Quelle différence en un an ! À la même époque l'année dernière, les entrepreneurs s'inquiétaient et s'angoissaient quelque peu quant à l'impact des nouvelles réglementations proposées dans le cadre des sections 503 et VEVRAA. Bien que certaines inquiétudes persistent, nous avons remarqué un changement positif dans l'atmosphère lors de la conférence annuelle du National Industry Liaison Group (NILG) de cette année. Il reste certes des problèmes à résoudre, et nous en sommes conscients à l'OFCCP. Mais dans le même temps, nous avons vu émerger de nombreuses idées intéressantes lors de la conférence du NILG.
Il y a eu beaucoup de discussions autour de la « justification commerciale » et des « meilleures pratiques » pour respecter l'esprit des nouvelles réglementations et favoriser la création d'une main-d'œuvre inclusive et accueillante pour les personnes handicapées. Cela a été très gratifiant à voir, car cela montre que le changement culturel que ces réglementations cherchaient à promouvoir a déjà commencé. Les discussions lors de la conférence sur les moyens efficaces de recruter des personnes handicapées et des anciens combattants montrent que les nouveaux indicateurs visant à fixer un objectif d'utilisation (et non un quota) de 7 % pour les personnes handicapées et un critère de référence pour l'embauche d'anciens combattants ont confirmé le vieil adage selon lequel « ce qui est mesuré est réalisé ». À l'approche du premier anniversaire de ces deux réglementations, le paysage devient plus clair pour les entrepreneurs fédéraux qui comprennent désormais comment se conformer à ces nouvelles lois.
Quelle coïncidence que, lors de la conférence ILG de cette année, alors que nous célébrions collectivement le 50e anniversaire de l'adoption de la loi historique sur les droits civils, tant de bonnes pratiques aient émergé en matière de recrutement et de fidélisation des personnes handicapées et des anciens combattants protégés ! Revenons sur l'année écoulée depuis la finalisation de la réglementation le 24 septembre 2013 à travers les bonnes pratiques partagées lors de la conférence de cette année.
Les exigences
Les réglementations de la section 503 et de la VEVRAA ont été mises en œuvre le 24 mars 2014. Pour la première fois, les entrepreneurs disposent de directives spécifiques pour mesurer leurs efforts de conformité : les objectifs d'utilisation prévus par la section 503 et les critères de référence en matière d'embauche prévus par la VEVRAA. De nouvelles exigences en matière de collecte de données ont été ajoutées aux sections 60-300.44k et 60-741.44k. Lors de la conférence NILG, nous avons entendu des préoccupations et des questions concernant les « chiffres ». L'OFCCP est à l'écoute et met à jour la FAQ sur ces points. Mais l'intention des réglementations est claire : améliorer les opportunités d'embauche pour les personnes handicapées et les anciens combattants protégés. Ces deux groupes sont extrêmement sous-représentés et sous-utilisés dans la population active actuelle, avec des taux de chômage deux fois plus élevés que ceux du même groupe sans handicap et deux points de pourcentage plus élevés que ceux des non-anciens combattants.
L'objectif ne doit pas être de passer inaperçu ou d'obtenir des résultats suffisamment bons pour éviter d'être repéré. Ce n'est pas le but des réglementations. N'oubliez pas qu'il n'y a pas violation si un entrepreneur n'atteint pas les objectifs et/ou les critères d'embauche. En revanche, ne pas essayer constitue une violation.
L'exigence prévue à l'article 60-300.5(a)2 de publier toutes les offres d'emploi dans le système de prestation de services d'emploi (ESDS) n'a pas changé. Ce qui a changé, c'est que, pour satisfaire à l'exigence de publication, les entrepreneurs doivent fournir des informations sur les postes vacants sous toute forme et dans tout format autorisés par l'ESDS. Cela aide l'ESDS à fournir en temps opportun des recommandations prioritaires pour les anciens combattants protégés. Une autre nouvelle exigence impose aux entrepreneurs de fournir le nom et l'adresse du responsable du recrutement. Toutefois, si les entrepreneurs font appel à des tiers pour publier leurs offres d'emploi, ils doivent fournir les coordonnées de ces prestataires de services tiers. L'objectif de ces exigences spécifiques est de garantir de manière raisonnable que les informations sur les offres d'emploi sont disponibles le plus rapidement possible et qu'elles sont exactes.
Une autre nouveauté est l'obligation d'inviter les candidats, avant l'offre d'emploi, à se déclarer volontairement comme personne handicapée ou ancien combattant protégé. L'OFCCP comprend que les candidats peuvent ne pas divulguer leur handicap avant l'offre d'emploi et préférer attendre pour le faire après l'offre ou plus tard pendant leur emploi. L'OFCCP est également conscient qu'une personne qui n'est pas actuellement handicapée peut le devenir plus tard. L'objectif est de changer les mentalités sur le lieu de travail afin que les futurs candidats et employés se sentent à l'aise pour divulguer leur handicap tout au long du processus de sélection et d'embauche. Cette exigence est renforcée par la section 60-741.42(c), qui impose la réalisation d'enquêtes périodiques auprès des employés. Cela nécessitera également un changement de culture au sein du personnel, et les entrepreneurs fédéraux proactifs utiliseront cet outil pour favoriser un environnement de travail plus inclusif.
En vertu des nouvelles réglementations, les entrepreneurs fédéraux sont tenus de mener des activités de sensibilisation et de recrutement positif appropriées. L'ampleur de ces activités dépend de la taille et des ressources de l'entrepreneur, ainsi que de la mesure dans laquelle les pratiques existantes sont adéquates pour recruter et placer des personnes handicapées et des anciens combattants protégés. Cela n'a rien de nouveau. Ce qui est nouveau, c'est que les entrepreneurs fédéraux sont tenus de documenter et d'évaluer l'efficacité de leurs efforts de sensibilisation et de recrutement positif. L'important ici est d'apporter des changements si vos actions ne produisent pas les résultats escomptés.
Les exigences en matière de collecte de données prévues aux articles 60-300.44(k) et 60-741.44(k) sont nouvelles. L'absence de données empêchait les entrepreneurs d'évaluer la disponibilité des personnes handicapées et des anciens combattants protégés. Les exigences prévues à l'article 44(k) ont été conçues pour aider les entrepreneurs à évaluer leurs efforts de sensibilisation et de recrutement et à apporter les changements nécessaires.
Meilleures pratiques
Des entrepreneurs fédéraux, des avocats, des consultants et des représentants du gouvernement se sont réunis lors de la conférence annuelle du NILG en août afin de partager des conseils en matière de conformité et les meilleures pratiques pour être à la pointe du recrutement et de la fidélisation des personnes handicapées et des anciens combattants protégés. Lors d'une session, les membres du St. Louis ILG ont évoqué les « salons de l'emploi inversés », où les entrepreneurs fédéraux rencontrent et saluent les organisations communautaires. Ces salons permettent aux entrepreneurs de rencontrer individuellement diverses organisations et de cibler leurs efforts de recrutement sur les organisations susceptibles de leur recommander des candidats qualifiés. Un intervenant à la conférence a suggéré qu'il serait beaucoup plus productif de nouer quelques relations significatives avec des organisations de recommandation de personnes handicapées et d'anciens combattants que d'envoyer 100 lettres à des organisations que vous ne connaissez pas pour leur dire que vous êtes un employeur respectueux de l'égalité des chances. Une suggestion pratique mentionnée pour une sensibilisation efficace consistait à contacter le représentant local des anciens combattants de l'agence pour l'emploi de l'État et le représentant des entreprises de l'agence de réadaptation professionnelle de l'État et à les inviter dans vos locaux afin qu'ils puissent se faire une idée des types d'emplois que vous proposez, des compétences et aptitudes requises et de la culture de votre entreprise. Si vous participez à un « salon de l'emploi inversé » comme celui organisé par St. Louis ILG, faites un suivi et invitez les organisations qui correspondent à vos besoins en matière de recrutement à visiter votre établissement. Nous encourageons également les entrepreneurs à se tourner vers les programmes de stages des collèges et universités locaux, en particulier ceux qui s'adressent aux femmes, aux étudiants de couleur et aux étudiants handicapés. Les stages sont un excellent moyen d'identifier, de former et d'attirer des étudiants talentueux dans votre entreprise. Le recours à des groupes d'affinité reste un outil fiable pour fidéliser et encadrer des travailleurs issus de milieux divers.
La conférence de cette année a donné lieu à plusieurs bonnes idées et informations utiles sur la manière de créer des environnements de travail inclusifs et d'encourager la divulgation des handicaps. Plusieurs intervenants ont évoqué le recours à des groupes d'affinité et à des groupes de ressources pour les employés (ERS) afin de recueillir des commentaires et des idées sur les politiques et procédures susceptibles d'avoir un impact sur les personnes handicapées. Il existe de nombreuses recherches qui peuvent vous aider à trouver des moyens efficaces de promouvoir l'inclusion. Une étude menée par l'IRL School, Employment and Disability Institute de l'université Cornell a évalué les facteurs importants que les personnes handicapées prennent en compte avant de divulguer leur handicap à leur employeur.1 Selon cette étude, les deux facteurs les plus importants sont le besoin d'aménagements et une relation de soutien avec le supérieur hiérarchique. Cela montre clairement pourquoi il est si important de cibler la formation des cadres et des superviseurs de première ligne.
Venaient ensuite un lieu de travail adapté aux personnes handicapées et un plan de recrutement actif des personnes handicapées. D'un autre côté, les principales raisons pour lesquelles un employé handicapé décidait de NE PAS divulguer son handicap étaient le risque d'être licencié/de ne pas être embauché et la crainte que l'employeur se concentre sur son handicap. Cette information permet aux employeurs de disposer des données nécessaires pour mettre en place une formation efficace destinée aux cadres et superviseurs de première ligne ainsi qu'au personnel des ressources humaines afin de créer un environnement inclusif. Si vous disposez d'un groupe ERS pour les personnes handicapées, envisagez de partager ce type d'informations avec eux et de mettre à profit leurs compétences pour élaborer une formation qui favorise l'inclusion dans votre entreprise.
L'une des craintes courantes exprimées par les employeurs est que la création d'un environnement inclusif puisse générer davantage de demandes d'aménagements qui trop coûteuses. Cependant, les données de recherche montrent que ce n'est n'est pas vrai et qu'il s'agit là d'un des plus grands mythes qui circulent. Le Job Accommodation Network (JAN), un service du Bureau des politiques en matière d'emploi des personnes handicapées (ODEP) du ministère américain du Travail, a mené une étude entre 2004 et 2013 en partenariat avec l'université de l'Iowa et l'université de Virginie occidentale.2 Cette enquête a interrogé près de 2 000 employeurs dans un large éventail de secteurs et a révélé que près de 60 % des aménagements fournis n'avaient rien et que les autres coûtaient en moyenne environ 500 dollars. Cela devrait rassurer les employeurs sur le fait que faire ce qu'il faut (et se conformer à la loi) ne leur coûtera pas une fortune. Comme l'a déclaré Kathy Martinez, directrice de l'ODEP, lors de la conférence, « à un moment donné, nous devons cesser de parler de faire quelque chose et passer à l'action ». Les meilleures pratiques discutées lors de la conférence et les données de recherche disponibles fournissent aux entrepreneurs fédéraux la feuille de route, les informations et les outils nécessaires pour y parvenir.
Enfin, lors de la séance plénière de la direction de l'OFCCP lors de la conférence, plusieurs participants ont fait part de leurs préoccupations concernant les nouvelles réglementations. Même si l'OFCCP n'est pas nécessairement d'accord avec toutes les suggestions et tous les commentaires que nous recevons des représentants des entrepreneurs fédéraux, ce type d'écoute active montre aux entrepreneurs ce qu'ils peuvent attendre de l'agence. Consultez régulièrement la foire aux questions sur les pages d'accueil de l'OFCCP consacrées à la section 503 et à la VEVRAA pour obtenir des conseils sur la manière de documenter la conformité avec le formulaire approuvé par l'OMB et sur d'autres sujets d'actualité !
N'oubliez pas : pour obtenir des informations à jour, des ressources et des réponses aux questions fréquemment posées, ajoutez les liens suivants à vos favoris :
Règle finale de la section 503 : http://www.dol.gov/ofccp/503rule
Règle finale VEVRAA : http://www.dol.gov/ofccp/vevraarule
1. von Schrader, S., Malzer, V., Erickson, W., & Bruyère , S. (2011). Problèmes émergents liés à l'emploi des personnes handicapées : divulgation du handicap, congé à titre d'aménagement raisonnable, utilisation de filtres de sélection des candidats. Rapport d'une enquête Cornell/AAPD. Ithaca, NY : Cornell University Employment and Disability Institute. http://digitalcommons.ilr.cornell.edu/edicollect/1288/
2. Job Accommodation Network, série Accommodation and Compliance, Workplace Accommodations: Low Cost, High Impact, résultats de recherche mis à jour chaque année sur les coûts et les avantages des aménagements du lieu de travail, mise à jour le 01/09/13. http://askjan.org/media/lowcosthighimpact.html
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
