Abschnitt 503/VEVRAA Endgültige Regeln: Antworten auf Ihre Fragen?

Etwa drei Wochen vor Inkrafttreten der endgültigen Vorschriften gemäß Abschnitt 503/VEVRAA haben Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes noch immer viele Fragen zu den neuen Verpflichtungen, die ihnen durch die Vorschriften auferlegt werden, und dazu, wie sie diese am besten erfüllen können. Da der 24. März 2014 näher rückt, gibt die OFCCP weiterhin Leitlinien zur Umsetzung der endgültigen Vorschriften heraus und erläutert die Erwartungen und Pläne der Behörde hinsichtlich der Durchsetzung. Nachstehend finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen.

Abdeckung und Umsetzung

1. Muss ich mich überhaupt an die endgültigen Vorschriften halten? Was sind die Voraussetzungen für die Deckung?

   In Bezug auf Abschnitt 503 müssen Bundesauftragnehmer und Subunternehmer, die einen einzelnen Bundesauftrag oder Unterauftrag im Wert von 10.000 USD oder mehr haben, die Unterabschnitte A, B, D und E (d. h. die Bestimmungen zu Nichtdiskriminierung, Durchsetzung und Aufbewahrung von Unterlagen) der Vorschriften in Abschnitt 503 einhalten. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer mit insgesamt 50 oder mehr Mitarbeitern im Unternehmen und einem einzelnen Vertrag im Wert von 50.000 USD oder mehr müssen außerdem Unterabschnitt C (d. h. die Bestimmungen zum Förderprogramm) der Vorschriften in Abschnitt 503 einhalten.

   In Bezug auf VEVRAA müssen Bundesauftragnehmer und Subunternehmer, die einen einzigen Bundesauftrag oder Unterauftrag im Wert von 100.000 USD oder mehr haben, die Unterabschnitte A, B, D und E (d. h. die Bestimmungen zu Nichtdiskriminierung, Durchsetzung und Aufbewahrung von Unterlagen) der VEVRAA-Vorschriften einhalten. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer mit insgesamt 50 oder mehr Mitarbeitern im Unternehmen und einem einzelnen Auftrag im Wert von 100.000 USD oder mehr müssen außerdem Unterabschnitt C (d. h. die Bestimmungen zum Förderprogramm) der VEVRAA-Vorschriften einhalten.

2. Wenn ich einen Vertrag mit einer staatlichen oder lokalen Behörde habe, muss ich dann die endgültigen Vorschriften einhalten?

   Möglicherweise. Staatliche und lokale Behörden unterliegen den endgültigen Vorschriften, wenn sie die oben genannten Schwellenwerte erfüllen und wenn die betreffende staatliche oder lokale Behörde „an Arbeiten im Rahmen des [Bundes-]Vertrags oder Untervertrags beteiligt ist“. Wenn die staatliche oder lokale Behörde, mit der Sie einen Vertrag haben, ein unter die Regelung fallender Bundesauftragnehmer ist, dann sind Sie möglicherweise ein unter die Regelung fallender Bundesunterauftragnehmer, der die endgültigen Vorschriften einhalten muss (vorausgesetzt, dass Sie ebenfalls die oben genannten Schwellenwerte erfüllen).

3. Die endgültigen Vorschriften treten am 24. März 2014 in Kraft. Muss ich bis zu diesem Datum alle neuen Anforderungen erfüllen?

   Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen bis zum 24. März 2014 alle neuen Anforderungen erfüllen, die in den Unterabschnitten A, B, D und E der endgültigen Vorschriften festgelegt sind. Diese Unterabschnitte enthalten unter anderem die folgenden neuen Anforderungen: aktualisierte Anforderungen an die Auflistung von Stellenangeboten, aktualisierte Werbeslogans, die sich speziell auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen beziehen, die Aufnahme spezifischer, fettgedruckter Formulierungen in alle Unteraufträge und Bestellungen, angemessene Vorkehrungen für Bewerber, die Online-Bewerbungssysteme nutzen, sowie Mitteilungen an Gewerkschaften über die Verpflichtungen des Auftragnehmers oder Unterauftragnehmers zur positiven Diskriminierung von Veteranen und Menschen mit Behinderungen.

   Im Gegensatz dazu müssen Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes alle neuen Anforderungen erfüllen, die in Unterabschnitt C der endgültigen Vorschriften zum Zeitpunkt des Beginns ihres ersten AAP-Zyklus nach dem 24. März 2014 festgelegt sind. Daher müssen Auftragnehmer und Subunternehmer mit einem Datum für den Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Minderheiten (Affirmative Action Plan, AAP) zum 1. Januar alle neuen Anforderungen gemäß Unterabschnitt C ab dem 1. Januar 2015 erfüllen. Diese neuen Anforderungen umfassen alle neuen Anforderungen an den Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen (z. B. aktualisierte Erklärung zur Politik der Förderung benachteiligter Gruppen, Benchmark für Veteranen, Beschäftigungsziel für Menschen mit Behinderungen, zusätzliche Datenerfassungs Pflichten und verschiedene Anforderungen zur Selbstbewertung), die Verwendung neuer Formulare und Verfahren zur Selbstidentifizierung sowie erforderliche Mitteilungen an Subunternehmer und Lieferanten. In Bezug auf die neuen Anforderungen an den Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen hat die OFCCP angegeben, dass sie den ersten Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen eines Auftragnehmers/Subunternehmers nach dem 24. März 2014 als „Übergangs-AAP” betrachten wird und den AAP nicht als nicht konform einstufen wird, solange der Auftragnehmer/Subunternehmer die folgenden Informationen in den AAP aufnimmt: (1) Informationen darüber, welche Compliance-Verpflichtungen noch nicht erfüllt wurden, und (2) Informationen darüber, welche Anstrengungen unternommen werden, um diese Verpflichtungen in Zukunft zu erfüllen.

4. Wo kann ich eine Kopie der endgültigen Vorschriften erhalten?

   Kopien der endgültigen Vorschriften sind hier verfügbar: https://federalregister.gov/a/2013-21227 und https://federalregister.gov/a/2013-21228.

Anforderungen an den Aktionsplan zur Förderung von Veteranen und Menschen mit Behinderung

5. Wie lauten die neuen vorgeschriebenen Zielprozentsätze für Veteranen und Menschen mit Behinderungen und was passiert, wenn mein Unternehmen diese Ziele nicht erreicht?

   Die endgültigen Vorschriften legen zwei unterschiedliche Zielvorgaben für Veteranen und Menschen mit Behinderungen fest. Erstens verlangen die neuen VEVRAA-Vorschriften von den betroffenen Bundesauftragnehmern und Subunternehmern, dass sie eine Einstellungsbenchmark für Veteranen festlegen, die dem nationalen Anteil von Veteranen an der zivilen Erwerbsbevölkerung (derzeit etwa 8 %) entspricht, oder eine Benchmark, die der Auftragnehmer unter Berücksichtigung von fünf in den Vorschriften aufgeführten Faktoren selbst festlegt. Zweitens enthalten die neuen Vorschriften in Abschnitt 503 ein „Nutzungsziel” von 7 % für Menschen mit Behinderungen, das von den betroffenen Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes pro Berufsgruppe (für Auftragnehmer und Subunternehmer mit mehr als 100 Mitarbeitern) oder für die gesamte Belegschaft (für Auftragnehmer und Subunternehmer mit 100 oder weniger Mitarbeitern) anzuwenden ist. Es ist wichtig zu beachten, dass der Zielrichtwert und das Beschäftigungsziel keine Quoten sind und dass die Nichterreichung des Richtwerts für Veteranen oder des Beschäftigungsziels für Menschen mit Behinderungen nicht zu einer Feststellung eines Verstoßes oder einer Sanktion führt. Stattdessen wird wie bei anderen Zielen erwartet, dass der Auftragnehmer oder Subunternehmer seine Personalprozesse bewertet, um festzustellen, ob Hindernisse für die Gleichstellung am Arbeitsplatz bestehen, und/oder gegebenenfalls in gutem Glauben Maßnahmen ergreift (oder ändert), um gleiche Beschäftigungschancen für Veteranen und Menschen mit Behinderungen zu gewährleisten.

6. Ich habe gehört, dass es neue Anforderungen an die Datenerfassung gibt. Was sind das für Anforderungen?

   Mit Wirkung zum Beginn des ersten Affirmative-Action-Plan-Zyklus des Auftragnehmers/Subunternehmers nach dem 24. März 2014 verlangen die endgültigen Vorschriften von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes, die folgenden Daten zu erheben und drei Jahre lang aufzubewahren:

   • Anzahl der Bewerber, die sich vor der Stellenzusage selbst als geschützte Veteranen identifiziert haben oder anderweitig als geschützte Veteranen bekannt sind;
   • Anzahl der Bewerber, die sich vor der Zulassung selbst als Menschen mit Behinderung identifiziert haben oder anderweitig als Menschen mit Behinderung bekannt sind;
   • Gesamtzahl der offenen Stellen;
   • Gesamtzahl der besetzten Stellen;
   • Gesamtzahl der Bewerber für alle Stellen;
   • Anzahl der eingestellten geschützten Veteranenbewerber;
   • Anzahl der eingestellten Bewerber mit Behinderung; und
   • Gesamtzahl der eingestellten Bewerber.

Sonstige Anforderungen

7. Mein Unternehmen listet bereits alle seine Stellenangebote im entsprechenden staatlichen Arbeitsvermittlungssystem („ESDS“) auf. Welche Änderungen bringen die endgültigen Vorschriften für diesen Prozess mit sich?

   Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sind weiterhin verpflichtet, ihre Stellenangebote (mit wenigen Ausnahmen) beim staatlichen ESDS zu veröffentlichen. Die endgültigen Vorschriften stellen klar, dass die Veröffentlichung in einem vom ESDS zugelassenen Format erfolgen muss. Darüber hinaus verlangen die endgültigen Vorschriften, dass der Auftragnehmer oder Subunternehmer das ESDS über seinen Wunsch nach vorrangiger Vermittlung von geschützten Veteranen für seine Stellenangebote informiert und die Kontaktdaten der für die Einstellung zuständigen Person an jedem Einstellungsort innerhalb des Bundesstaates sowie die Kontaktdaten aller externen Personalvermittler oder Organisationen, die den Auftragnehmer/Subunternehmer bei der Einstellung unterstützen, angibt. Diese zusätzliche Anfrage und diese Informationen müssen mit der ersten Stellenanzeige des Auftragnehmers/Subunternehmers, die am oder nach dem 24. März 2014 erscheint, und, falls sich die Kontaktdaten ändern, mit der nächsten Stellenanzeige nach der Änderung eingereicht/bereitgestellt werden.

8. Wie haben die endgültigen Vorschriften den Prozess der Selbstidentifizierung verändert?

   Die endgültigen Vorschriften verlangen nun von Auftragnehmern und Subunternehmern, Bewerber bereits in der Phase vor der Stellenzusage aufzufordern, sich als geschützte Veteranen oder Menschen mit Behinderung zu identifizieren, zusätzlich zu der Aufforderung zur Selbstidentifizierung, die bereits in der Phase nach der Stellenzusage erforderlich ist. Die endgültigen VEVRAA-Vorschriften verlangen außerdem, dass in der Phase vor und nach der Stellenzusage unterschiedliche Formulare zur Selbstidentifizierung verwendet werden. In der Phase vor dem Stellenangebot müssen Bewerber aufgefordert werden, sich nur als „geschützter Veteran” zu identifizieren. In der Phase nach dem Stellenangebot müssen Personen aufgefordert werden, sich als eine der spezifischen Kategorien geschützter Veteranen (z. B. kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedener Veteran, behinderter Veteran usw.) zu identifizieren. Schließlich verlangen die endgültigen Vorschriften gemäß Abschnitt 503, dass Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes ihre Mitarbeiter im ersten Jahr der Anwendung der neuen Vorschriften und danach alle fünf Jahre auffordern, sich als Person mit Behinderung selbst zu identifizieren. Darüber hinaus müssen Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes ihre Mitarbeiter mindestens einmal zwischen jeder fünfjährigen Aufforderung daran erinnern, dass sie ihren Behinderungsstatus jederzeit freiwillig aktualisieren können.

9. Sind neue Formulare zur Selbstidentifizierung erforderlich?

   Ja, es sind drei neue Formulare zur Selbstidentifizierung erforderlich: Einladung zur Selbstidentifizierung als geschützter Veteran vor dem Stellenangebot, Einladung zur Selbstidentifizierung als geschützter Veteran nach dem Stellenangebot und Einladung zur Selbstidentifizierung als Person mit Behinderung.

10. Muss ich die neuen Selbstidentifizierungsformulare verwenden, die von der OFCCP veröffentlicht wurden?

    Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen das von der OFCCP genehmigte Formular zur Selbstidentifizierung für Menschen mit Behinderungen verwenden (zu finden unter http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/sec503/Voluntary_Self-Identification_of_Disability_CC-305_SD_Edit1.24.14.pdf). Auftragnehmer können das Formular zwar in ein elektronisches Format umwandeln, aber der Text, die OMB-Nummer und das Ablaufdatum sowie die Schriftart und -größe müssen unverändert bleiben. Das von der OFCCP genehmigte Formular sollte für alle vier erforderlichen Zwecke verwendet werden: Selbstidentifizierung vor dem Stellenangebot, Selbstidentifizierung nach dem Stellenangebot, Umfrage unter den Mitarbeitern im ersten Jahr und erneute Umfrage unter den Mitarbeitern nach fünf Jahren.

    Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sind nicht verpflichtet, die von der OFCCP empfohlenen Selbstauskunftsformulare für Veteranen (zu finden in Anhang B der neuen VEVRAA-Vorschriften) zu verwenden. Auftragnehmer und Subunternehmer, die ihre eigenen Formulare erstellen, müssen jedoch sicherstellen, dass ihre Formulare alle erforderlichen Inhalte enthalten, darunter: (1) Die Übermittlung aller Informationen ist freiwillig und hat keinen negativen Einfluss auf Beschäftigungsentscheidungen. (2) Die bereitgestellten Informationen sind vertraulich und werden nicht in einer Weise verwendet, die im Widerspruch zum VEVRAA steht. (3) Der Auftragnehmer ist ein Bundesauftragnehmer, der verpflichtet ist, positive Maßnahmen zugunsten geschützter Veteranen zu ergreifen; und (4) eine Zusammenfassung der relevanten Teile der VEVRAA (einschließlich Definitionen) und des Programms für positive Maßnahmen des Auftragnehmers/Subunternehmers. Darüber hinaus müssen Auftragnehmer/Subunternehmer, die ihre eigenen Formulare erstellen, sicherstellen, dass sie sowohl Formulare für die Vorab- als auch für die Nachabgabe erstellen, in denen die in der jeweiligen Phase zulässigen Informationen abgefragt werden.

11. Hat sich der Wortlaut der erforderlichen EEO-Klausel für Unterverträge und Bestellungen geändert, und kann ich ihn weiterhin durch Verweis in meine Unterverträge und Bestellungen aufnehmen?

    Ja, gemäß den endgültigen Bestimmungen kann der vollständige Wortlaut der EEO-Klausel weiterhin durch Verweis in alle Unterverträge und Bestellungen aufgenommen werden. Der Verweis muss nun jedoch ausdrücklich auf die Bestimmungen in Abschnitt 503 und VEVRAA (41 CFR 60-300.5(a) und 41 CFR 60-741.5(a)) verweisen und in allen Unterverträgen und Bestellungen einen bestimmten Wortlaut in Fettdruck enthalten. Laut OFCCP ist es Auftragnehmern/Subunternehmern gestattet, alle erforderlichen EEO-Klauseln in einer einzigen „Einbeziehungsklausel” zusammenzufassen, sofern die gesamte Klausel fett gedruckt ist und die erforderlichen Formulierungen (in Bezug auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen) in der Klausel enthalten sind. Die FAQs der OFCCP enthalten konkrete Beispiele für Formulierungen, die zur Erfüllung der Anforderungen an die Einbeziehung der EEO-Klausel verwendet werden können.

12. Welche Änderungen an Werbeslogans sind gemäß den endgültigen Vorschriften erforderlich?

    Die endgültigen Vorschriften verlangen von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes, in Stellenanzeigen, Bewerbungsunterlagen und anderen Anzeigen ausdrücklich auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen hinzuweisen. Die endgültigen Vorschriften legen zwar kein bestimmtes Format für diesen Hinweis fest, aber die OFCCP vertritt die Auffassung, dass Auftragnehmer und Subunternehmer zwar Abkürzungen in ihren Werbeslogans verwenden dürfen, die Verwendung von „D“ für „disabled“ (behindert) und „V“ für „veterans“ (Veteranen) jedoch nicht ausreichend ist. Die OFCCP empfiehlt, dass Auftragnehmer bei der Verwendung von Abkürzungen mindestens „vet” (Veteran) und „disabled” (behindert) verwenden. Eine Möglichkeit für einen kurzen, von der OFCCP akzeptierten Werbeslogan wäre daher „EEO/AA Employer/Vet/Disabled” (Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Gleichbehandlung fördert/Veteran/behindert). Längere Werbeaussagen ohne Abkürzungen sind ebenfalls zulässig, solange ausdrücklich auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen Bezug genommen wird.

Weitere Informationen zu den Antworten der OFCCP auf häufig gestellte Fragen finden Sie unter http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm (für Abschnitt 503) undahttp://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm (für VEVRAA). Bitte überprüfen Sie jedoch regelmäßig, ob Aktualisierungen vorgenommen wurden, da ständig neue Fragen und Antworten hinzugefügt und bestehende Antworten geändert werden.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.