6 principes pratiques pour la gestion des politiques et des procédures

Une bonne politique n'est pas seulement un ensemble de règles, mais le cadre dans lequel un employé doit opérer pour maintenir les normes fixées par l'organisation. Les incidents surviennent souvent lorsque les politiques ne sont pas bien pensées, communiquées ou tenues à jour.

Il existe un certain nombre de stratégies efficaces pour élaborer, maintenir, réviser et communiquer les politiques, mais il existe quelques "meilleures pratiques" communes qui devraient servir de base à un cadre sur lequel votre système de gestion des politiques est construit.

Culture de conformité

Pour que les politiques soient un élément efficace du cadre de conformité, elles doivent faire partie de la "culture de conformité" et cette culture doit être impulsée de haut en bas. La tâche consistant à rédiger des politiques et à les tenir à jour est un élément essentiel de la conformité de l'organisation et doit être considérée dans ce contexte. La mise à jour des politiques prend du temps et des ressources doivent être allouées à cette tâche.

Structure

Il est beaucoup plus facile de lire une politique si sa structure est cohérente et suit un modèle logique. Un modèle devrait être défini pour les politiques, ce qui profitera à la fois au lecteur et à ceux qui rédigent la politique, car les experts en la matière ne traitent pas nécessairement des documents au quotidien.

Clair et concis

Les politiques doivent être rédigées dans un langage clair et concis, sans ambiguïté, et expliquer clairement ce qu'il faut faire pour s'y conformer. Toutefois, tout en étant clair, le contenu doit être précis et actualisé, ce qui peut nécessiter la collaboration de plusieurs réviseurs ; il incombe au responsable de la politique de veiller à ce que les bonnes personnes soient impliquées dans ce travail. Lorsque la politique est dictée par la réglementation, elle doit montrer comment celle-ci s'applique aux activités spécifiques menées au sein de l'organisation.

Communication

Aussi bien rédigée soit-elle, une politique qui n'a pas été communiquée à l'entreprise ne sert pas à grand-chose si elle est simplement laissée "sur l'étagère" ou mise sur l'intranet de l'organisation dans le cadre d'une approche "post and hope" (poster et espérer). L'accent doit être mis sur la communication de la politique aux seuls employés concernés, car une communication excessive est souvent aussi négative qu'une communication insuffisante. Les employés doivent non seulement lire la politique, mais aussi, pour les politiques critiques, montrer leur niveau de compréhension en répondant à des questions sur cette politique.

Révision

Les politiques sont des "documents vivants" susceptibles d'être modifiés en fonction des priorités ou des événements de l'entreprise. Chaque politique doit faire l'objet d'un processus de révision régulier impliquant à la fois le responsable de la politique et les experts en la matière.

Technologie

Les organisations doivent tirer parti de la technologie, car la tâche consistant à assurer le respect des politiques ne doit pas être sous-estimée, en particulier dans les organisations dont la main-d'œuvre est diversifiée et répartie. L'époque du "manuel du personnel" imprimé est révolue et les employés doivent pouvoir accéder à un "centre de politique" central, où qu'ils se trouvent.

En résumé : les politiques constituent un élément essentiel de la défense de l'organisation et Michael Rasmussen lui-même a déclaré que "pour se défendre, l'organisation doit être en mesure de présenter un historique détaillé des politiques en vigueur, de la manière dont elles ont été communiquées, des personnes qui les ont lues, de celles qui ont été formées à leur sujet, de celles qui les ont attestées, des exceptions qui ont été accordées et de la manière dont les violations des politiques et leur résolution ont été contrôlées et gérées".