Les macros Word, qui peuvent être divisées en deux groupes (les macros simples à touches et les macros conditionnelles, ou Visual Basic pour Applications), constituent de puissantes extensions de MS Word. Cependant, les macros Word sont souvent utilisées pour créer des modèles d'assemblage de documents, une tâche pour laquelle elles ne sont pas bien adaptées.
J'ai récemment publié plusieurs articles de blog sur ce sujet, et j'en écrirai probablement plusieurs autres avant d'en avoir terminé, principalement parce que les entreprises doivent être mises en garde, pour ainsi dire, avant qu'elles ne s'engagent trop loin dans une voie sans issue avec les macros Word.
L'un des principaux problèmes liés aux macros Word pour l'assemblage de documents concerne la collecte de données. L'assemblage de documents, une idéologie et une technologie qui remontent à un projet de recherche mené à la faculté de droit de l'université Brigham Young au milieu des années 1970, commence par l'automatisation d'un document texte ou d'un formulaire PDF graphique. Ce processus d'automatisation implique l'intégration d'une logique de script (règles métier) dans le document ou le formulaire. Le praticien commence simplement par lire le formulaire et, lorsqu'il rencontre un aspect du formulaire qui pourrait être automatisé, il utilise certaines fonctionnalités du logiciel d'automatisation pour intégrer la logique dans le document. Par exemple, le praticien peut tomber sur une clause qui ne doit être incluse dans un contrat que si plusieurs conditions sont remplies. Il peut alors encadrer la clause dans une instruction IF qui définit toutes les conditions, créant ainsi toutes les variables nécessaires.
Il y a deux points à souligner ici. Premièrement, VBA, une plateforme puissante en soi, n'est tout simplement pas conçue spécifiquement pour l'assemblage de documents et, par conséquent, ne comprend pas tous les outils de script nécessaires pour intégrer rapidement une logique dans le document. Dans de nombreux cas, vous pouvez créer vos propres utilitaires pour combler cette lacune, mais BON SANG ! C'est comme réinventer la roue, et au final, le résultat n'est pas très satisfaisant.
Mais les véritables problèmes liés à l'utilisation de VBA pour l'assemblage de documents n'apparaîtront qu'à la phase suivante du processus, à savoir la création de boîtes de dialogue de collecte d'informations afin de rassembler toutes les données nécessaires à l'assemblage d'une version personnalisée du document. En d'autres termes, avec VBA, vous devrez programmer manuellement une fenêtre contenant une question pour chaque variable que vous avez utilisée pour automatiser le document. Pour un document ne comportant que quelques questions, cette réalité peut être tolérable, mais lorsque vous passez à quelque chose de vraiment sophistiqué, par exemple un contrat complexe comportant des centaines de variables distinctes, la création des fenêtres de collecte d'informations devient un problème majeur. Et même après cela, vous constaterez que tout le travail que vous avez effectué dans VBA n'a toujours pas abouti à un produit très convivial.
Comparez VBA à HotDocs, par exemple, la plus puissante des plateformes RAD (Rapid Application Development) d'assemblage de documents et le résultat final de ce projet de recherche de l'université BYU dans les années 1970. HotDocs dispose non seulement de tous les outils nécessaires pour créer rapidement tous les scripts de documents dont vous aurez besoin, mais il crée également automatiquement une question pour chaque variable que vous intégrez dans le document. De plus, HotDocs vous permet de regrouper facilement les questions connexes dans la même fenêtre et d'intégrer des caractéristiques d'automatisation dans l'entretien lui-même. Par exemple, vous pouvez décider qu'un groupe particulier de questions ne doit pas être présenté dans l'entretien, sauf si certaines conditions sont remplies.
De plus, HotDocs vous permet d'intégrer des mesures de sécurité dans l'entretien, telles que des validations numériques et de plage de dates, ainsi que des écrans d'aide individuels pour des questions spécifiques. L'une des fonctionnalités les plus puissantes des entretiens HotDocs est la possibilité pour les utilisateurs finaux de revenir en arrière et d'avancer dans un entretien afin de saisir et de modifier leurs réponses. Cette mobilité au sein d'un entretien est essentielle pour l'assemblage de documents à l'échelle de l'entreprise, mais elle n'est même pas possible avec VBA, du moins sans une quantité inacceptable de codage.
Comme je l'ai déjà mentionné dans plusieurs articles de blog, VBA est un outil puissant qui permet aux professionnels d'étendre considérablement les fonctionnalités des produits MS Office. Cependant, il n'est tout simplement pas conçu pour l'assemblage de documents et, par conséquent, il est loin d'égaler une plateforme RAD dédiée, telle que HotDocs.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
