Workflow de la semaine : Automatiser le contrat-cadre de services

Un contrat-cadre de services (CCS) est un contrat qui définit les termes et conditions régissant la relation commerciale entre deux parties, généralement un prestataire de services et un client. Il s'agit d'un document de base qui établit les conditions générales dans lesquelles les transactions, les projets ou les services futurs seront réalisés entre les parties. Au lieu de négocier de nouvelles conditions pour chaque projet ou service, l'accord de reconnaissance mutuelle fournit un cadre auquel il est possible de se référer et qui peut être incorporé par référence dans des documents spécifiques liés au projet, tels que les cahiers des charges (SOW).

Le MSA est signé au début de la relation commerciale, et les projets ultérieurs sont généralement exécutés par le biais d'énoncés de travaux qui intègrent les termes et conditions établis dans le MSA. Pour de nombreuses entreprises, un MSA est nécessaire avant que tout travail puisse être effectué pour le client. C'est pourquoi il est idéal d'automatiser l'AMS et de l'envoyer immédiatement après la conclusion du contrat avec le client. Ensuite, grâce à l'automatisation, les informations peuvent être rassemblées et conservées dans un système central pour des raisons d'audit et pour faciliter le processus d'établissement du cahier des charges qui pourrait intervenir ultérieurement. 

Un processus MSA lent est une source de frustration pour tout le monde : votre équipe de vente, votre équipe de réussite client, votre nouveau client et l'équipe juridique. En revanche, un processus rapide et efficace (et qui utilise l'automatisation des flux de travail) fait de votre équipe juridique le héros, qui travaille discrètement dans les coulisses pour s'assurer que les contrats sont conclus rapidement, que les services commencent immédiatement et que le renouvellement se déroule sans heurts. 

Les équipes juridiques peuvent souffrir d'une "réputation de blocage", qui est exacerbée par la lenteur du démarrage du contrat - une situation qui est souvent hors de leur contrôle. Mais l'automatisation des flux de travail permet de gérer tous les obstacles qui sont souvent associés au processus contractuel. Par exemple, avec une intégration dans Salesforce ou votre CRM, une affaire conclue peut automatiquement déclencher l'envoi d'un MSA, sans attendre qu'un vendeur ou un membre de l'équipe Customer Success en prenne l'initiative. 

Avec une plateforme de flux de travail robuste, les équipes juridiques peuvent concevoir un "flux" qui tire un modèle de MSA d'une bibliothèque de documents, garantissant que les termes ont été préapprouvés et sont prêts à rencontrer immédiatement le nouveau client. Si le client demande des modifications, ces mises à jour peuvent déclencher des réponses automatisées et être automatiquement rejetées, acceptées ou transmises à un expert de votre équipe. 

Un transfert efficace entre les ventes et la réussite des clients après la conclusion d'une affaire est essentiel pour une stratégie de fidélisation à long terme. C'est à ce moment que les promesses faites au cours du processus de vente rencontrent la réalité de la mise en œuvre et de la prestation de services. Grâce à l'automatisation des flux de travail, les équipes juridiques s'avèrent être non seulement un élément central du processus, mais aussi un élément qui contribue à la réussite des deux parties. 

Une fois le MSA signé par les parties concernées, l'automatisation du flux de travail garantit qu'il est stocké correctement et en toute sécurité, et qu'il est prêt à être audité à tout moment. Lorsque le client est prêt pour un nouveau cahier des charges, les informations recueillies dans ce premier MSA peuvent être intégrées dans le nouveau formulaire, ce qui permet aux parties prenantes concernées (Customer Success, Account Management ou Services) d'obtenir facilement les bonnes données, sans aucune erreur. En fonction des conditions initiales, l'automatisation du flux de travail peut garantir que le bon modèle est extrait de la bibliothèque de modèles et que les déclarations de travaux sont toujours conformes aux conditions initiales. 

Faire en sorte que les contrats sortent rapidement peut sembler simple, mais ils sont souvent la cause de retards et de frustrations - deux choses qui nuisent rapidement aux nouvelles relations. Grâce à l'automatisation du flux de travail, les difficultés liées aux contrats de services de gestion s'estompent et les clients peuvent se concentrer sur leurs projets (et sur votre produit).