Un document VB (Visual Basic Document) est un document MS Word qui a été automatisé à l'aide de Visual Basic for Applications. En d'autres termes, un document VB (Visual Basic document) est un modèle automatisé qui génère des versions personnalisées d'un document Word en fonction de réponses ou d'informations uniques. Un terme plus courant pour désigner un document VB serait « modèle d'automatisation de document » ou « modèle d'assemblage de document ».
Bien que Visual Basic for Applications (VBA) soit capable de créer des modèles d'automatisation de documents, il existe une longue liste de raisons pour lesquelles VBA n'est pas un choix idéal pour ce type de programmation, notamment parce qu'il est destiné à servir de plateforme RAD (Rapid Application Development) générale. En d'autres termes, VBA ne comprend pas les fonctionnalités spécifiques à l'automatisation de documents qui sont essentielles pour l'automatisation de documents à l'échelle de l'entreprise.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez automatiser l'inclusion des pronoms corrects qui font référence à l'une des parties d'un contrat, par exemple le locataire dans un contrat de location. Après avoir écrit les scripts spécifiques nécessaires à cette tâche dans le document Visual Basic, vous devriez ensuite revenir en arrière et écrire le code nécessaire pour générer une question : Quel est le sexe du locataire ?Pour une seule question, cela peut sembler facile, mais pour un contrat nécessitant des centaines d'éléments de données distincts, le codage personnalisé de l'entretien sous forme de questions-réponses représenterait un travail considérable qui ne serait pas nécessaire dans une véritable plateforme RAD d'automatisation de documents, telle que HotDocs, qui génère automatiquement une question pour chaque variable d'un modèle de document. Au-delà de la fonctionnalité de base de collecte d'informations, VBA ne dispose d'aucun système interne pour enregistrer et gérer les fichiers de réponses.
VBA manque également de nombreuses fonctionnalités de script de base couramment utilisées dans l'automatisation des documents.Les boucles répétitives imbriquées, les fonctions nécessaires à la ponctuation correcte du texte assemblé et la logique à trois états (la capacité à tester les questions sans réponse dans les expressions booléennes) sont toutes essentielles pour automatiser efficacement la génération de documents, mais elles sont toutes absentes de VBA. VBA ne permet pas le partage de fichiers de composants entre les modèles, ni le déploiement multi-plateforme des modèles. En d'autres termes, un modèle VBA ne fonctionnera pas de manière transparente dans un navigateur, un luxe que les utilisateurs de HotDocs considèrent depuis longtemps comme acquis.
Je n'effleure bien sûr que la surface, mais vous voyez l'idée. Si vous avez une petite poignée de documents simples que vous souhaitez automatiser, VBA peut vous convenir. Mais si votre entreprise dépend fortement de la génération de documents, si vos documents sont vraiment complexes et si vous ne disposez pas d'une petite armée d'ingénieurs logiciels qui n'ont rien d'autre à faire, alors VBA n'est tout simplement pas le bon choix.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
