Depuis que nous avons lancé LegalHold, nous l'avons vu adopté par les professionnels du droit à la recherche d'une solution logicielle de mise en suspens simple d'utilisation. La meilleure façon de maintenir cet élan ? En travaillant avec eux pour ajouter de nouvelles fonctionnalités.
Comme beaucoup d'autres fournisseurs de logiciels performants, nous établissons la feuille de route de tout produit en fonction du retour d'information et de la co-innovation avec notre communauté d'utilisateurs. Ce sont les commentaires des clients qui ont conduit à l'ajout de nombreuses fonctionnalités dans LegalHold lorsque nous avons relancé le produit à l'automne dernier. Vous pouvez visiter la page du produit pour les voir toutes, mais certaines d'entre elles étaient particulièrement importantes pour les utilisateurs...
- La facilité d'intégration avec leurs plates-formes pertinentes existantes, en particulier Active Directory et les systèmes de ressources humaines. Cela leur a permis d'identifier rapidement et simplement les dépositaires appropriés en exploitant les données actuelles sur les employés.
- Intégration avec d'autres produits de gestion juridique d'entreprise (ELM) de Mitratech, en particulier TeamConnect et eCounsel, puisqu'ils sont déjà utilisés par un grand nombre de nos clients. Cela leur permet de lancer facilement une mise en suspens juridique à partir de ces applications, plutôt que de passer d'une application à l'autre, car les formulaires de LegalHold peuvent être pré-remplis avec les données de l'ELM. LegalHold peut également s'intégrer à d'autres produits ELM non-Mitratech.
- Suivre et rapporter les réponses aux demandes de mise en suspens, car l'horodatage des réponses garantit que les résultats de la mise en suspens sont vérifiables et qu'ils peuvent résister à un examen judiciaire.
Un logiciel de mise en attente juridique qui évolue avec de nouvelles fonctionnalités
1. Dépositaires silencieux
Les dépositaires peuvent désormais être ajoutés à une mise en suspens pour des raisons juridiques, mais sans recevoir de notification. Cette fonctionnalité est utile dans le cadre d'enquêtes internes, lorsque vous ne voulez pas qu'ils sachent qu'ils font l'objet d'une mise en suspens pour des raisons juridiques, ou lorsque vous ne voulez pas déranger certaines parties avec des notifications de mise en suspens (par exemple, s'il s'agit du directeur général).
2. Reconnaissance par un tiers
Ceci est utile dans les situations où un service juridique peut se conformer à une obligation légale au nom de quelqu'un d'autre - encore une fois, comme le PDG, ou quelqu'un qui peut être en congé de longue durée.
3. Notifications automatiques de départ
Lorsqu'un employé actif dans le domaine des retenues légales quitte l'entreprise, le système peut générer des notifications automatiques à un ensemble de personnes sélectionnées et envoyer une copie au responsable de l'employé qui quitte l'entreprise. Cet e-mail contiendra toutes les informations pertinentes sur la rétention, l'état actuel de la conformité, etc. Il s'agit d'une fonction assez exclusive qui n'est pas disponible dans la plupart des autres logiciels de gestion des documents juridiques.
Lorsqu'un litige ou une enquête réglementaire se profile, il est crucial de préserver les informations pertinentes et d'éviter les sanctions qu'un tribunal pourrait imposer, comme le soulignera n'importe quel expert juridique. En réduisant le lancement d'une mise en suspens à quatre étapes simples, une solution logicielle de mise en suspens SaaS permet de réduire les coûts, l'inefficacité et les risques qui pèsent sur l'exécution traditionnelle de la mise en suspens.
En gardant cela à l'esprit, il n'est pas surprenant que les utilisateurs de LegalHold s'expriment sur l'ajout de nouvelles capacités. Ce sont eux qui s'investissent le plus dans l'évolution du logiciel de conservation des documents juridiques.
Et tant qu'ils ont de bonnes idées, c'est à nous de les concrétiser.
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