Un portail pour les dépositaires de fonds légaux adapté aux mobiles

Le problème : les taux de conformité

Lorsque les services juridiques procèdent à des mises en suspens, il est du devoir de tous les employés qui reçoivent les avis de conservation de "conserver" toutes les informations pertinentes relatives à l'affaire en question.

Le courriel de notification est envoyé aux dépositaires identifiés de ces informations, et il leur incombe alors de se conformer ou d'accuser réception de la rétention dans les délais impartis. Afin d'assurer la recevabilité de la demande devant les tribunaux, il convient de respecter pleinement les taux de conformité de tous les de toutes les retenues légales est d'une importance primordiale.

Les grands services juridiques peuvent avoir plusieurs centaines de retenues ouvertes en même temps, et un seul dépositaire peut même s'être vu attribuer plusieurs centaines de retenues légales. Chaque retenue aura son propre courriel de notification de retenue légale, avec des pièces jointes. Ainsi, pour un dépositaire, le suivi de toutes ses obligations en matière de suspensions en cours peut s'avérer un processus fastidieux.

La solution : un portail intégré pour les dépositaires

Mitratech LegalHold dispose d'un portail sécurisé intégré pour les dépositaires, fourni avec l'application. L'accès à ce portail est totalement libre et peut être intégré à un SSO, de sorte que les dépositaires peuvent utiliser l'authentification de leur réseau pour configurer et accéder au portail.

Grâce à ce portail, les dépositaires peuvent se conformer à leurs retenues, répondre à des questionnaires sur les retenues et consulter la liste et l'état (avec date et heure) de toutes leurs retenues en cours et libérées.

Outre l'état de conformité, ils peuvent consulter leurs réponses au questionnaire et obtenir une vue chronologique de toutes les actions entreprises pour chaque dossier. S'ils ont modifié leur réponse, le système en assure également le suivi.

Les dépositaires peuvent accéder à ce portail par le biais d'un lien intégré dans l'e-mail de notification de retenue, ou peuvent y accéder séparément par le biais d'une URL distincte. Le texte de l'avis de rétention et les pièces jointes sont également disponibles sur le portail. Ainsi, si le dépositaire a accidentellement supprimé l'avis de rétention, il peut accéder à tous les détails pertinents de l'avis à partir du portail lui-même.