Nouvelle lettre de planification et liste détaillée. Approuvée par le Bureau de la gestion et du budget (OMB) en août 2023, la nouvelle lettre de planification et liste détaillée (« lettre de planification ») représente une augmentation considérable de la quantité de données que les entrepreneurs fédéraux doivent fournir avec leur soumission d'audit documentaire. Auparavant, l'Agence ne demandait la plupart de ces détails que si la soumission initiale d'un entrepreneur soulevait des questions justifiant un examen supplémentaire.
Le point 22 exige de nouveaux détails sur l'examen par les entrepreneurs de leur système de rémunération conformément à la norme 41 CFR 2.17(b)(3). Il précise davantage les informations à fournir que ne l'exige la réglementation. Par exemple, la réglementation n'exige pas que les entrepreneurs effectuent une analyse statistique, même si le point 22(e) semble l'indiquer.
Dans sa justification du changement apporté à la lettre de planification, l'OFCCP soutient que le fait de recevoir toutes les informations potentiellement pertinentes dès la soumission initiale accélérera le processus d'audit. Franchement, il est trop tôt pour dire si l'OFCCP sera submergé par toutes ces informations supplémentaires. Nous reviendrons sur ce sujet dans les blogs de suivi de Circa au fur et à mesure de l'évolution de la situation en 2024.
Changement à la direction de l'OFCCP: La directrice Yang a quitté l'OFCCP en mars 2023. À la fin de son mandat, l'OFCCP procédait à des examens initiaux sommaires des soumissions d'audit afin de déterminer celles qui étaient les plus susceptibles de justifier un examen plus approfondi. Après la nomination de la directrice par intérim Michelle Hodge, l'agence est revenue à la pratique des audits complets dès le départ. Trier ou ne pas trier, telle est la question pour 2024.
Examen des rémunérations: dans les commentaires publics publiés tout au long de l'année 2023 concernant la manière dont il examine les données salariales des sous-traitants afin de détecter d'éventuels problèmes d'équité salariale, l'OFCCP a évoqué la notion de « zoom avant et arrière ». Cela fait apparemment référence à la comparaison des salaires des employés qui n' occupent pas nécessairement des postes similaires. L'OFCCP crée des groupes les uns après les autres, grands, petits ou moyens (c'est-à-dire « zooms »), jusqu'à ce qu'un groupe présente une différence salariale statistiquement significative entre les hommes et les femmes ou entre les races/ethnies.
Le titre VII exige que l'examen de l'équité salariale se limite à une comparaison entre des employés qui se trouvent dans une « situation similaire ». [1] Il peut être acceptable de « zoomer et dézoomer » dans le but limité de déterminer si une analyse plus approfondie est nécessaire. Il n'est toutefois pas acceptable de « zoomer » pour informer un entrepreneur qu'il enfreint le titre VII.
Rapports sur les données salariales: lors de la conférence nationale 2023 du NILG, le président de l'EEOC, M. Burrows, a promis que l'EEOC solliciterait l'avis du monde des affaires avant de décider comment étendre les rapports EEO-1 afin d'y inclure des détails sur la rémunération des employés (rapports « Composante 2 »). M. Burrows a déclaré que la Commission solliciterait l'avis des parties prenantes, car il est « important de bien faire les choses ». Le consensus au sein de la communauté des entrepreneurs est que le processus de la composante 2 utilisé pour collecter les données de 2017 et 20178 prend beaucoup de temps et est peu utile pour identifier les inégalités salariales fondées sur la race et le sexe. L'EEOC sollicitera-t-elle davantage d'avis ou imposera-t-elle le rapport de la composante 2 sans modification en 2024 ? Affaire à suivre.
Intelligence artificielle : l'IA analyse les données afin de formuler des recommandations sur la meilleure marche à suivre (qui embaucher, par exemple). Si les données utilisées sont biaisées, l'IA formulera des recommandations biaisées. Cette question est désormais une priorité pour le gouvernement : voir le décret présidentiel de l'administration Biden sur l'IA. L'IA est l'un des enjeux les plus urgents et les plus complexes de 2023 et au-delà.
L'IA est utilisée dans le recrutement, l'intégration, la formation et le développement, la gestion des performances et toute une série d'autres initiatives RH. Le nouvel élément 19 de la lettre de planification exige que les entrepreneurs fournissent « la documentation relative aux politiques et pratiques » en matière d'IA et aux « procédures de sélection basées sur la technologie » lors des audits. Si vous utilisez l'IA, examinez le fonctionnement de votre système afin de vous assurer qu'il ne crée pas d'obstacle à l'emploi et préparez la documentation nécessaire.
Décisions de la Cour suprême concernant Harvard et l'UNC et décisions à venir: La Cour suprême a estimé que les programmes d'action positive mis en place par l'université Harvard et l'université de Caroline du Nord pour l'admission à l'université violaient la Constitution et le titre VI de la loi sur les droits civils. La Cour a jugé que ces programmes, destinés à encourager l'admission d'étudiants noirs, ne pouvaient être « strictement adaptés » afin de garantir que les droits des autres groupes (les Chinois dans ce cas précis) soient limités au minimum possible. L'opinion majoritaire du juge en chef Robert s'appuyait en grande partie sur une affaire de 2003, Grutter c. Bollinger, dans laquelle la Cour avait cité le processus d'admission de Harvard comme exemple de mise en œuvre appropriée de la discrimination positive dans les admissions à l'université. L'opinion du juge en chef Roberts remet également en question la fiabilité des indicateurs tels que ceux que nous utilisons dans la planification de la discrimination positive. En suivant cette logique, une future décision de la Cour pourrait ébranler les fondements mêmes de la discrimination positive.
Moins médiatisée, mais tout aussi importante, la révision prochaine de la « doctrine Chevron » par la Cour suprême. En 1984, dans l' affaire Chevron, U.S.A., Inc. c. Natural Resources Defense Council,Inc., la Cour suprême a estimé que lorsque la législation du Congrès ne traite pas spécifiquement d'une question, une agence fédérale peut combler les lacunes sur la manière de procéder. La majorité conservatrice actuelle à la Cour suprême n'est pas favorable à la délégation de pouvoirs aux agences fédérales. L'année prochaine, la Cour suprême examinera deux affaires concernant la doctrine Chevron. Bien que ces affaires ne traitent pas directement de la discrimination positive ou de la diversité, de l'équité et de l'inclusion (DE&I), un renversement de la doctrine Chevron pourrait devenir un argument pour les groupes conservateurs afin de contester ces programmes. Cela fait de la décision de la Cour suprême de réexaminer la doctrine l'un des événements les plus importants de 2023 en matière de conformité.
Conclusion
La Cour suprême a-t-elle été méchante ou gentille ? Dans notre pays divisé, les opinions divergent.
L'OFCCP a-t-il manqué à son devoir en ignorant pratiquement tous les commentaires reçus de la communauté des entrepreneurs lorsqu'il a justifié la nouvelle lettre de planification ? Du côté positif, l'OFCCP est en train de renouveler son protocole d'accord (« MOU ») avec le NILG. Les accords précédents promettaient des discussions approfondies et constructives sur des questions essentielles à la mise en conformité. L'espoir fait vivre : des discussions constructives contribueraient à garantir des audits pertinents permettant d'identifier et de lever les obstacles réels à l'égalité d'accès. Ce serait une bonne chose.
[1] « Comment déterminer si les employés occupent des postes similaires ? Les postes occupés par les employés doivent être suffisamment similaires pour que l'on puisse s'attendre à ce qu'ils soient rémunérés de la même manière. Il n'est pas nécessaire que ce processus soit trop rigide. L'essentiel réside dans les tâches réellement effectuées par les employés, et non dans leur intitulé de poste ou leur affectation au sein de l'entreprise. Les compétences, les efforts, les responsabilités et la complexité générale du travail constituent des critères déterminants pour établir la similitude des postes. » (EEOC Q & A : section du manuel de conformité consacrée à la discrimination salariale)
1 « Comment déterminer si les employés occupent des postes similaires ? Les postes occupés par les employés doivent être suffisamment similaires pour que l'on puisse s'attendre à ce qu'ils soient rémunérés de la même manière. Il n'est pas nécessaire que ce processus soit trop rigide. L'essentiel est ce que les personnes font réellement dans le cadre de leur travail, et non leur titre ou leur service. Les compétences, les efforts, les responsabilités et la complexité générale du travail sont des critères permettant de déterminer la similitude des emplois. » (EEOC Q & A : section du manuel de conformité sur la discrimination en matière de rémunération)
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
