La Financial Conduct Authority du Royaume-Uni a récemment publié une déclaration sur la manière dont les institutions financières doivent s'organiser pour répondre à leurs exigences en matière de traitement des documents et des processus papier pendant la pandémie de grippe aviaire COVID-19.
La FCA précise qu'il est attendu qu'aucun client d'une entreprise ne soit désavantagé par les restrictions imposées aux contacts en face à face et par les retards dans les processus qui impliquent encore des documents papier.
Les entreprises doivent démontrer qu'elles ont atténué l'impact des retards, en particulier pour le traitement des fonds ou des transactions, et qu'elles ont maintenu une bonne communication avec les clients, en particulier les personnes vulnérables ou celles qui se protègent en raison de leur état de santé.
Exemples d'abandon des processus papier
Lors d'un récent webinaire, nous avons abordé un certain nombre de cas d'utilisation qui montrent comment nos clients ont pivoté pour répondre aux besoins de leurs clients en apportant des modifications mineures aux processus opérationnels existants.
Par exemple, en remplaçant un processus d'envoi de relevés sur papier par du papier à lettres pré-imprimé, le client utilise maintenant DataStore pour créer des copies électroniques des relevés avec les incrustations appropriées avant de les envoyer par courrier électronique aux clients.
Autre exemple ? Un client commence à stocker des documents sous forme électronique le plus tôt possible dans un processus donné. Cela permet au personnel de travailler strictement avec des documents électroniques au cours d'une tâche ou d'un projet, plutôt que de s'appuyer sur le papier.
Les entreprises de services financiers posent de nouvelles questions
Cela nous amène à nous poser un certain nombre de questions que de nombreuses entreprises de services financiers - ainsi que d'autres entreprises - se posent :
- De nombreuses solutions n'étant pas utilisées de manière optimale, faisons-nous le meilleur usage possible des outils en place ? Existe-t-il des capacités que nous pourrions étendre à d'autres processus ou départements afin d'alléger les pressions dans ces domaines ?
- Combien de processus et de technologies hérités du passé fonctionnaient bien lorsque tous les participants travaillaient au bureau, mais se sont révélés difficiles, voire inopérants, lorsque les participants travaillent à domicile ?
- Que se passera-t-il lorsque les restrictions liées à la pandémie seront levées et que les membres du personnel commenceront à retourner au bureau ? Comment nos processus fonctionneront-ils lorsque certains membres du personnel seront au bureau et que d'autres travailleront encore à domicile ? Nos ressources risquent d'être encore plus sollicitées et les processus pourraient devenir encore plus difficiles à mettre en œuvre.
Si la directive COVID-19 impose un certain nombre de défis aux entreprises, en particulier dans le secteur des services financiers, elle peut également être considérée comme une force de changement positive. Elle peut favoriser la migration de processus manuels et basés sur le papier vers des solutions plus automatisées, ce qui se traduit à son tour par des processus plus efficaces et un meilleur service pour vos clients.
[bctt tweet="COVID-19 pourrait être une force pour un changement positif en éloignant les entreprises de services financiers des processus basés sur le papier." via="yes"]
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