Vous avez fait le travail nécessaire pour trouver les CV des candidats idéaux, vous les avez interviewés avec l'aide d'une équipe de recrutement, vous les avez notés en fonction de la culture de votre entreprise, et vous devez maintenant accomplir votre dernière tâche : rédiger une lettre d'offre. Lorsque vous trouvez la personne que vous souhaitez recruter dans votre entreprise, rédiger une lettre d'offre parfaite peut faire la différence entre obtenir votre candidat idéal et le voir partir ailleurs.
Même si quelqu'un a accepté verbalement votre offre, vous devez tout mettre par écrit, pour votre bien et pour le leur. Une bonne lettre d'offre doit comporter plusieurs éléments :
- Effacer
- Cohérent
- Rapide (livrez-le rapidement !)
- Juridique
Lorsque vous rédigez une lettre d'offre, vous utiliserez probablement un modèle pour commencer (comme ceux que vous pouvez charger dans Trakstar Hire), puis vous la personnaliserez et l'adapterez au candidat et au poste. Il y a beaucoup de choses à garder à l'esprit lors de la rédaction du modèle et de la lettre d'offre finale, il est donc important de faire quelques recherches avant de l'envoyer.
Lettres d'offre Éléments constitutifs
La lettre d'offre est le dernier élément de communication avec un candidat avant qu'il ne signe pour devenir un employé. Tout ce qui mène à cette offre est un peu plus important que la lettre elle-même, mais vous ne voulez pas vous tromper dans votre lettre d'offre. Si vous vous trompez, cela pourrait réduire à néant tout votre travail tout au long du processus de recrutement.
Si quelque chose ne semble pas correct, les employés potentiels pourraient hésiter à quitter leur emploi ou à choisir votre offre plutôt que celle d'un autre employeur.
Une base solide pour votre lettre d'offre est le meilleur point de départ. Toutes les lettres d'offre doivent comporter certains éléments communs, notamment :
- Une image de marque qui donne du poids et de la valeur à la lettre d'offre.
- Un format de lettre standard, comprenant la date, le nom de l'entreprise, les coordonnées, etc.
- Une déclaration liminaire dans laquelle vous mentionnez de manière concise l'offre, l'intitulé du poste et le nom de l'entreprise.
- Une brève description du poste, dans laquelle vous indiquez les horaires prévus, le lieu de travail, la date de début et une copie de la description succincte du poste tirée de l'offre d'emploi.
- Toutes les informations relatives au salaire et aux avantages sociaux dont ils ont besoin pour prendre leur décision, en particulier si le salaire n'a jamais été discuté et que vous avez indiqué une fourchette dans la description du poste.
- Déclaration facultative annonçant que l'entreprise peut mettre fin à l'emploi pour toute raison légale – il s'agit d'une pratique courante qui ne dissuadera pas les employés potentiels.
- Une dernière section de conclusion où vous indiquez les coordonnées des personnes susceptibles de répondre aux questions, notamment le service des ressources humaines et le supérieur hiérarchique direct de l'employé concerné.
Il existe quelques autres éléments que vous pouvez inclure dans votre lettre d'offre, mais vous n'êtes pas obligé de le faire si cela ne correspond pas à votre entreprise. Il s'agit notamment des éléments suivants :
- Une date d'expiration – jusqu'à quand l'offre est-elle valable ?
- Une sorte de clause de non-responsabilité : que doivent faire vos employés s'ils souhaitent faire une contre-offre ?
- Une liste des éventualités susceptibles d'annuler l'offre
Dans Trakstar Hire, vous pouvez créer un modèle pour vous assurer que vous disposez de tous ces éléments. Vous pouvez ensuite personnaliser la lettre d'offre en fonction de vos besoins dans Hire. Utilisez le modèle et les espaces réservés pour extraire automatiquement les informations relatives à l'emploi à partir de votre offre d'emploi, de vos notes, des CV, etc. Gagnez du temps et éliminez les petites erreurs qui peuvent entraîner de nombreux problèmes lors de cette dernière étape du processus de recrutement.
Les lettres d'offre doivent créer un lien émotionnel
Le temps des lettres d'offre ennuyeuses et conventionnelles est révolu depuis longtemps. Nous vous suggérons de commencer par un modèle afin de ne pas oublier les détails pertinents, mais n'hésitez pas à vous en écarter si vous le pouvez ! Suscitez l'enthousiasme de votre candidat à l'idée de travailler dans votre entreprise et d'occuper son nouveau poste. De nombreux nouveaux employés ont toujours quelques doutes, et il est toujours utile d'apporter un peu d'énergie pour les dissiper.
Que pouvez-vous faire pour que votre nouvelle recrue soit enthousiaste et s'attache émotionnellement à son nouveau poste ?
- Envoyez une photo de leurs collègues afin qu'ils puissent mettre des noms sur les visages.
- Joignez une vidéo dans laquelle vous donnez un peu plus de détails sur ce à quoi ils peuvent s'attendre pendant la période d'intégration.
- Expliquez pourquoi vous les avez embauchés.
- Ajoutez à votre lettre des éléments visuels qui aideront à présenter votre entreprise ou le poste.
- Ajoutez un ou deux gifs !
Même si les lettres d'offre sont des documents sérieux et techniquement juridiques, vous pouvez tout de même y mettre un peu de personnalité !
Lettres d'offre : dernières étapes avant l'envoi
Avant d'envoyer vos lettres d'offre, il vous reste quelques étapes à suivre. Elles vous aideront à repérer d'éventuelles erreurs et à vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant que la lettre ne soit envoyée au candidat.
Relecture et révision
Veillez à relire et à corriger votre lettre d'offre ! Si possible, laissez-la reposer quelques heures, puis relisez-la avec un regard neuf. Demandez à un membre de l'équipe de recrutement de la relire également afin qu'il puisse compléter les informations que vous auriez pu oublier ou vous suggérer des façons amusantes de personnaliser l'e-mail.
Une bonne relecture ne se limite pas à un simple contrôle grammatical : vous devez également vérifier la cohérence, le ton et la valeur émotionnelle globale du texte.
Soumettez-le au service juridique
Bien que les lettres d'offre ne soient pas nécessairement des documents juridiques, elles contiennent des conditions générales auxquelles l'employeur est légalement tenu dans la plupart des cas. Si vous faites des promesses dans votre lettre d'offre que vous n'avez pas l'intention de tenir ou que vous ne tenez pas, vous pourriez vous exposer à des poursuites judiciaires.
Même si vous utilisez un modèle, il est préférable de faire examiner par votre équipe juridique toutes les lettres d'offre qui sortent de la norme. Le service juridique devrait être en mesure de vous aider à rédiger un modèle qui ne contrevienne à aucune loi en vigueur, mais il devrait également réviser régulièrement vos modèles, car les lois sur l'emploi changent régulièrement. Les responsables des ressources humaines doivent se tenir informés des changements juridiques, mais il arrive parfois que certains détails leur échappent.
En général, plus le poste est élevé et plus le salaire est important, plus il est probable que la lettre soit soumise à un avocat, mais ce n'est pas toujours le cas. Vous devez donc faire preuve de diligence raisonnable pour chaque lettre d'offre et chaque modèle.
Si vous ne disposez pas d'un service juridique, il existe des ressources en ligne qui peuvent vous aider à comprendre les implications juridiques liées à la rédaction de lettres d'offre.
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N'oubliez pas que l'embauche d'un nouvel employé n'est qu'un début ! Vous devez vous assurer de lui offrir une excellente expérience d'intégration au sein de votre organisation, de le former de manière cohérente pour en faire un leader et un employé compétent, et de lui fournir des commentaires constructifs en rapport avec sa description de poste initiale et les raisons pour lesquelles il a été embauché.
Trakstar Hire est considéré comme le logiciel de recrutement le plus convivial du marché. Si vous êtes prêt à faire passer votre processus de recrutement et d'embauche au niveau supérieur,demandez dès aujourd'hui une démonstration de Trakstar Hire.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
