Il n'y a probablement pas de meilleur exemple de la façon dont l'agilité opérationnelle est vitale pour la continuité des activités que ce que nous voyons actuellement, avec les effets en cascade de l'épidémie de COVID-19 sur les entreprises et les marchés du monde entier.
L'agilité permet à une entreprise de s'adapter aux circonstances imprévues et d'atténuer les risques inattendus. Si votre entreprise est vraiment "agile", elle est capable de maximiser la valeur de l'entreprise même lorsque le monde est très incertain. Comme celle provoquée par une pandémie mondiale.
L'un des principaux arguments de vente de l'automatisation des flux de travail est la façon dont elle peut apporter agilité, réactivité et valeur ajoutée à une organisation. Comment peut-elle le faire dans une situation comme celle-ci ? En permettant aux utilisateurs d'adapter rapidement leurs opérations, même lorsque survient un événement aussi perturbateur que le coronavirus.
Nous proposons désormais les flux de travail TAP et COVID-19 gratuitement:
Nous proposons le TAP gratuit pour tous les entreprises qui souhaitent utiliser trois flux de travail que nous avons conçus pour aider à lutter contre l'impact de COVID-19 dans leur configuration de base, sans aucune intégration. Nous couvrirons même les coûts d'hébergement. TAP sera disponible gratuitement jusqu'au 30 septembre 2020, et permettez-moi d'insister : Il n'est pas nécessaire d'être un client existant de TAP pour utiliser le logiciel ou ces flux de travail.
Nous fournissons tous les utilisateurs avec trois flux de travail gratuits conçu pour aider les entreprises à gérer les défis opérationnels créés par l'apparition du virus COVID-19 et son impact sur les voyages et les problèmes de santé des employés. Il s'agit de déjà disponible aux utilisateurs du TAP, et nous disposons d'un Démonstration en direct qui vous expliquera comment utiliser ces flux de travail.
Ces trois flux de travail gratuits ont été spécialement conçus et mis à disposition en réponse à l'épidémie et aux défis opérationnels immédiats auxquels sont confrontées les organisations partout dans le monde :
Auto-évaluation des risques
Un flux de travail automatisé, comprenant la spécification des parties prenantes et des notifications, proposé sous la forme d'un modèle préconstruit prêt à l'emploi, mais entièrement personnalisable par l'utilisateur.
Il permet à une entreprise de publier rapidement un flux de travail permettant à un employé de signaler aux ressources humaines s'il a été testé positif au COVID-19, s'il a été en contact avec des personnes testées positives ou s'il a signalé d'autres facteurs de risque ou impacts tels qu'un voyage récent dans un lieu à haut risque, la fermeture de l'école de ses enfants, ou d'autres éléments.
Le flux de travail peut constituer une transaction sécurisée et confidentielle entre les RH et l'employé ; les gestionnaires ou les parties prenantes peuvent être ajoutés à la discrétion des RH. Il permet également à toutes les parties de consulter en temps réel les pays encore touchés par l'épidémie.
Un formulaire avec une logique métier intégrée pose à l'employé des questions telles que...
- Qu'aimeriez-vous rapporter ?
- J'ai été en contact avec quelqu'un qui avait le virus et je serai en auto-quarantaine pendant 14 jours.
- J'ai un membre de ma famille qui présente un risque élevé.
- J'ai récemment voyagé dans un pays ou un lieu à haut risque.
- L'école de mon enfant a été fermée.
- Autres
Toutes les questions sont assorties d'options permettant d'ajouter des commentaires. La personnalisation permet aux RH d'ajouter d'autres questions si elles le souhaitent. Une fois le formulaire rempli, il peut être automatiquement acheminé vers les parties prenantes/responsables concernés pour examen.
Demande de voyage d'affaires
Il s'agit d'un autre flux de travail disponible sous forme de modèle préétabli, mais qui peut être personnalisé par nos clients.
Son formulaire de demande basé sur le protocole TAP utilise une logique commerciale intégrée, des champs déroulants et d'autres fonctions pour capturer les informations suivantes :
- L'objectif principal de la réunion (y compris le nom du client)
- La date la plus récente confirmée par le client, le bureau ou le chef d'entreprise comme étant la date à laquelle on a besoin de vous sur place.
- Lieu de départ, destination(s), itinéraire et méthode. Exemple : Départ en train de la gare de Londres St. Pancras vers la gare du Nord à Paris.
- Dates de voyage
- Risques/impacts de l'absence de voyage, tels que les effets sur un contrat, l'impact négatif sur les relations avec les clients/le secteur, etc.
- Des options alternatives telles que la téléconférence, la représentation locale ou la représentation des partenaires.
Les demandes sont automatiquement acheminées vers les parties prenantes/responsables concernés pour examen ; des notifications d'approbation ou de refus peuvent être automatiquement générées et envoyées aux demandeurs et aux responsables.
Suivi du travail à distance
Ce flux de travail aide les responsables des ressources humaines à suivre le statut des employés qui travaillent à distance, ainsi que l'état de santé et de voyage de ces employés et de leurs contacts proches lors d'une crise de santé publique ou de sécurité comme l'épidémie de COVID-19.
Dans un premier temps, le flux de travail permet à l'employé de demander à travailler à distance en lui demandant les dates de début et de fin souhaitées, la raison de la demande et d'autres informations clés.
Dans sa deuxième phase, après la période initiale approuvée pour le travail à distance, le flux de travail envoie automatiquement aux employés, une fois par semaine, des messages contenant les informations suivantes :
- Doivent-ils prolonger le travail à distance d'une semaine ?
- L'employé a-t-il pu travailler à distance avec succès la semaine dernière ?
- Si non, pourquoi ? (Une liste déroulante conditionnelle avec des réponses telles que : Problèmes de WiFi, problèmes de service téléphonique, emplacement physique, case à remplir pour "autre")
- Avez-vous, ou l'un de vos proches, voyagé dans des lieux où les niveaux d'alerte au coronavirus sont élevés ? (Peut renvoyer à une page de surveillance du CDC)
- Avez-vous, ou l'un de vos proches, été en contact avec une personne dont le test de dépistage du coronavirus s'est révélé positif ?
- Serez-vous en mesure de travailler à distance avec succès au cours de la semaine à venir ?
Quand la flexibilité et la résilience comptent le plus
Nous sommes conscients que les entreprises devront relever d'autres défis au fur et à mesure que la crise du COVID-19 progresse. C'est pourquoi nous proposerons à l'avenir d'autres flux de travail pour les aider à faire face à ses effets, tous disponibles pour les membres de la communauté de co-innovation TAP et pour les entreprises non clientes qui peuvent faire bon usage de TAP pendant cette période.
Quelle sera l'évolution de la pandémie de coronavirus ? C'est ce qui est troublant et incertain : Personne ne le sait. C'est pourquoi les semaines et les mois à venir constitueront un véritable test de résistance pour la flexibilité et la résilience de nombreuses entreprises. Et c'est là que la technologie d'automatisation du flux de travail et le soutien exceptionnel aux clients prouveront leur valeur - une fois de plus.
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