Sie haben die Lebensläufe Ihrer idealen Kandidaten gefunden, sie mithilfe eines Einstellungsteams interviewt, sie anhand Ihrer Unternehmenskultur bewertet und nun müssen Sie Ihre letzte Aufgabe erledigen: das Verfassen eines Angebotsschreibens. Wenn Sie die Person gefunden haben, die Sie in Ihr Unternehmen holen möchten, kann ein perfektes Angebotsschreiben den Unterschied ausmachen zwischen der Einstellung Ihres idealen Kandidaten und dessen Wechsel zu einem anderen Unternehmen.
Selbst wenn jemand Ihr Angebot mündlich angenommen hat, sollten Sie alles schriftlich festhalten – zu Ihrem eigenen Wohl und zum Wohl der anderen Partei. Ein gutes Angebotsschreiben sollte folgende Punkte enthalten:
- Klar
- Konsistent
- Pünktlich (schnell liefern!)
- Rechtliches
Wenn Sie ein Angebotsschreiben verfassen, werden Sie wahrscheinlich zunächst eine Vorlage verwenden (wie eine der Vorlagen, die Sie in Trakstar Hire laden können) und diese dann personalisieren und an den Kandidaten und die Stelle anpassen. Bei der Erstellung der Vorlage und des endgültigen Angebotsschreibens gibt es viele Dinge zu beachten. Daher ist es wichtig, dass Sie sich vor dem Versenden gründlich informieren.
Angebotsschreiben Bausteine
Das Angebotsschreiben ist die letzte Kommunikation mit einem potenziellen Mitarbeiter, bevor dieser einen Vertrag unterzeichnet. Alles, was zu diesem Angebot führt, ist etwas wichtiger als das Schreiben selbst, aber Sie sollten Ihr Angebotsschreiben nicht vermasseln. Wenn Sie es vermasseln, könnte dies all Ihre Arbeit während des Einstellungsprozesses zunichte machen.
Wenn etwas nicht stimmt, könnten potenzielle Mitarbeiter es sich noch einmal überlegen, ihren Job zu kündigen oder Ihr Angebot gegenüber dem Angebot eines anderen Unternehmens zu bevorzugen.
Eine solide Grundlage für Ihr Angebotsschreiben ist der beste Ausgangspunkt. Alle Angebotsschreiben sollten einige der gleichen Bestandteile enthalten, darunter:
- Branding, das dem Angebotsschreiben Gewicht und Wert verleiht.
- Ein Standardbriefformat, einschließlich Datum, Firmenname, Kontaktinformationen und mehr.
- Eine einleitende Erklärung, in der Sie kurz das Angebot, die Stellenbezeichnung und den Namen des Unternehmens erwähnen.
- Eine kurze Beschreibung der Stelle, in der Sie die voraussichtliche Arbeitszeit, den Arbeitsort, das Startdatum und eine Kopie der gekürzten Stellenbeschreibung aus der Stellenanzeige angeben.
- Alle Informationen zu Gehalt und Sozialleistungen, die sie für ihre Entscheidung benötigen, insbesondere wenn das Gehalt nie besprochen wurde und Sie in der Stellenbeschreibung eine Spanne angegeben hatten.
- Freiwillige Erklärung, dass das Unternehmen das Arbeitsverhältnis aus jedem rechtmäßigen Grund kündigen kann – dies ist gängige Praxis und schreckt potenzielle Mitarbeiter nicht ab.
- Ein abschließender Abschnitt, in dem Sie Kontaktinformationen für alle Personen angeben, die Fragen beantworten können, einschließlich der Personalabteilung und des direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters.
Es gibt noch einige weitere Elemente, die Sie in Ihr Angebotsschreiben aufnehmen können, aber Sie müssen dies nicht tun, wenn es nicht zu Ihrem Unternehmen passt. Dazu gehören:
- Ein Ablaufdatum – bis wann ist das Angebot gültig?
- Eine Art Haftungsausschluss – was sollten Ihre Mitarbeiter tun, wenn sie ein Gegenangebot machen möchten?
- Eine Liste von Eventualitäten, die das Angebot ungültig machen können
In Trakstar Hire können Sie eine Vorlage erstellen, um sicherzustellen, dass Sie alle diese Elemente haben. Anschließend können Sie das Angebotsschreiben in Hire auch an Ihre Bedürfnisse anpassen. Verwenden Sie die Vorlage und Platzhalter, um Jobinformationen automatisch aus Ihrer Stellenanzeige, Notizen, Lebensläufen und mehr abzurufen. Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie kleine Fehler, die zu vielen Problemen führen können, mit diesem letzten Schritt im Einstellungsprozess.
Angebotsschreiben sollten eine emotionale Verbindung herstellen
Die Zeiten langweiliger, formeller Angebotsschreiben sind längst vorbei. Wir empfehlen Ihnen zwar, mit einer Vorlage zu beginnen, damit Sie die relevanten Details nicht vergessen, aber Sie sollten dennoch so weit wie möglich vom Standard abweichen! Begeistern Sie Ihren Kandidaten für die Arbeit in Ihrem Unternehmen und für seine neue Position. Viele neue Mitarbeiter haben immer ein wenig Zweifel, und etwas Energie kann dabei helfen, diese Zweifel auszuräumen.
Was können Sie tun, damit sich Ihre neuen Mitarbeiter für ihre neue Position begeistern und emotional daran binden?
- Senden Sie ein Foto ihrer Kollegen, damit sie die Namen mit den Gesichtern in Verbindung bringen können.
- Fügen Sie ein Video hinzu, in dem Sie etwas detaillierter darauf eingehen, was sie während der Einarbeitung erwarten können.
- Sprechen Sie darüber, warum Sie sie eingestellt haben.
- Fügen Sie Ihrem Anschreiben einige visuelle Elemente hinzu, die dabei helfen, Ihr Unternehmen oder die Position vorzustellen.
- Füge ein oder zwei GIFs hinzu!
Auch wenn es sich bei Angebotsschreiben um seriöse und technisch gesehen rechtliche Dokumente handelt, dürfen Sie dennoch etwas Persönlichkeit einbringen!
Angebotsschreiben: Letzte Schritte vor dem Versand
Bevor Sie Ihre Angebotsschreiben versenden, sollten Sie noch einige weitere Schritte unternehmen. Diese können Ihnen dabei helfen, eventuelle Fehler zu finden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, bevor das Schreiben an den Bewerber geht.
Korrekturlesen & Bearbeiten
Überprüfen und bearbeiten Sie Ihr Angebotsschreiben unbedingt! Legen Sie es nach Möglichkeit für ein paar Stunden beiseite und schauen Sie es sich dann mit frischem Blick noch einmal an. Lassen Sie es auch von jemandem aus dem Einstellungsteam überprüfen, damit dieser eventuelle fehlende Informationen ergänzen oder Ihnen Vorschläge machen kann, wie Sie die E-Mail persönlicher gestalten können.
Eine gute Überarbeitung umfasst mehr als nur einen Blick auf die Grammatik: Sie sollten auch auf Konsistenz, Tonfall und den emotionalen Gesamtwert achten.
Lassen Sie es von der Rechtsabteilung prüfen
Angebotsschreiben sind zwar nicht unbedingt rechtliche Dokumente, enthalten jedoch Bedingungen, an die der Arbeitgeber in den meisten Fällen rechtlich gebunden ist. Wenn Sie in Ihrem Angebotsschreiben Dinge versprechen, die Sie entweder nicht zu erfüllen beabsichtigen oder nicht erfüllen können, könnten Sie sich in rechtliche Schwierigkeiten bringen.
Selbst wenn Sie mit einer Vorlage arbeiten, ist es am besten, alle Angebotsschreiben, die von der Norm abweichen, von Ihrer Rechtsabteilung überprüfen zu lassen. Die Rechtsabteilung sollte Ihnen dabei helfen können, eine Vorlage zu erstellen, die nicht gegen geltende Gesetze verstößt, aber sie sollte Ihre Vorlagen regelmäßig überprüfen, da sich das Arbeitsrecht ständig ändert. Personalverantwortliche sollten sich über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden halten, aber manchmal kann es vorkommen, dass etwas übersehen wird.
Im Allgemeinen gilt: Je höher die Position und je höher das Gehalt, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Angebot von einem Anwalt geprüft wird. Das ist jedoch nicht immer der Fall, daher sollten Sie jedes Angebotsschreiben und jede Vorlage sorgfältig prüfen.
Wenn Sie keine Rechtsabteilung haben, gibt es einige Online-Ressourcen, die Ihnen helfen können, die rechtlichen Auswirkungen beim Verfassen von Angebotsschreiben zu verstehen.
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Denken Sie daran, dass die Einstellung Ihres neuen Mitarbeiters nur der Anfang ist! Sie möchten sichergehen, dass Sie ihn mit einer fantastischen Einarbeitungsphase in Ihrem Unternehmen willkommen heißen, ihn durch kontinuierliche Schulungen zu einer Führungskraft und einem wertvollen Mitarbeiter ausbilden und ihm wertvolles Feedback geben, das sich auf seine ursprüngliche Stellenbeschreibung und den Grund für seine Einstellung bezieht.
Trakstar Hire gilt als die benutzerfreundlichste Recruiting-Software auf dem Markt. Wenn Sie bereit sind, Ihre Personalbeschaffung und -einstellung auf die nächste Stufe zu heben,fordern Sie noch heute eine Demo von Trakstar Hire an.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
