Demande de voyage d'affaires
Défi
Créer un flux de travail à l'échelle de l'entreprise qui puisse être rapidement déployé pour gérer les demandes de voyage, en particulier pendant les périodes extraordinaires (comme l'épidémie de COVID-19). Il doit être facile à utiliser pour l'utilisateur final, tout en assurant l'alignement et l'audit interne.
Solution
- Un flux de travail automatisé, comprenant la spécification des parties prenantes et des notifications, est disponible gratuitement pour les clients existants.
- Le flux de travail est un modèle préétabli, mais il est entièrement personnalisable par le client ou son prestataire de services.
- Le formulaire de demande basé sur le TAP contient une logique commerciale intégrée, des champs déroulants et d'autres fonctions permettant de saisir les informations suivantes :
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- L'objectif principal de la réunion (y compris le nom du client).
- La date la plus récente confirmée par le client, le bureau ou le chef d'entreprise comme étant celle à laquelle vous devez vous rendre sur place.
- Lieu de départ, destination(s), itinéraire et méthode. Exemple : Départ en train de la gare de Londres St. Pancras vers la gare du Nord à Paris.
- Dates de voyage.
- Risques/impacts de l'absence de voyage, y compris l'impact négatif sur les relations avec les clients/le secteur, etc.
- Des options alternatives telles que la téléconférence, la représentation locale ou la représentation des partenaires.
- Une fois soumises, les demandes sont automatiquement acheminées vers les parties prenantes/gestionnaires appropriés pour examen.
- Des notifications d'approbation ou de refus peuvent être générées automatiquement et envoyées aux demandeurs et aux gestionnaires.
Avantages
- Les demandes sont soumises et traitées beaucoup plus rapidement et les erreurs, les retards et les coûts sont réduits au minimum.
- Le suivi et le reporting centralisés permettent aux RH d'avoir une vue d'ensemble de tous les flux de travail en temps réel.
- Les flux de travail sont automatiquement archivés dans le nuage pour un stockage sécurisé et un accès à des fins d'audit.
ROI
- Les demandes sont soumises et traitées beaucoup plus rapidement et les erreurs, les retards et les coûts sont réduits au minimum.
- Le suivi et le reporting centralisés permettent aux RH d'avoir une vue d'ensemble de tous les statuts des demandes en temps réel.
- Le moral des employés bénéficie d'un processus de demande et de réponse plus rapide et plus précis.
- Les flux de travail sont automatiquement archivés dans le nuage pour un stockage sécurisé et un accès à des fins d'audit.
- L'intégration de la signature électronique permet de normaliser les approbations sécurisées.
