Peu après avoir été embauché à mon poste actuel, j'ai mentionné à un ami que je travaillerais dans une entreprise appelée HotDocs. Il m'a répondu avec un sourire en coin : « Oh, tu vas donc travailler avec une bande de professionnels de la santé séduisants ? » Euh, pas vraiment. Nous ne sommes pas non plus affiliés à la chaîne de restauration rapide ou au Festival international du documentaire canadien. Notre service commercial est souvent interrogé pour savoir si nous vendons des formulaires juridiques préremplis. Bien qu'il existe plusieurs éditeurs qui vendent des formulaires prêts à l'emploi basés sur HotDocs, ce n'est pas la solution que nous proposons (la nôtre est meilleure et beaucoup plus polyvalente... Nous en parlerons dans un instant). Cela signifie donc que HotDocs est un système de gestion de documents, un système de flux de travail ou un logiciel de gestion de dossiers, n'est-ce pas ? Non, rien de tout cela.
Mais n'abandonnez pas tout de suite. Respirez profondément et découvrez ce qu'est réellement HotDocs.
De nombreux professionnels doivent créer chaque jour des documents (contrats, formulaires d'assurance, documents juridiques, etc.) qui nécessitent de saisir sans cesse le même type d'informations. Créer ces documents à partir de zéro (ou même modifier des formulaires existants) peut être un processus long et fastidieux, susceptible d'entraîner des erreurs humaines.
Imaginons que vous soyez un avocat spécialisé dans la rédaction de documents de planification successorale. Que faites-vous lorsqu'un client vous demande de rédiger un testament ? Commencez-vous par reprendre celui d'un ancien client et le modifier, en remplaçant les noms et les coordonnées, en ajoutant ou en supprimant des passages, puis en effectuant de nombreuses corrections et relectures ? Combien de temps ce processus prend-il : une heure ? Deux heures ? Peut-être même plus ?
Voyons maintenant la différence avec HotDocs. Par exemple, vous pouvez transformer un testament existant au format Microsoft Word, Corel WordPerfect ou PDF en modèle à l'aide de HotDocs Developer. Ensuite, la prochaine fois que vous aurez besoin du même type de document, il vous suffira de récupérer le modèle, de répondre à quelques questions sur le nouveau fichier dont vous avez besoin et, d'un simple clic de souris, un document sans erreur sera prêt à être utilisé.
En prime, lorsqu'un modèle est modifié, tous les modèles liés sont automatiquement mis à jour. Cela signifie que vous pouvez facilement et efficacement gérer de grandes bibliothèques de modèles, tout en garantissant que chaque document contient des informations à jour.
HotDocs est donc en réalité l'outil de génération de documents le plus puissant et le plus flexible qui soit. Il vous permet de créer des modèles pour pratiquement tous les documents de votre flux de travail, ce qui vous fait gagner du temps et de la main-d'œuvre, et réduit le nombre d'erreurs de données à une fraction de ce qu'il était auparavant.
Une fois vos modèles créés avec HotDocs Developer, ils peuvent être déployés via le bureau, un serveur ou, grâce à notre dernière innovation, HotDocs Document Services, le cloud.
Ça a l'air génial, n'est-ce pas ?
Maintenant que vous connaissez les bases, parcourez notre site Web ou appelez-nous pour découvrir ce que HotDocs peut faire pour vous.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
