Herkömmliche Legal Hold-Verfahren stellen die Verwahrer vor komplexe Herausforderungen. Wie kann eine Softwarelösung für den Rechtsverkehr ihnen helfen, diese Probleme zu bewältigen?
Das Problem: Erfüllungsquoten
Werden von den Rechtsabteilungen Sperrvermerke ausgestellt, so sind alle Mitarbeiter, denen die Sperrvermerke ausgehändigt werden, verpflichtet, alle für die betreffende Angelegenheit relevanten Informationen zu "sichern".
Die Benachrichtigungs-E-Mail wird an die identifizierten Verwahrer dieser Informationen geschickt, und es liegt dann in ihrer Verantwortung, der Sperre rechtzeitig nachzukommen oder sie zu bestätigen. Um vor Gericht vertretbar zu sein, ist eine vollständige Einhaltung der Vorschriften für alle Legal Holds von äußerster Wichtigkeit.
Große Rechtsabteilungen können mehrere hundert offene Vormerkungen gleichzeitig haben, und ein einziger Verwahrer kann sogar mehrere hundert Vormerkungen erhalten haben. Für jeden dieser Fälle gibt es eine eigene E-Mail mit Anhängen. Für eine Verwahrstelle kann es daher sehr mühsam sein, den Überblick über alle offenen Sperrvermerke zu behalten.
Außerdem werden häufig Sperrungen aufgehoben oder Verwahrer aus der Sperrung entlassen. Dadurch wird es für die Verwahrer noch schwieriger, den Überblick über alle offenen und freigegebenen Bestände zu behalten, da sie nun möglicherweise auch separate Benachrichtigungen über die Freigabe von Beständen per E-Mail erhalten.
Um dieses Problem zu lösen, haben wir festgestellt, dass der Markt einen Bedarf an Software für die Verwaltung von Sperrfristen hat, die einen zentralen Speicher für alle Sperrfristen bietet, die einem Verwahrer auferlegt wurden. Dieses Portal sollte vollständig selbst bedienbar sein und die Rechtsabteilung sollte nicht mit der Verwaltung des Zugriffs belastet werden, da es Hunderte - oder manchmal Tausende - von Verwahrern geben kann, die sich gleichzeitig in einer Warteschleife befinden.
Die Lösung: ein integriertes Verwahrerportal
Mitratech LegalHold verfügt über ein integriertes, sicheres Depotbankportal, das mit der Anwendung geliefert wird. Der Zugang zu diesem Portal ist vollständig selbsterklärend und kann in ein SSO integriert werden, so dass die Verwahrer ihre Netzwerkauthentifizierung nutzen können, um das Portal einzurichten und darauf zuzugreifen.
Über dieses Portal können die Verwahrer ihre Sperrfristen einhalten, Fragebögen zu Sperrfristen beantworten und eine Liste und den Status (mit Datums- und Zeitstempel) aller offenen und freigegebenen Sperrfristen einsehen.
Neben dem Status der Einhaltung der Vorschriften können sie auch ihre Antworten auf den Fragebogen einsehen und eine Zeitleiste mit allen Maßnahmen für jeden Hold einsehen. Wenn sie eine Änderung an ihrer Antwort vorgenommen haben, hält das System dies ebenfalls fest.
Die Depotbanken können auf dieses Portal über einen in der E-Mail mit der Sperrmitteilung eingebetteten Link oder über eine separate URL zugreifen. Der gesamte Text und die Anhänge der Sperrvermerks-E-Mails sind ebenfalls im Portal verfügbar. Wenn die Depotbank also versehentlich die E-Mail mit der Sperrmitteilung gelöscht hat, kann sie alle relevanten Details der E-Mail über das Portal selbst abrufen.
Das Portal ist auch für den mobilen Einsatz optimiert, so dass der Verwahrer auch von unterwegs aus mit seinem Smartphone oder Tablet der Verfügung nachkommen kann. Dies ist eine weitere Möglichkeit, wie die Software für rechtliche Aufbewahrungsfristen dazu beitragen kann, dass alle Verwahrer alle aktiven Aufbewahrungsfristen besser einhalten und die Rechtsabteilungen ihre Verpflichtungen im Zusammenhang mit rechtlichen Aufbewahrungsfristen besser verteidigen können.
