Was ist Human Resources Compliance und warum ist sie wichtig?
Anpassung von Mitarbeitern, Prozessen und Technologie an sich ständig ändernde Anforderungen.
Inmitten sich ändernder Arbeitsplatzrichtlinien, eines immer schwieriger werdenden Einstellungsklimas und sich weiterentwickelnder Vorschriften rücken Personalverantwortliche die Einhaltung von Vorschriften in den Vordergrund ihrer Strategien zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität. Dabei steht nicht nur der Ruf des Unternehmens auf dem Spiel; die durchschnittlichen Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften sind um mehr als 45 % angestiegen in 10 Jahren gestiegen, und die GDPR-Strafen beginnen bei 2 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens für den falschen Umgang des Unternehmens mit seinen Daten oder für Verstöße gegen den Datenschutz.
Einfach ausgedrückt: Unternehmen - unabhängig von Größe und Umfang - können es sich nicht mehr leisten, nicht in die Einhaltung von Vorschriften zu investieren. Aber wie können HR-Teams heute ihre Teams mit den Tools ausstatten, die eine schnellere, regelkonformere Einstellung, eine sichere Überprüfung von Bewerbern, ein nahtloses Änderungsmanagement und intuitive Schulungen ermöglichen - und das alles bei gleichzeitiger Beibehaltung der Ethik als Kernwert des Unternehmens? Lassen Sie uns eintauchen.
Das Wichtigste zuerst: Was ist Human Resources Compliance?
Kurz gesagt, HR-Compliance ist der Prozess der Erstellung, Definition und Kommunikation von Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass Ihre Beschäftigungs- und Arbeitsplatzpraktiken den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Zu sagen "Ich wusste es nicht" reicht nicht aus, wenn es zu Prüfungen durch staatliche Behörden kommt, daher ist es für Personalverantwortliche unerlässlich, mit den sich entwickelnden Vorschriften Schritt zu halten.
Dazu gehören Gesetze und Vorschriften auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene. Einige der häufigsten Vorschriften, die Sie im Auge behalten sollten, sind:
- Erschwingliches Pflegegesetz (ACA)
- Gesetz für Menschen mit Behinderungen
- Gesetz über die Lohngleichheit (EPA)
- Gesetz über gerechte Arbeitsnormen (FLSA)
- Gesetz über Familien- und Gesundheitsurlaub
- Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (OSHA)
- Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes
Mit einem ganzheitlichen Ansatz trägt die HR-Compliance dazu bei, Risiken zu mindern, Bußgelder zu vermeiden, den Ruf des Unternehmens zu schützen und das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und Stakeholdern gleichermaßen zu erhalten.
Die Rolle der Personalabteilung bei der Einhaltung von Vorschriften
Wie Sie sich vorstellen können, wirken sich diese Vorschriften auf den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters aus, von der Einstellung über das Onboarding bis hin zur Mitarbeiterbindung. Zu den wichtigsten Situationen, in denen sich für Personalverantwortliche Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften ergeben können, gehören:
- Nichteinhaltung des Mindestarbeitsalters und des Mindestlohns
- Ungeeignete Interviewfragen
- Ungenaue Hintergrundprüfungen oder Lohnbuchhaltung
- Unsichere Dokumente
- Unvollständige I-9s oder fehlende Belege
- Unsachgemäße Ausbildung
- Unfaire Lohn- oder Beförderungspraktiken
- Nicht konforme Abwesenheitsregelungen und mehr.
Manchmal kann die Nichteinhaltung ohne Leitlinien für bewährte Verfahren unbeabsichtigt sein. Beispielsweise könnte eine Stellenbeschreibung für eine Position, die "Hochschulabsolventen" enthält, als diskriminierend angesehen werden. Es gibt auch bestimmte Wörter und Formulierungen, die Menschen unbewusst von Stellenbeschreibungen abhalten, weil sie als diskriminierend empfunden werden. Textio, eine App, die Unternehmen dabei hilft, integrativere Einstellungsinhalte zu verfassen, nennt Beispiele wie diese:
- In den Stellenbeschreibungen von Hulu wird häufig das Wort "Demut" verwendet, was bedeutet, dass sich mehr Frauen bewerben werden.
- Andererseits verwendet Amazon in seinen Stellenausschreibungen Formulierungen wie "Angriffe", und die Daten zeigen, dass sich wahrscheinlich mehr Männer bewerben.
Bewährte Praktiken für HR-Compliance
Die proaktive Einhaltung von Vorschriften ist eine der besten Möglichkeiten, Ihr Unternehmen zu schützen. Dazu gehören einige Möglichkeiten:
- Speicherung von Daten für bis zu sechs Jahre
- Erläuterung Ihrer Compliance-Richtlinien, einschließlich Definitionen, was Diskriminierung ist und was nicht
- Mindestens einmal pro Jahr Aktualisierung der Compliance-Richtlinien
- Beginnend mit einem vollständig konformen Einstellungs- und Rekrutierungsprozess
Die Rolle der Technologie bei der Einhaltung von Vorschriften im Personalwesen
Da die Einhaltung der Vorschriften so kompliziert sein kann, verlassen sich viele Unternehmen auf eine All-in-One-Lösung für das Talentmanagement oder eine Software, die Arbeitsabläufe automatisiert und über integrierte Prüfungen zur Einhaltung der Vorschriften verfügt, um sicherzustellen, dass der Papierkram korrekt ausgefüllt wird.
Der Einsatz einer erstklassigen Talentmanagementlösung oder einer spezialisierten Software kann den Unterschied zwischen kostspieligen Geldstrafen, die Ihr Unternehmen in den Ruin treiben, oder dem Fortbestand Ihres Unternehmens über Jahre hinweg ausmachen!
