Due Diligence des tiers
Défi
Créer une solution pour intégrer les nouveaux fournisseurs, en veillant à ce que les informations pertinentes soient saisies, acheminées, examinées et approuvées par toutes les parties nécessaires, y compris le service juridique.
Solution
- En utilisant un portail en ligne en libre-service avec des formulaires standardisés, les employés souhaitant intégrer un nouveau fournisseur peuvent être guidés tout au long du processus d'intégration avec un minimum d'erreurs ou de retards.
- Les formulaires en ligne peuvent être facilement configurés pour saisir toutes les informations nécessaires à l'approbation d'un fournisseur, y compris la saisie de documents tels que le W9.
- Une fois qu'une demande d'intégration d'un fournisseur a été soumise, elle est acheminée vers les parties prenantes concernées pour examen.
- Des notifications et des alertes peuvent être envoyées aux participants au processus et aux parties prenantes à des moments prédéfinis tout au long du processus d'admission. Par exemple, une fois que le service juridique a approuvé le fournisseur, une notification d'ajout du fournisseur dans le système peut être automatiquement envoyée à la comptabilité fournisseurs.
- Les utilisateurs ont une visibilité totale du processus et peuvent se connecter au système à tout moment pour voir où en est la demande d'onboarding.
- Le suivi et l'audit du processus de demande et d'achèvement sont automatisés, ce qui permet d'améliorer la gouvernance et la conformité.
Avantages
- Les demandes de diligence raisonnable et d'intégration sont soumises et traitées beaucoup plus rapidement, avec un minimum d'erreurs, de retards et de coûts.
- Le suivi et le reporting centralisés permettent aux responsables d'avoir une vue d'ensemble de toutes les demandes d'intégration des fournisseurs en temps réel.
- Les formulaires en libre-service permettent un processus de réception des demandes rapide et standardisé, éliminant ainsi les erreurs et le gaspillage.
- L'accélération des processus améliore l'agilité et la réactivité des parties prenantes.
- Le contrôle en temps réel permet d'analyser les performances et d'améliorer l'ensemble du processus.
- Améliore l'efficacité, la responsabilité et l'expérience des utilisateurs pour les parties prenantes et les partenaires commerciaux.
