Einsatz von Tests im Beschäftigungsprozess

Was ist ein Test?

Während wir Tests gemeinhin als eine Reihe von Fragen betrachten, die beantwortet und bewertet werden müssen, oder als eine Reihe von Handlungen, die ausgeführt und bewertet werden müssen, ist die Definition von Tests aus Sicht der Gleichstellung am Arbeitsplatz (EEO) viel weiter gefasst. Jeder Teil eines Auswahlverfahrens, in dem Kandidaten geprüft und einige ausgewählt werden, während andere abgelehnt werden, unterliegt den Einheitlichen Richtlinien für Mitarbeiterauswahlverfahren (UGESP) (41 CFR 60-3) und gilt in jeder Hinsicht als Test. Dazu gehören auch Vorstellungsgespräche und Vorstellungsgespräche vor der Einstellung. Wenn beispielsweise eine Empfangsmitarbeiterin angewiesen wird, sicherzustellen, dass die Bewerber verständliches Englisch sprechen, und sie anhand ihrer Einschätzung, wie leicht die Bewerber mit ihr kommunizieren können, entscheidet, welche Bewerber im Auswahlverfahren weiterkommen und welche nicht, handelt es sich um einen Test, auch wenn die Empfangsmitarbeiterin sich selbst nicht als Testdurchführerin versteht.

Was bedeutet es, ein Test zu sein?

Es ist wichtig zu wissen, was einen Test ausmacht, da Tests, die Bewerber aufgrund ihrer Rasse, Hautfarbe, Religion, ihres Geschlechts oder ihrer nationalen Herkunft (Grundlagen, die unter die Executive Order 11246 fallen) aussortieren, gemäß den Anforderungen der UGESP validiert werden müssen. Die UGESP gilt nicht für Abschnitt 503 des Rehabilitation Act, der Diskriminierung aufgrund einer Behinderung verbietet, oder für Abschnitt 4212 des Vietnam-Era Veteran's Re-adjustment Assistance Act (VEVRAA), der Diskriminierung aufgrund des Status als geschützter Veteran verbietet. In Fällen gemäß der Executive Order 11246 ist die Einhaltung der UGESP die einzige Möglichkeit, um nachzuweisen, dass ein Test berufsbezogen ist und den geschäftlichen Erfordernissen entspricht. Es ist nicht erforderlich nachzuweisen, dass der Test mit der Absicht der Diskriminierung erstellt oder durchgeführt wurde. Es reicht aus, nachzuweisen, dass er die betroffene Gruppe in statistisch signifikantem Maße unverhältnismäßig stark ausschließt und dass er die Validierungsanforderungen der UGESP nicht erfüllt.

Warum lehnt die OFCCP einige Validierungsstudien ab?

Alle Nachweise zur Testvalidierung werden an die nationale Behörde gesendet, wo sie von den Testexperten der OFCCP geprüft werden. Die Validierung, die den Test untermauert, muss den Anforderungen der UGESP entsprechen. Im Folgenden sind einige Mängel aufgeführt, die zur Ablehnung von Testvalidierungsstudien geführt haben.

• Alter der Studie – Eine Validierungsstudie, die zu alt ist, wird wahrscheinlich nicht den Anforderungen des Office of Federal Contract Compliance Programs genügen. Ein Test, der beispielsweise 20 Jahre alt ist, wird wahrscheinlich nicht als ausreichend angesehen werden. Er wird wahrscheinlich keine Veränderungen in der Art und Weise berücksichtigt haben, wie die Tätigkeit in diesem Zeitraum ausgeführt wird. Er wird wahrscheinlich keine weniger diskriminierenden Alternativen berücksichtigt haben, die seit der Validierung verfügbar geworden sind.
• Keine Bewertungsnorm – Eine Validierungsstudie, die entweder keine Bewertungsnorm festlegt, oder ein Test, der ohne Verwendung der Bewertungsnorm oder entgegen dieser durchgeführt wird, wird wahrscheinlich nicht den Anforderungen der UGESP genügen. Der Zweck der Bewertung besteht darin, dem Unternehmen dabei zu helfen, festzustellen, ob der Testteilnehmer über Kenntnisse in dem getesteten Fachgebiet verfügt oder zumindest eine erhöhte Wahrscheinlichkeit aufweist, die mit dem Test geprüfte Tätigkeit erfolgreich auszuüben. Wenn die Bewertungen willkürlich oder spontan angepasst werden, ist der Test kein verlässlicher Indikator dafür, ob der Testteilnehmer über die Eigenschaften, Kenntnisse oder Fähigkeiten verfügt, die mit dem Test ermittelt werden sollen.
• Keine Stellenanalyse – Eine Validierungsstudie muss sich auf die Stelle beziehen, für die sie verwendet wird. Die OFCCP akzeptiert in der Regel keine „Standardtests“ und Validierungsstudien, da diese nicht dazu dienen, die Erfolgswahrscheinlichkeit in der jeweiligen zu prüfenden Stelle zu ermitteln. Verallgemeinerte Validierungen werden nicht gerne gesehen. Eine Validierungsstudie hat viel größere Chancen, akzeptiert zu werden, wenn der Test und seine Validierung auf der Grundlage einer Untersuchung der jeweiligen Stelle erstellt wurden, für die der Test verwendet werden soll. Der Grund dafür ist, dass die OFCCP die Testvalidierung nur dann überprüft, wenn der Test eine bestimmte Gruppe unverhältnismäßig stark aussortiert. Die Validierung ist die einzige Möglichkeit, um nachzuweisen, dass der Test berufsbezogen und mit den geschäftlichen Erfordernissen vereinbar ist, d. h. dass er in einem sinnvollen Zusammenhang mit der Bestimmung der erfolgreichen Arbeitsleistung steht. Je genauer die Testentwickler die Anforderungen der jeweiligen Stelle betrachten, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Test diese Eigenschaften misst und keine anderen irrelevanten Merkmale.
• Der Test wird nicht im Einklang mit den Bedingungen der Validierungsstudie verwendet – Beispielsweise kann eine Validierungsstudie für einen dreiteiligen Test erstellt werden. Wenn der Arbeitgeber nur einen oder zwei Teile des Tests durchführt und seine Auswahl auf das Ergebnis stützt, entspricht die Validierungsstudie nicht dem UGESP-Standard, da sie den Test für alle drei Teile validiert hat, nicht nur für einen oder zwei Teile.
• Der Test wird für eine andere Aufgabe als die verwendet, für die er validiert wurde – Manchmal validiert ein Unternehmen einen Test für eine bestimmte Aufgabe und verwendet ihn dann für eine andere Aufgabe, in der Annahme, dass er, da er validiert wurde, auch für diese Aufgabe geeignet sein muss. Dies ist problematisch, da es sowohl den Nachteil einer fehlenden Analyse der jeweiligen Aufgabe, für die der Test verwendet wird, als auch den Nachteil einer Verwendung des Tests für einen Zweck, für den er nicht validiert wurde, mit sich bringt.
• Testen Sie mehr als für die Stelle erforderlich ist – Manchmal führt ein Auftragnehmer für eine Einstiegsposition einen Test durch, der die Fähigkeit zur Ausübung einer potenziellen Beförderungsposition prüft. Ob ein solcher Test gültig ist, hängt vom Verhältnis zwischen der Einstiegsposition und der potenziellen Beförderungsposition ab. Diese Art von Tests wurde nicht als ordnungsgemäß validiert angesehen, wenn die Fluktuationsrate der Einstiegsposition so hoch war, dass nur sehr wenige Einstiegsmitarbeiter jemals mit der Ausübung der Beförderungsposition konfrontiert wurden. Je geringer die Wahrscheinlichkeit ist, dass der Einsteiger die Aufgaben der Führungsposition übernehmen muss, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein solches Auswahlverfahren von der Behörde als akzeptabel angesehen wird. Als Faustregel gilt, dass ein Test die Eignung für die zu besetzende Position prüfen sollte, nicht für eine spätere Position.
• Keine Suche nach weniger diskriminierenden Alternativen – Teil der Validierungsanforderung ist, dass das Unternehmen nach Alternativen zu dem Test sucht, die den legitimen Bedürfnissen des Auftraggebers entsprechen, aber die betroffene Gruppe nicht unverhältnismäßig stark oder zumindest in geringerem Maße ausschließen. Der Auftragnehmer sollte in der Lage sein, zu beschreiben, welche Anstrengungen er unternommen hat, um festzustellen, dass es keine weniger diskriminierenden Alternativen zu dem von ihm durchgeführten Test gibt. Dazu kann gehören, festzustellen, ob es andere Tests gibt, die weniger nachteilige Auswirkungen auf die betroffene Gruppe haben, oder ob Erfahrungsanforderungen die Testanforderungen oder andere Alternativen ersetzen könnten.

Was passiert, wenn Sie keine Validierungsstudie haben?

Eine Validierungsstudie ist die einzige Möglichkeit, um nachzuweisen, dass ein Test mit negativen Auswirkungen arbeitsbezogen und mit den geschäftlichen Erfordernissen vereinbar ist und somit nicht diskriminierend ist. Wenn ein Unternehmen einen Test entwickelt hat, ohne ihn validieren zu lassen, steht es in der Regel vor einem großen Problem, wenn dieser Test negative Auswirkungen hat. Unternehmen erstellen tatsächlich Tests. Manchmal geschieht dies bewusst, d. h. sie beschäftigen sich bewusst mit der Erstellung eines Tests. In einem Fall entwickelte ein Rettungsdienstunternehmen einen Test, um festzustellen, ob Bewerber Patienten sicher in den Rettungswagen bringen können. Im Grunde genommen ließen sie ihre erfahrenen Rettungssanitäter einen Leistungstest entwickeln und ließen diesen nicht validieren. In anderen Fällen erstellen Auftragnehmer, weil ihnen nicht klar ist, was ein Test ist, unbeabsichtigt einen Test, den sie nicht validieren, weil sie ihn nicht als Test erkennen. Beispielsweise kann ein Ausschuss gebildet werden, um die Talentmobilität innerhalb einer Organisation zu fördern, und die Ausschussmitglieder können Kriterien für die Auswahl qualifizierter Bewerber für das Programm festlegen. Sie bewerten die Bewerber nach den Kriterien und wählen einige für Aufstiegsmöglichkeiten aus. Dieser Ausschuss hat einen Test erstellt, aber da er sich selbst nicht als Testentwickler versteht, sieht er keine Notwendigkeit für eine Validierung. Er wendet das Auswahlverfahren dann ohne Validierung an. In beiden Fällen, also sowohl bei absichtlichen als auch bei unbeabsichtigten Tests, stellt das Fehlen einer Validierungsstudie ein ernsthaftes Hindernis dar, wenn der Test eine betroffene Gruppe unverhältnismäßig stark aussortiert.

Wenn ein Test vor seiner Durchführung nicht validiert wurde, ist es möglich, ihn nachträglich zu validieren. Dies ist jedoch wesentlich schwieriger als die Validierung des Tests vor seiner Durchführung. Wenn der Test validiert und dann durchgeführt wird, wissen die Testadministratoren und -nutzer, welche Standards sie einhalten müssen, um sicherzustellen, dass der Test den UGESP-Anforderungen entspricht. Eine der Herausforderungen bei der nachträglichen Validierung besteht darin, dass die Validierungsstudie den Test so validieren muss, wie er zum Zeitpunkt der beobachteten Auswahlungleichheit durchgeführt wurde. Diese Situation lässt sich zum Zeitpunkt der Überprüfung des Tests möglicherweise nur schwer nachstellen. Unternehmen begeben sich in der Regel nicht absichtlich in diese Situation, aber es ist schon vorgekommen. Wenn Sie an anderer Stelle parallele Positionen haben, für die eine Validierungsstudie durchgeführt wurde, und wenn der Teststandard mit der Durchführung des Tests in der zu prüfenden Einrichtung übereinstimmt, kann möglicherweise die Gültigkeit des Tests nachgewiesen werden. Unterschiede in den Umständen und Standards der Durchführung oder in den Aufgabenbereichen können diese Verteidigung jedoch erschweren, wenn nicht sogar unmöglich machen. Es ist höchst unwahrscheinlich, dass ein Test, der von Unternehmensmitarbeitern erstellt wurde, die keine professionellen Testentwickler sind, durch eine nachträgliche Validierungsstudie erfolgreich verteidigt werden kann.

Wenn Sie einen Test durchführen, für den keine Validierungsstudie vorliegt und für den keine Überprüfung geplant ist, empfehle ich Ihnen, Ihren Test validieren zu lassen. Sowohl Tests mit Papier und Bleistift (Frage- und Antworttests) als auch physische Demonstrationstests (Leistungstests) müssen validiert werden. Sie können sich an lokale Universitäten wenden, um Empfehlungen für Experten zu erhalten, die für die Validierung Ihres Tests qualifiziert sind. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen beauftragten Experten bereit sind, die Tätigkeit zu beobachten, die Bewertungsstandards zu bewerten und die UGESP-Anforderungen zu erfüllen. Warten Sie mit diesem Schritt nicht bis zur Compliance-Überprüfung. Auch wenn es praktisch wäre, wird Ihnen die OFCCP außerhalb des Compliance-Überprüfungsprozesses kein Gütesiegel für Ihren Test oder Ihre Validierung erteilen. Bei der Auswahl eines Experten kann es hilfreich sein, sich mit Validierungsstudien zu befassen, die von der OFCCP abgelehnt wurden. So erhalten Sie eine Vorstellung davon, was Sie bei Validierungsstudien vermeiden sollten.

Was ist, wenn Sie den zu prüfenden Test nicht mehr verwenden?

Die OFCCP wird einen Test, der während des Überprüfungszeitraums negative Auswirkungen hatte, auch dann untersuchen, wenn das Unternehmen den Test zum Zeitpunkt der geplanten Überprüfung nicht mehr verwendet. Die Tatsache, dass Sie den Test nicht mehr verwenden, untergräbt tendenziell das Argument, dass der Test berufsbezogen und mit den geschäftlichen Erfordernissen vereinbar war. Wenn Sie einen neuen Test eingeführt haben, der keine nachteiligen Auswirkungen hat, könnte dies zeigen, dass es eine weniger diskriminierende Alternative gab, die Sie anstelle des Tests mit den nachteiligen Auswirkungen hätten verwenden können. Wenn Sie den neuen Test eingeführt haben, weil Sie nach einer weniger diskriminierenden Alternative gesucht haben, sollten Sie dies unbedingt dokumentieren. Am besten aktualisieren Sie Ihre Testverfahren, indem Sie von einem gültigen Test zu einem noch besseren, ebenfalls gültigen Test übergehen.

Wie werden Sie darüber informiert, dass ein Test problematisch ist?

Wenn Sie Ihren Testprozess überwachen, sollten Ihre internen Prüfungsverfahren Sie auf Probleme bei den Bestehensquoten des Tests aufmerksam machen. Wenn Sie dadurch nicht alarmiert werden, könnte Ihr erster Hinweis die Aufforderung der OFCCP zur Durchführung von Validierungsstudien sein. Die OFCCP sollte nur dann Validierungsnachweise verlangen, wenn der Test eine betroffene Personengruppe unverhältnismäßig stark benachteiligt. Wenn keine unverhältnismäßigen nachteiligen oder ungleichen Auswirkungen vorliegen, muss der Test nicht verteidigt werden.

Offiziell können Sie über einen Verstoß gegen die Testvorschriften entweder durch eine Vorabmitteilung (Predetermination Notice, PDN) oder eine Mitteilung über einen Verstoß (Notice of Violation, NOV) informiert werden. Die Regional- und Bezirksbüros erhalten vom Nationalbüro eine schriftliche Bewertung der Validierungsnachweise. Dieses Dokument wird in der Regel nicht an den Auftragnehmer weitergeleitet. Der Auftragnehmer erhält üblicherweise eine zusammenfassende Erklärung der Probleme, die bei den eingereichten Validierungsnachweisen festgestellt wurden. Es ist durchaus üblich, dass der Auftragnehmer anschließend um ein Treffen bittet, damit sein Testexperte mit dem Testexperten der OFCCP sprechen kann. Diese Treffen können arrangiert werden. Bei diesem Treffen kann der Auftragnehmer detailliertere Informationen über die Gründe für die Schlussfolgerungen der OFCCP einholen. Manchmal stellt der Auftragnehmer fest, dass das Ergebnis der OFCCP neu bewertet werden kann, wenn weitere Informationen vorgelegt werden. In diesem Fall werden die zusätzlichen Informationen eingereicht und die OFCCP prüft die Validierungsfrage erneut. Die Regional- und Bezirksbüros überlassen die Frage der Testvalidierung den OFCCP-Prüfexperten, sodass die Beantragung dieses Treffens für den Auftragnehmer eher von Vorteil als von Nachteil ist. Unabhängig davon, zu welchem Schluss der Experte hinsichtlich der Validierung des Tests gelangt, wird dieser vom Außendienst übernommen.

Wenn Sie einen diskriminierenden Test in einer Einrichtung durchführen, stellen Sie sicher, dass die Einrichtungen, die nicht überprüft werden, diesen Test nicht verwenden. Es wird als noch schwerwiegender angesehen, wenn Sie wussten, dass ein Test potenziell problematisch ist, und Sie ihn dennoch weiterhin für dieselben Stellen in anderen Bereichen Ihres Unternehmens verwendet haben, falls dieser Test erneut negative Auswirkungen haben sollte.

Was passiert, wenn die Validierungsstudie die UGESP erfüllt?

Wenn der Test durch eine Validierungsstudie gestützt wird, die den Anforderungen der UGESP entspricht, können Sie ihn trotz der nachteiligen oder ungleichen Auswirkungen auf die betroffene Gruppe weiterhin verwenden. Allerdings muss Ihre weitere Verwendung der validierten Verwendung entsprechen und darf nicht einem anderen Zweck dienen.

Zusammenfassung

Tests können ein nützliches und unparteiisches Mittel sein, um den besten Kandidaten für eine bestimmte Position zu ermitteln, jedoch nur, wenn sie die Eigenschaften, Fähigkeiten und Kenntnisse, die für den Erfolg in der Position ausschlaggebend sind, genau prüfen. Der Zweck von Validierungsstudien besteht darin, sicherzustellen, dass dies der Fall ist. Hier finden Sie einige Hinweise und Tipps, die Ihnen helfen, Tests erfolgreich einzusetzen.

• Schulen Sie alle Mitarbeiter, die an Auswahlverfahren für die Einstellung von Mitarbeitern (jeglicher Art) beteiligt sind, darüber, was ein Test ist und wie ein Test zu behandeln ist.
• Validieren Sie alle Tests, einschließlich der Prüfung weniger diskriminierender Alternativen. (UGESP enthält Bestimmungen zur Validierung von benoteten und nicht benoteten Tests).
• Überwachen Sie die Bestehensquoten von Prüfungen, um festzustellen, ob es zu ungleichen oder nachteiligen Auswirkungen kommt.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Testanbieter mit den Anforderungen der OFCCP und UGESP vertraut sind.
• Seien Sie skeptisch gegenüber „Standardtests“ und Behauptungen einer allgemeinen Validierung für Stellen, ohne dass Sie über Kenntnisse aus erster Hand oder Beobachtungen der betreffenden Position verfügen.
• Aktualisieren Sie Ihre Testvalidierung regelmäßig gemäß den Empfehlungen von Branchenexperten.
• Nutzen Sie die Gelegenheit, mögliche Verstöße mit den Experten der OFCCP zu besprechen.
• Stellen Sie sicher, dass ein Test, der in einer Einrichtung als diskriminierend eingestuft wurde, nicht an anderer Stelle in Ihrer Organisation durchgeführt wird.

Die sorgfältige Einhaltung der UGESP-Anforderungen stellt sicher, dass Ihre Tests den legitimen Geschäftszwecken dienen, für die sie vorgesehen sind, ohne dass Sie in eine Diskriminierungsklage verwickelt werden, mit der Sie nie gerechnet hätten.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.