En ce qui concerne le service juridique, la question de la réduction des coûts peut s'avérer délicate. Comment une entreprise peut-elle réduire ses dépenses juridiques sans compromettre la qualité du travail ? En particulier lorsqu'il s'agit de conseillers juridiques externes ?
Cela est particulièrement préoccupant dans leur cas, car ils peuvent ne pas avoir la même crédibilité que votre équipe interne. Le non-respect des directives de facturation par les conseillers juridiques externes est un problème qui peut entraîner pour votre entreprise des dépenses supplémentaires de plusieurs centaines, voire milliers de dollars.
Cependant, avec les bons outils et les bonnes stratégies, vous pouvez rationaliser le processus de gestion juridique, optimiser l'efficacité et réduire vos dépenses juridiques globales.
Comment réduire les dépenses juridiques
Lorsque votre entreprise traverse une période difficile, vous devez commencer à examiner vos dépenses et à réfléchir à la manière dont vous pouvez réduire les dépenses inutiles. Voici quelques moyens de réduire vos dépenses juridiques :
Vérifier les factures existantes
Vous pourriez être surpris par la manière dont vous êtes facturé ; de nombreuses tâches administratives (comme la recherche d'un e-mail) peuvent se retrouver sur votre facture. En examinant vos factures, vous pourrez peut-être détecter des facturations contraires à l'éthique ou des gaspillages inutiles. Les technologies juridiques telles que le logiciel de facturation électronique Acuity ELM peuvent faciliter considérablement le processus de vérification des factures. L'analyse prédictive surveille votre historique et détecte les pics et les irrégularités dans les budgets, les performances, les factures, etc. En suivant les fluctuations de vos processus, vous pouvez identifier et résoudre les problèmes plus efficacement, et éviter qu'ils ne se reproduisent.
Améliorer la clarté
Les cadres supérieurs et votre conseiller juridique externe doivent s'entendre sur ce qui doit être inclus dans le budget juridique. L'équipe juridique doit faire preuve de transparence quant à sa facturation, et vous devez être clair quant à vos attentes.
La rédaction de directives de facturation complètes est un moyen d'assurer la conformité. Dans ces directives, précisez ce que vous paierez et ce que vous ne paierez pas, ainsi que la manière dont vous souhaitez que les dossiers soient traités. Par exemple, vous pouvez inclure dans les directives que vous ne paierez pas le temps consacré à la recherche ou à la formation des stagiaires. Vous pouvez également préciser le nombre de personnes travaillant sur un dossier ou un événement spécifique.
Se tourner vers l'intérieur
Pourquoi payer un supplément pour un travail qui peut être effectué plus efficacement par votre équipe interne ? Lorsqu'il s'agit de processus qui nécessitent une connaissance approfondie de votre entreprise, votre équipe juridique interne est la mieux placée pour effectuer ce travail. Cependant, votre conseiller juridique externe peut prendre en charge les dossiers qui nécessitent une expertise spécialisée. Utilisez votre plateforme ELM pour déterminer la meilleure utilisation de vos ressources.
Simplifier les processus
Lorsque vous travaillez avec un avocat externe, vous devez mettre en place un système de partage des informations et des documents. Au lieu d'être facturé à l'heure pour le temps passé à passer au crible de multiples e-mails, demandez à l'avocat de rédiger un résumé du dossier et de le télécharger dans votre système de gestion des dossiers. Activez la gestion électronique des documents pour faciliter l'accès aux documents importants.
Si votre conseiller juridique externe vous facture trop cher, vous risquez de perdre des milliers de dollars chaque année pour des tâches insignifiantes ! Disposer d'un plan complet réduit les coûts tant pour votre équipe interne (qui n'a plus à se soucier de la gestion des documents) que pour votre conseiller juridique externe.
Automatiser le processus de facturation
Comme mentionné précédemment, la technologie peut être d'une grande aide pour gérer les dépenses juridiques. La technologie de gestion juridique d'entreprise (ELM) a la capacité de transformer votre relation avec vos conseillers juridiques externes. Évitez les appels téléphoniques embarrassants pour résoudre un litige lié à la facturation ; oubliez le tri fastidieux de piles de documents pour gérer la facturation.
Maîtrisez le processus de facturation grâce à une solution technologique pour :
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- Vérifiez votre facture dans les moindres détails afin de détecter les erreurs et les points problématiques.
- Approuver automatiquement les factures qui ne violent pas de nombreuses directives.
- Veiller au respect des délais de soumission des factures.
- Recevez des alertes en cas de problèmes liés aux factures.
Débarrassez-vous du poids des processus obsolètes
Les processus manuels constituent un poids mort qui nuit à l'efficacité, à la productivité, au service à la clientèle et à la qualité de vos relations avec les conseillers juridiques externes et les autres prestataires de services juridiques. L'automatisation des processus clés des opérations juridiques, tels que la facturation et la vérification des factures, permettra d'obtenir de meilleurs résultats pour tous et permettra au service juridique de montrer à la direction qu'il a amélioré ses performances en évoluant pour s'adapter aux nouvelles réalités auxquelles sont confrontés tous les acteurs du monde des affaires aujourd'hui.
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