6 Praktische Grundsätze für das Management von Richtlinien und Verfahren

Eine gute Politik ist nicht nur eine Reihe von Regeln, sondern der Rahmen, in dem sich ein Mitarbeiter bewegen sollte, um die von der Organisation festgelegten Standards einzuhalten. Häufig kommt es zu Zwischenfällen, wenn die Richtlinien nicht gut durchdacht sind, nicht kommuniziert oder nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Es gibt eine Reihe wirksamer Strategien für die Entwicklung, Pflege, Überprüfung und Kommunikation von Richtlinien, aber es gibt auch einige gemeinsame "beste Praktiken", die als Grundlage für ein Rahmenwerk verwendet werden sollten, auf dem Ihr Richtlinienmanagementsystem aufgebaut ist.

Kultur der Rechtstreue

Damit Richtlinien ein erfolgreicher Teil des Compliance-Rahmens sind, müssen sie Teil der "Compliance-Kultur" sein, und diese Kultur muss von oben nach unten gesteuert werden. Die Aufgabe, Richtlinien zu verfassen und auf dem neuesten Stand zu halten, ist ein entscheidender Teil der Compliance einer Organisation und sollte in diesem Zusammenhang gesehen werden. Die Aktualisierung der Richtlinien ist zeitaufwändig, und es müssen Ressourcen für diese Aufgabe bereitgestellt werden.

Struktur

Es ist viel einfacher, eine Richtlinie zu lesen, wenn sie einheitlich strukturiert ist und einem logischen Muster folgt. Es sollte eine Vorlage für Richtlinien festgelegt werden, da dies sowohl für den Leser als auch für die Verfasser der Richtlinie von Vorteil ist, da die Fachexperten möglicherweise nicht täglich mit Dokumenten zu tun haben.

Klar und prägnant

Richtlinien sollten in einer klaren und prägnanten Sprache verfasst werden, damit sie eindeutig sind und klar erklären, was zur Einhaltung der Richtlinie erforderlich ist. Bei aller Klarheit muss der Inhalt jedoch genau und aktuell sein, was die Mitarbeit mehrerer Prüfer erfordern kann. Es liegt in der Verantwortung des Eigentümers der Richtlinie, sicherzustellen, dass die richtigen Personen an dieser Arbeit beteiligt sind. Wenn die Richtlinie durch Vorschriften bestimmt wird, sollte sie aufzeigen, wie sich diese auf bestimmte Aktivitäten innerhalb der Organisation beziehen.

Kommunikation

Eine noch so gut formulierte Richtlinie, die nicht an das Unternehmen weitergegeben wurde, ist von geringem Nutzen, wenn sie einfach "im Regal" steht oder im Intranet des Unternehmens nach dem Motto "post and hope" veröffentlicht wird. Es muss darauf geachtet werden, dass die Richtlinie nur denjenigen Mitarbeitern mitgeteilt wird, die davon betroffen sind, denn zu viel Kommunikation ist oft genauso negativ wie zu wenig. Die Mitarbeiter sollten die Richtlinie nicht nur lesen, sondern bei kritischen Richtlinien auch zeigen, dass sie sie verstanden haben, indem sie Fragen zu dieser Richtlinie beantworten.

Überprüfung

Richtlinien sind "lebende Dokumente", die je nach geschäftlichen Prioritäten oder Ereignissen geändert werden können. Für jede Richtlinie sollte ein regelmäßiger Überprüfungsprozess eingerichtet werden, an dem sowohl der Eigentümer der Richtlinie als auch Fachexperten beteiligt sind.

Technologie

Unternehmen sollten sich die Technologie zunutze machen, denn die Aufgabe, die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten, darf nicht unterschätzt werden, insbesondere in Unternehmen mit einer vielfältigen und verteilten Belegschaft. Die Zeiten eines gedruckten "Personalhandbuchs" sind vorbei, und die Mitarbeiter müssen unterstützt werden, indem sie unabhängig von ihrem Standort auf ein zentrales "Richtlinienzentrum" zugreifen können.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Richtlinien sind ein wesentlicher Bestandteil der Verteidigung einer Organisation, und Michael Rasmussen hat selbst gesagt, dass "die Organisation, um sich zu verteidigen, in der Lage sein muss, eine detaillierte Historie darüber vorzulegen, welche Richtlinien in Kraft waren, wie sie kommuniziert wurden, wer sie gelesen hat, wer darin geschult wurde, wer sie bestätigt hat, welche Ausnahmen gewährt wurden und wie Verstöße gegen die Richtlinien und deren Lösung überwacht und verwaltet wurden".