actualizaciones a medida que se añadan nuevas preguntas y respuestas y se modifiquen las respuestas existentes.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.