El remate: Todo es cuestión de documentación, justo cuando has despedido y trasladado a todos tus documentalistas.

Weldon Rougeau, el Director de la OFCCP de la Administración Carter, cambió para siempre la OFCCP y puso los ladrillos de los cimientos del edificio que Pat Shiu y la Administración Obama están construyendo ahora sobre los cimientos del Director Rougeau.

Antes del Director Rougeau, la OFCCP era una agencia de contratistas federales que exigía una Acción Afirmativa. Aunque la Orden Ejecutiva 11246 (pero no la Sección 503 o VEVRAA) tenía autoridad para no discriminar, la agencia rara vez llevaba a cabo investigaciones sobre discriminación. Además, carecía de normas que le permitieran presentar denuncias administrativas ante los jueces de derecho administrativo para reclamar salarios atrasados. No se trataba de un descuido precoz: el Congreso se había negado específicamente a conceder a la OFCCP dicha autoridad, o el derecho a emitir citaciones judiciales de oficio. La normativa del Director Rougeau pretendía crear esa autoridad por primera vez. A partir de ese momento, los contratistas federales empezaron a contar: contaron los solicitantes; contaron las ofertas, las contrataciones y quién estaba en el grupo de promoción; y contaron quién era un "solicitante" de cese involuntario. Se colocaron los ladrillos para los próximos 30 años de investigaciones y procesamientos de la OFCCP por "no contratar mano de obra de producción de nivel básico" (que hasta el día de hoy siguen representando más del 95% de todos los cobros de salarios atrasados de la OFCCP). La EEOC no persiguió los casos de falta de contratación, ya que pocos solicitantes presentaron denuncias y la EEOC, por supuesto, era/es impulsada por las denuncias.

La era de los "contratistas como documentalistas" comenzó cuando empezamos a catalogar la raza, el sexo y el origen étnico, y Xerox (a través de su División de Servicios Empresariales) creó "hojas desprendibles" de "papel carbón" para ayudar a los contratistas a hacer que los solicitantes autoidentificaran la raza, el sexo y el origen étnico... para ayudar a los contratistas federales a contar... cuántos solicitantes negros, cuántos (lo que en aquellos días llamábamos) solicitantes "caucásicos" e hispanos y asiáticos y nativos americanos había y cuántos solicitantes hombres y mujeres, etc.

Pero en los años setenta y ochenta y hasta principios de los noventa, las grandes empresas que firmaban contratos federales tenían muchos, muchos empleados de RRHH mal pagados en cada planta que rellenaban y tecleaban largos y tediosos formularios de RRHH (antes de que los ordenadores y los programas informáticos eliminaran esas tareas)... y su tiempo podía dedicarse a contar... los Candidatos, las Ofertas y las Contrataciones mientras archivaban todas esas hojas "Tear-Away".

Pero entonces ocurrieron dos cosas importantes en los años 90 y en 2000 que pusieron a la OFCCP y a los contratistas federales en el camino que ahora recorren todos los contratistas federales:

1. Los contratistas empezaron a informatizar la función de Recursos Humanos y la mayoría de los oficinistas que solían contar, documentar y archivar cuidadosamente empezaron a desaparecer y;
2. Los reglamentos de 2000 de la Directora de la OFCCP, Shirley Wilcher, exigían por primera vez Análisis de Disparidad - véase 41 CFR Sección 60-2.17 (b) (2) & (4)...(no "Análisis de Impacto Adverso") y los primeros requisitos de mantenimiento de registros (véase 41 CFR Sección 60-1.12).

Y entonces el Director Wilcher, de la Administración Clinton, tomando ejemplo de la OFCCP de Bush (el padre), empezó a mostrar un interés global por las cuestiones de remuneración, y no sólo un interés por contar los solicitantes, las ofertas y las contrataciones. El esfuerzo del Director Wilcher por hacer que los contratistas empezaran a contabilizar y notificar las retribuciones -denominado "Encuesta EEO"- provocó una frenética oposición de los contratistas. Cuando el Director de la OFCCP de la Administración Bush (el hijo), Charles James, anunció en un Instituto Nacional de Derecho Laboral de Acción Afirmativa que retiraba la propuesta de encuesta EEO de la OFCCP, se llevó la primera y única ovación espontánea (y sostenida) que he visto jamás en la comunidad de contratistas a un director de la OFCCP. Así pues, la Administración Bush libró a la comunidad de contratistas de tener que contabilizar los fondos de compensación e informar exhaustivamente de los datos de compensación a la OFCCP.

El resultado, por supuesto, de los reglamentos de reforma de 2000 del Director Wilcher hizo que los contratistas federales no sólo contaran los solicitantes, las ofertas y las contrataciones, sino que mantuvieran esos registros para que la OFCCP los encontrara, examinara y utilizara posteriormente en procesos contra los contratistas. Comenzó la era de las numerosas auditorías de cobro de salarios atrasados a trabajadores de producción principiantes que no habían sido contratados... en ausencia de todos los empleados de RRHH de los contratistas que habían estado previamente para contar y archivar todo el papeleo necesario.

Así que ahora, el Director de la OFCCP Pat Shiu en la Administración Obama ha cogido el testigo y ha estado obligando a los análisis de compensación a nivel de empleado desde el 6 de junio de 2010 (a través de la Directiva secreta 289 de la OFCCP) y ahora está en el umbral de exigir a los contratistas que cuenten a los Veteranos Discapacitados y Protegidos. (¿Ha contado, obtenido y documentado el 7% de solicitantes discapacitados? ¿Ha contado, obtenido y documentado el 8% de Veteranos Protegidos?)

Así pues, ¿qué decisiones están tomando ahora los contratistas? (Aunque siempre hablamos con nuestros hijos de "tomar buenas decisiones", en la empresa no es distinto: "¿Qué decisiones estamos tomando y son buenas para nosotros en este momento?"). He aquí algunas decisiones que mis clientes están debatiendo de cara a un 2014 en el que los requisitos de recuento y documentación aumentarán considerablemente.

1. Una empresa irreprochable (sin auditorías de la OFCCP ni titulares poco halagüeños sobre el fracaso empresarial y la "discriminación" ilegal contra mujeres, hombres, negros, blancos, hispanos, asiáticos, nativos americanos, hawaianos, discapacitados o veteranos protegidos (tenga en cuenta que la OFCCP aún carece de autoridad en materia de no discriminación en virtud de la VEVRAA, aunque el Congreso tapó ese agujero en el tejido en lo que respecta al artículo 503 en 1992) basada en la contratación, los ascensos y/o los despidos involuntarios). He aquí cómo hacerlo: vuelva a contratar a los empleados de RRHH para que documenten los motivos de cada acción adversa basada en una condición protegida (de modo que tenga pruebas que ofrecer cuando la OFCCP llame a la puerta el año que viene o el siguiente). Sus empleados querrán contar todas las personas que manifiesten interés, su raza, sexo, origen étnico, si son discapacitados y/o veteranos protegidos, si se les ha ofrecido o contratado, si son "candidatos" (tal y como la ley define este difícil término) y, LO MÁS IMPORTANTE, los motivos por los que se les ha rechazado y las razones que justifican su indemnización en relación con todos los demás empleados "en situación similar". (¿Sabe usted quién está "en situación similar" y está esa información registrada en formato digital?) RECUERDE, OFCCP estima que los contratistas federales deben gastar medio billón de dólares ADICIONALES por año a partir del invierno de 2014 sólo para implementar sus nuevas regulaciones VEVRAA y más de mil millones de dólares por año para cumplir con sus nuevas regulaciones de la Sección 503. (Todo ese dinero adicional es para las nuevas regulaciones de la Sección 503). (¡Todo ese dinero adicional es para los empleados!) No se necesitan más gestores de acción afirmativa de alto precio. Se necesitan secretarios, secretarios mal pagados (pero bien formados y atentos a los detalles) que documenten y archiven electrónicamente, clasifiquen y organicen toda esa documentación.
2. Un enfoque calculado de la gestión del riesgo (es decir: averigüe dónde tiene un riesgo económico superior a la tolerancia/apetencia por el riesgo de su empresa y el presupuesto para el cumplimiento). Tal vez la mayoría de sus empleados están sindicados en la mayoría de sus plantas y el Convenio Colectivo regula el pago, la promoción y el despido involuntario (que no sea por causa justificada) ... por lo que casi no tiene riesgo legal de una compensación o falta de promoción o Reducción de la Fuerza de lucha con OFCCP dentro de la Unidad de Negociación. Por otro lado, tal vez usted tiene trabajos de producción de nivel de entrada de alta rotación con miles de solicitantes al año, donde el riesgo de una alegación OFCCP de discriminación ilegal en la contratación es MUY alto en ausencia de documentación cuidadosa y mantenimiento de registros. ¡Saquemos a los oficinistas! Por cierto, ¿cuál es el riesgo de no contabilizar y documentar el motivo de rechazo de los veteranos protegidos? ¿Es diferente en el caso de los discapacitados? ¿Cuál es el riesgo de no contabilizar y documentar los motivos de rechazo de los solicitantes discapacitados? (Véase más abajo)
3. Tienes que estar bromeando (lo que significa que llegas a la conclusión de que tu margen de beneficios en los contratos federales es igual o inferior al del trabajo en el sector privado y que no hay forma de que la dirección aumente el presupuesto de RRHH para contratar a un grupo de empleados (a los que has despedido o transferido a otras tareas durante los 90) para que empiecen a contar, organizar y archivar para contentar a la OFCCP en las auditorías ocasionales que pueden o no llegar nunca. Un subconjunto de ese punto de vista es que es más barato conducir a 160 km/h por la autopista (ya que rara vez te pillan por exceso de velocidad; la OFCCP no puede tener un policía en cada esquina) y simplemente es más barato "enviar la ambulancia" para limpiar periódicamente el gran accidente desordenado que ocurre de vez en cuando o cuando la OFCCP salta de repente de detrás de los arbustos (como el proverbial policía en moto en las autopistas del Sur), sale corriendo a la autopista y enciende sus sirenas en persecución del infractor de la ley que tiene en el punto de mira).

NOTA: Como abogado y funcionario del juzgado, siempre recomiendo al contratista que cumpla. Pero, tampoco se me escapa que el mercado ha hablado, y ha estado hablando durante muchos años - las violaciones de mantenimiento de registros han sido la violación # 1 de la OFCCP durante décadas (aunque actualmente es la tercera citación más popular en esta Administración debido al gran apetito actual de la OFCCP para citar a los contratistas por violaciones altamente técnicas de "alcance" bajo VEVRAA y / o Sección 503 - a pesar del hecho de que la OFCCP no ha cambiado sus regulaciones de alcance desde el año 2000 y el alcance que la OFCCP encontró en cumplimiento en las Administraciones de Clinton y Bush de repente no pasa el examen en esta Administración).

Pero, señoras y señores, elijan su veneno: ¿qué valoran y qué temen? Por favor, no disparen al mensajero, pero el mensaje es simplemente este: La OFCCP lleva 35 años aumentando de forma constante y continua los requisitos de recuento, documentación y análisis. Si no documenta el motivo de cada acción adversa relativa a un miembro de un grupo protegido, lo tendrá más difícil en las auditorías de la OFCCP que aquellos que tienen buenas bibliotecas que catalogan los motivos de la acción adversa de cada persona a la que denegó el empleo, negó un ascenso, despidió o no pagó justamente por motivos de raza, color, sexo, religión, origen nacional, discapacidad o condición de veterano protegido.

Así pues, ¿qué aspecto tiene tu presupuesto de empleado de RRHH para el año natural 2014? ¿Una burbuja al alza? ¿Plano? ¿Burbuja a la baja? Dependiendo de la respuesta a esa pregunta, puedo acercarme bastante a predecir el resultado de sus futuras auditorías OFCCP. Menos documentación, más dolores de cabeza de auditoría. Más documentación, auditorías OFCCP más fluidas.

¡Ten cuidado ahí fuera! ¡Disfrutad! John

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.