Utilización de pruebas en el proceso de contratación

¿Qué es una prueba?

Aunque comúnmente pensamos en las pruebas como una serie de preguntas que hay que responder y puntuar o un conjunto de acciones que hay que realizar y puntuar, desde la perspectiva de la EEO, la definición de prueba es mucho más amplia. Cualquier parte de un procedimiento de selección en el que se considere a los candidatos y se elija a algunos, mientras que otros no, está sujeta a las Directrices uniformes sobre procedimientos de selección de empleados (UGESP) (41 CFR 60-3) y, a todos los efectos, son pruebas. Esto incluye las entrevistas y los exámenes previos a la contratación. Por ejemplo, si se ordena a una recepcionista que se asegure de que los candidatos hablan un inglés comprensible y ella utiliza su juicio sobre la facilidad con la que los candidatos se comunican con ella para decidir que algunos avancen en el proceso de selección y otros no, se trata de una prueba, aunque la recepcionista no se concibiera a sí misma administrando una prueba.

¿Qué significa ser una prueba?

Es importante saber qué constituye una prueba porque las pruebas que descartan a los solicitantes por motivos de raza, color, religión, sexo u origen nacional (bases cubiertas por la Orden Ejecutiva 11246) deben ser validadas como exige la UGESP. La UGESP no se aplica al artículo 503 de la Ley de rehabilitación, que prohíbe la discriminación por motivos de discapacidad, ni al artículo 4212 de la Ley de ayuda a la readaptación de los veteranos de la era de Vietnam (VEVRAA), que prohíbe la discriminación por la condición de veterano protegido. En los casos de la Orden ejecutiva 11246, el cumplimiento de la UGESP es la única forma de demostrar que una prueba está relacionada con el trabajo y es coherente con la necesidad empresarial. No es necesario demostrar que la prueba se elaboró o administró con la intención de discriminar. Basta con demostrar que excluye de forma desproporcionada a la clase afectada en niveles estadísticamente significativos y que no cumple los requisitos de validación de la UGESP.

¿Por qué la OFCCP rechaza algunos estudios de validación?

Todas las pruebas de validación de las pruebas se envían a la Oficina Nacional para que las examinen los expertos en pruebas de la OFCCP. La validación que respalda la prueba debe cumplir los requisitos de la UGESP. A continuación se exponen una serie de defectos que han dado lugar al rechazo de estudios de validación de pruebas.

• Antigüedad del estudio: es probable que un estudio de validación demasiado antiguo no satisfaga a la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales. Un ensayo que tenga, por ejemplo, 20 años no es probable que se considere suficiente. Es probable que no haya tenido en cuenta los cambios en la forma de realizar el trabajo durante ese periodo de años. Tampoco es probable que haya tenido en cuenta alternativas menos discriminatorias que hayan aparecido en los años transcurridos desde la validación.
• Ausencia de norma de puntuación - Un estudio de validación que no establezca una norma de puntuación o una prueba que se administre sin utilizar la norma de puntuación o en contra de ella probablemente no pasará el examen UGESP. El objetivo de la puntuación es ayudar a la empresa a determinar si la persona evaluada es competente en la materia objeto de la prueba o si, al menos, tiene más probabilidades de desempeñar con éxito el puesto de trabajo para el que se realiza la prueba. Si las puntuaciones son objeto de caprichos o ajustes improvisados, la prueba no será un indicador fiable de si la persona que la realiza posee los atributos, conocimientos o aptitudes que la prueba fue creada para detectar.
• Ausencia de análisis del puesto - Un estudio de validación debe estar relacionado con el puesto para el que se utiliza. La OFCCP no suele aceptar pruebas y estudios de validación "de estante" porque no se crearon para determinar la probabilidad de éxito en el puesto concreto objeto de examen. Las validaciones generalizadas están mal vistas. Es mucho más probable que un estudio de validación pase el examen si la prueba y su validación se crearon examinando el puesto concreto para el que se va a utilizar la prueba. Esto se debe a que la OFCCP sólo examina la validación del test si éste excluye de forma desproporcionada a un grupo concreto. La validación es la única manera de demostrar que la prueba está relacionada con el puesto de trabajo y es coherente con la necesidad empresarial, en otras palabras, que está relacionada de manera significativa con la determinación de un rendimiento satisfactorio en el puesto de trabajo. Cuanto más se acerquen los diseñadores de la prueba a lo que requiere el puesto de trabajo concreto, más probable será que la prueba mida esos atributos y no otros rasgos extraños.
• El test se utiliza de forma incoherente con los términos del estudio de validación - Por ejemplo, se puede preparar un estudio de validación para un test de tres partes. Si el empresario sólo realiza una o dos partes del test y basa su selección en el resultado, el estudio de validación no cumplirá la norma UGESP, ya que validó el test cuando se realizaron las tres partes, no sólo una o dos.
• El test se utiliza para un trabajo distinto de aquel para el que fue validado - A veces una empresa valida un test para un trabajo específico y luego lo utiliza para otro trabajo pensando que, como fue validado, debe ser correcto utilizarlo. Esto es problemático porque combina los defectos de no analizar el trabajo concreto para el que se utiliza el test y el defecto de administrar el test para un propósito para el que no fue validado.
• A veces, un contratista administra una prueba para un puesto de nivel inicial que evalúa la capacidad para desempeñar un puesto de promoción potencial. La validez de este tipo de pruebas depende de la relación entre el puesto de nivel inicial y el puesto de promoción potencial. Este tipo de pruebas no se han considerado debidamente validadas cuando el índice de rotación del puesto de nivel inicial era tal que muy pocos empleados de nivel inicial se enfrentaban alguna vez al desempeño del puesto de promoción. Cuanto menor sea la probabilidad de que la persona de nivel inicial tenga que desempeñar el puesto de nivel de promoción, menor será la probabilidad de que el organismo considere aceptable un dispositivo de selección de este tipo. Como regla general, una prueba debe evaluar la aptitud para desempeñar el puesto solicitado, no un puesto posterior.
• Ausencia de búsqueda de alternativas menos discriminatorias - Parte del requisito de validación consiste en que la empresa busque alternativas a la prueba que satisfagan las necesidades legítimas del contratista, pero que no excluyan de forma desproporcionada a la clase afectada o, al menos, la excluyan en menor medida. El contratista debe poder describir qué esfuerzos ha realizado para determinar que no existen alternativas menos discriminatorias a la prueba que pretende administrar. Esto puede implicar determinar si existen otras pruebas que tengan un impacto menos adverso sobre la clase afectada, o si los requisitos de experiencia podrían sustituir al requisito de la prueba u otras alternativas.

¿Qué ocurre si no se dispone de un estudio de validación?

Un estudio de validación es la única manera de demostrar que una prueba con repercusiones negativas está relacionada con el puesto de trabajo y es coherente con las necesidades de la empresa y, por tanto, no es discriminatoria. Por lo general, si una empresa ha inventado una prueba y no la ha validado, se encontrará en un aprieto si esa prueba tiene un impacto adverso. Las empresas inventan pruebas. A veces es deliberado; en otras palabras, se dedican deliberadamente a lo que saben que es la creación de una prueba. En un caso, una empresa de ambulancias creó una prueba para determinar si los candidatos podían subir pacientes a la ambulancia con seguridad. Básicamente, hicieron que sus trabajadores especializados en ambulancias idearan una prueba de rendimiento y no la validaron. Otras veces, como los contratistas no tienen claro qué es una prueba, crean inadvertidamente una prueba que no validan porque no la reconocen como tal. Por ejemplo, se puede formar un comité para fomentar la movilidad de talentos dentro de una organización y los miembros del comité pueden elaborar criterios para seleccionar a los candidatos cualificados para el programa. Puntúan a los candidatos según los criterios y seleccionan a algunos para oportunidades de movilidad ascendente. Este comité ha creado una prueba, pero como no se perciben a sí mismos como creadores de una prueba, no perciben la necesidad de validación. Proceden entonces a utilizar el procedimiento de selección sin validación. En ambos casos, prueba intencionada o prueba no intencionada, la ausencia de un estudio de validación planteará un serio obstáculo si la prueba excluye de forma desproporcionada a una clase afectada.

Si un test no ha sido validado antes de ser administrado, es posible validarlo a posteriori. Sin embargo, esto es mucho más difícil que validar el test antes de administrarlo. Si el test se valida y luego se administra, los administradores y usuarios del test saben cuáles son las normas que deben seguir para garantizar que el test se ajusta a los requisitos de la UGESP. Uno de los retos de la validación a posteriori es que el estudio de validación tiene que validar el test tal y como se administró en el momento en que se observó la disparidad en la selección. Esta situación puede ser difícil de recrear en el momento en que el test se somete a revisión. Las empresas no suelen ponerse deliberadamente en esta situación, pero ha surgido. Si existen puestos paralelos en otros lugares para los que se realizó un estudio de validación y si la norma de administración de la prueba era coherente con la administración de la prueba en el centro sometido a revisión, puede ser posible demostrar que la prueba es válida; sin embargo, las diferencias en las circunstancias y las normas de administración o en las funciones del puesto pueden hacer que esta defensa sea difícil, si no imposible de establecer. Es muy poco probable que un test creado por personal de la empresa que no sea creador profesional de tests pueda defenderse con éxito mediante un estudio de validación a posteriori.

Si está administrando un test que no ha sido objeto de un estudio de validación y no se le ha programado una revisión, le recomiendo que haga validar su test. Tanto los tests de papel y lápiz (tests de preguntas y respuestas) como los de demostración física (tests de rendimiento) requieren validación. Puede ponerse en contacto con las universidades locales para que le recomienden expertos cualificados para validar su prueba. Asegúrese de que los expertos que contrate estén dispuestos a observar el trabajo, evaluar las normas de puntuación y cumplir los demás requisitos de la UGESP. No espere a una revisión de cumplimiento para dar este paso. Aunque sería útil, la OFCCP no le dará un sello de aprobación sobre su prueba o validación fuera del proceso de revisión del cumplimiento. Algunas investigaciones sobre los estudios de validación que han sido rechazados por la OFCCP pueden ser útiles a la hora de elegir un experto. Puede darle una idea de lo que debe evitar en los estudios de validación.

¿Qué ocurre si ya no utiliza la prueba objeto de revisión?

La OFCCP investigará una prueba que haya tenido repercusiones negativas durante el período de revisión, incluso si la empresa ya no utiliza la prueba en el momento en que se programa la revisión. El hecho de que ya no esté utilizando la prueba tiende a socavar el argumento de que la prueba estaba relacionada con el trabajo y era coherente con la necesidad empresarial. Además, si ha sustituido la prueba por otra que no tiene efectos negativos, puede demostrar que existía una alternativa menos discriminatoria que podría haber utilizado en lugar de la prueba que causó los efectos negativos. Si adoptó la nueva prueba porque buscaba una alternativa menos discriminatoria, asegúrese de documentar este hecho. Lo mejor es actualizar sus procedimientos de evaluación pasando de una prueba válida a otra aún mejor, también válida.

¿Cómo se le notifica que una prueba es problemática?

Si supervisa su proceso de pruebas, sus procedimientos de auditoría interna deberían alertarle de problemas en los porcentajes de aprobados de la prueba. Si eso no le alerta, su primera pista podría ser la solicitud de estudios de validación por parte de la OFCCP. La OFCCP sólo debería solicitar pruebas de validación si la prueba excluye de forma desproporcionada a una clase de personas afectada. Si no hay un impacto adverso o dispar desproporcionado, no es necesario defender la prueba.

Oficialmente se le puede notificar una infracción de las pruebas mediante un Aviso de Predeterminación (PDN) o un Aviso de Infracción (NOV). Las Oficinas Regionales y de Distrito recibirán de la Oficina Nacional una evaluación por escrito de las pruebas de validación. Este documento no suele transmitirse al contratista. El contratista suele recibir una explicación resumida de los problemas que se han detectado en las pruebas de validación presentadas. Es muy común que el contratista solicite entonces una reunión para que su experto en pruebas pueda hablar con el experto en pruebas de la OFCCP. Estas reuniones pueden concertarse. En esta reunión, el contratista puede preguntar con más detalle sobre los fundamentos de las conclusiones de la OFCCP. A veces, el contratista considera que el resultado de la OFCCP puede reevaluarse si se proporciona más información. En tal caso, se presenta la información adicional y la OFCCP vuelve a examinar la pregunta de validación. Las Oficinas Regionales y de Distrito se remiten a los expertos en pruebas de la OFCCP en la cuestión de la validación de las pruebas, por lo que solicitar esta reunión beneficia más al contratista que perjudicarlo. Cualquiera que sea la conclusión a la que llegue finalmente el experto sobre la validación de la prueba será adoptada por el terreno.

Si administra una prueba discriminatoria en un centro, asegúrese de que los centros que no están siendo examinados no la utilizan. Se considerará más atroz si, habiendo sido advertido de que un test era potencialmente problemático, sigue utilizándolo para los mismos puestos en otros lugares de su organización en caso de que ese test vuelva a producir un impacto adverso.

¿Qué ocurre si el estudio de validación satisface la UGESP?

Si la prueba está respaldada por un estudio de validación que satisface la UGESP, puede seguir utilizándola a pesar del impacto adverso o dispar en la clase afectada. Sin embargo, su uso continuado debe ser el uso que se validó, no otro propósito.

Resumen

Los tests pueden ser una forma útil e imparcial de determinar quién es el mejor candidato para un puesto determinado, pero sólo si funcionan de forma que prueben con precisión los atributos, habilidades y conocimientos que predicen el éxito en el trabajo. El objetivo de los estudios de validación es garantizar que así sea. He aquí algunos recordatorios y consejos que le ayudarán a utilizar las pruebas con éxito.

• Formar a todo el personal que participe en procesos de selección laboral (de cualquier tipo) sobre qué es una prueba y cómo debe tratarse.
• Validar todas las pruebas, incluida la exploración de alternativas menos discriminatorias. (El UGESP incluye disposiciones para validar las pruebas puntuadas y no puntuadas).
• Supervisar los porcentajes de aprobados en los exámenes para determinar si existe un impacto dispar o adverso.
• Asegúrese de que sus proveedores de pruebas están familiarizados con los requisitos de la OFCCP y la UGESP.
• Sea escéptico ante las pruebas "estándar" y las afirmaciones de validación general para puestos de trabajo sin ningún conocimiento u observación de primera mano del puesto en cuestión.
• Actualice periódicamente la validación de sus pruebas de acuerdo con las recomendaciones de los expertos del sector.
• Aproveche la oportunidad de discutir las posibles infracciones con los expertos de la OFCCP.
• Asegúrese de que una prueba considerada discriminatoria en un centro no se está administrando en otros lugares de su organización.

Cumplir cuidadosamente los requisitos de la UGESP garantizará que sus pruebas sirvan a los fines empresariales legítimos para los que fueron concebidas, sin conducirle a una infracción por discriminación que nunca previó.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.