Ya ha sucedido: los profundos efectos que la pandemia de COVID-19 ha tenido en casi todos los ámbitos de la vida ya han afectado a las operaciones jurídicas y a su papel en el futuro de los negocios.
¿Estos impactos en las operaciones legales han llegado para quedarse? Dependiendo de cada caso, eso depende en gran medida de cómo estaban preparados los departamentos individuales para mantener la continuidad operativa en un momento en el que la actividad habitual se vio sacudida por la confusión por todas partes. ¿Contaban con el personal, los procesos y las herramientas adecuados para desarrollar capacidades duraderas que les permitieran gestionar los cambios repentinos a los que se vieron sometidos ellos y sus empresas?
Si alguna vez hubo un momento en el que la agilidad, la flexibilidad y la colaboración fueran vitales, ese momento es ahora. Son aún más importantes si se tiene en cuenta que el mundo de los negocios ha cambiado, quizás de forma irreversible, para los departamentos jurídicos internos y las empresas a las que prestan servicio, debido a cómo el coronavirus ha reestructurado el panorama empresarial. La «nueva normalidad» era casi inimaginable hace solo unos meses, y no es en absoluto una condición permanente: ese panorama seguirá cambiando, quizás de formas que ahora mismo no podemos imaginar.
Por lo tanto, la innovación y la agilidad son fundamentales. Es en eso en lo que se han especializado los profesionales de operaciones jurídicas, y por eso serán tan valiosos para sus empresas en los próximos meses y años.
Cinco formas en las que el futuro ya ha cambiado
La fuerza laboral móvil ya está en marcha.
La fuerza laboral móvil ya está en marcha.El genio ha salido de la lámpara en lo que respecta a la implementación del teletrabajo en los departamentos jurídicos de las empresas, y ahora que se ha realizado un enorme esfuerzo para permitir que el personal trabaje desde casa u otros lugares de confinamiento, va a ser difícil dar marcha atrás, o no convertir esto en una opción permanente para muchos empleados en el futuro.
Esto significa que las herramientas que impulsan la colaboración, como las conferencias web, las plataformas de colaboración como Slack o las soluciones de automatización de flujos de trabajo y gestión jurídica empresarial con funciones de colaboración integradas, se han convertido en elementos clave de cualquier conjunto de tecnologías jurídicas, ya que los departamentos jurídicos internos miran hacia el futuro. No pueden contar con la posibilidad de trabajar juntos en el mismo lugar.
El papel ha muerto.
El papel ha muerto.Podemos discutir si estaba muerto antes de la COVID-19. Pero sin duda está desfasado y obsoleto a día de hoy. Esto significa que las facturas en papel de los bufetes de abogados también han quedado obsoletas; la facturación electrónica proporciona la estructura más eficaz para un programa de gestión de gastos legales que gestione adecuadamente la facturación de abogados externos y otros terceros.
En la misma línea, la firma de contratos en papel también ha desaparecido: una solución integrada de automatización de ELM/flujos de trabajo puede digitalizar el proceso de solicitud, aprobación y firma de contratos, rematándolo con una integración perfecta de las firmas electrónicas. Los contratos simples y repetitivos, como los acuerdos de confidencialidad, pueden automatizarse para su autoservicio, lo que alivia en gran medida la carga de trabajo del departamento jurídico. Esto también significa decir ¡adiós! de esa institución intimidante e ineficiente que es el almacenamiento físico de archivos, con todos los costes relacionados con el alquiler de espacio de oficina, los dolores de cabeza por la localización de documentos y los cortes con el papel.
Reevaluación del trabajo de los abogados internos frente al de los externos
Reevaluación del trabajo de los abogados internos frente al de los externosPor grande que haya sido el impacto del COVID-19 en el ámbito jurídico corporativo, su impacto en los bufetes de abogados es aún mayor. Probablemente se trate de la mayor perturbación en el flujo de servicios jurídicos que hayamos visto desde la recesión de 2008. Lo que se derivó de aquella fue una consolidación de los bufetes, una mayor especialización de los mismos y una afluencia de proveedores de servicios jurídicos alternativos (ALSP).
Los equipos jurídicos corporativos tendrán que revisar (1) los planes de continuidad del negocio y la ejecución de las firmas externas con las que trabajan actualmente, (2) dónde envían los nuevos asuntos y si más de ellos pueden gestionarse internamente o con ALSP, y (3) qué nuevas firmas surgen a través de la consolidación y la especialización para optimizar en última instancia su combinación de asesores externos. Nuestros colegas de IntApp han publicado sus propias investigaciones sobre este tema, examinando el lado de los bufetes de abogados de la ecuación.
Planificación de la gestión del cambio/hojas de ruta tecnológicas legales
Planificación de la gestión del cambio/hojas de ruta tecnológicas legalesLegal Ops ayudará a las empresas a transformar su planificación y ejecución de la continuidad, de modo que estén preparadas tanto para las demandas inmediatas (como la COVID-19) como para futuras interrupciones o retos, incluidos los probables cambios permanentes en la forma de hacer negocios de las empresas una vez que haya pasado la crisis actual. Dado que la misión principal de Legal Ops ha sido aumentar la eficiencia y la agilidad de un departamento que antes se veía lastrado por procesos arcaicos, se trata de un recurso fundamental de liderazgo e innovación para el resto de la empresa a la hora de impulsar Business Continuity Transformation™.
El departamento jurídico debe realizar un seguimiento del impacto empresarial de los acontecimientos importantes actuales y futuros.
El departamento jurídico debe realizar un seguimiento del impacto empresarial de los acontecimientos importantes actuales y futuros.El departamento jurídico ya es el encargado de gestionar los incidentes, reclamaciones y litigios de los empleados. Es fácil ver dónde deben desempeñar una función de triaje, identificando y analizando el trabajo que se deriva directamente de una perturbación como la COVID-19, para poder ayudar a la organización a comprender mejor el verdadero impacto de estos acontecimientos en su negocio.
Se trata simplemente de personalizar las funciones de recopilación y análisis de datos ya implementadas en las mejores soluciones de operaciones jurídicas, lo que puede constituir una rica fuente de información para los directivos de las empresas a la hora de planificar la próxima disrupción que pueda producirse. Como ha aprendido a base de golpes duros el mundo empresarial, verse sorprendido en un momento así puede ser un desastre para muchas empresas, empleados y clientes por igual.
Obtenga más información sobre cómo Legals Ops puede impulsar la evolución de las funciones de continuidad del negocio en nuestra cumbre virtual, Continuidad durante el coronavirus.
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