Was ist das Formular I-9?

Zulässige Dokumente für das Formular I-9

Um die I-9-Anforderungen zu erfüllen, müssen Arbeitnehmer Dokumente vorlegen, die sowohl ihre Identität als auch ihre Arbeitserlaubnis belegen. Es gibt drei Listen mit zulässigen Dokumenten, und die Regeln lauten wie folgt:

• Liste A:Dokumente, die sowohl die Identität als auch die Arbeitserlaubnis belegen. Es ist nur ein Dokument aus dieser Liste erforderlich.
• ODER
• Liste B und Liste C:Wenn kein Dokument aus Liste A verfügbar ist, müssen Mitarbeiter ein Dokument aus Liste B (zum Nachweis der Identität)undein Dokument aus Liste C (zum Nachweis der Arbeitserlaubnis) vorlegen.

Beispiele für akzeptable Dokumente

Liste A (Identität und Arbeitserlaubnis)

• U.S. Reisepass oder U.S. Passkarte
• Aufenthaltskarte oder Ausländerregistrierungskarte
• Arbeitserlaubnis-Dokumentkarte
• Einige ausländische Reisepässe (mit entsprechenden Vermerken)

Liste B (nur Identität)

• Führerschein oder Personalausweis, ausgestellt von einem US-Bundesstaat oder einem Außengebiet
• Wählerregistrierungskarte
• US-Militärkarte oder Wehrpflichtakte
• Dokument eines Indianerstammes
• Von einer kanadischen Behörde ausgestellter Führerschein

Hinweis: Personen unter 18 Jahren, die nicht über die oben genannten Dokumente verfügen, können stattdessen ein Schulzeugnis, eine Klinik- oder Krankenhausakte oder eine Akte der Kindertagesstätte/des Kindergartens vorlegen.

Liste C (nur Arbeitserlaubnis)

• US-Sozialversicherungskarte
• Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, ausgestellt von einer Behörde eines US-Bundesstaates, eines Landkreises oder einer Gemeinde
• Geburtsurkunde im Ausland oder konsularischer Bericht über die Geburt im Ausland, ausgestellt vomAußenministerium
• US-Bürgerausweis
• Ausweis für die Nutzung durch ansässige Bürger

Arbeitgeber sollten diese Dokumente sorgfältig auf ihre Echtheit überprüfen und sicherstellen, dass jede vorgelegte Kombination die Anforderungen erfüllt, bevor sie Abschnitt 2 ausfüllen.

Zulässige Unterlagen für Formular I-9: Listen A, B und C

Um Abschnitt 2 des Formulars I-9 auszufüllen, müssen Arbeitnehmer Dokumente vorlegen, die sowohl ihre Identität als auch ihre Arbeitserlaubnis in den USA belegen. Die Dokumente sind in drei Listen unterteilt. Arbeitnehmer können folgende Dokumente vorlegen:

• Ein Dokument aus Liste A(zum Nachweis der Identität und der Arbeitserlaubnis),
• oderein Dokument aus Liste B (nur Identitätsnachweis)undeines aus Liste C (nur Arbeitserlaubnis).

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über jede Liste:

Liste A: Dokumente, die sowohl die Identität als auch die Arbeitserlaubnis belegen

Beispiele hierfür sind:

• U.S. Reisepass oder U.S. Passkarte
• Permanente Aufenthaltskarte („Green Card“) oder Ausländerregistrierungskarte (Formular I-551)
• Arbeitsgenehmigungsdokument mit Foto (Formular I-766)
• Ausländischer Reisepass mit einem vorübergehenden I-551-Stempel oder einem aufgedruckten Vermerk über den dauerhaften Aufenthalt
• Ausländischer Reisepass mit einem Formular I-94 oder I-94A, das die Arbeitserlaubnis bestätigt

Liste B: Dokumente, die nur die Identität nachweisen

Allgemein akzeptierte Gegenstände:

• Von einem Bundesstaat ausgestellter Führerschein oder Personalausweis mit Foto oder Identifizierungsdaten
• Von Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden oder -einrichtungen ausgestellter Personalausweis, sofern dieser ein Lichtbild oder identifizierende Angaben wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält.
• Wählerregistrierungskarte
• US-Militärkarte oder Wehrpflichtakte
• Ausweis für Angehörige von Militärangehörigen
• Dokument eines Indianerstammes
• Von einer kanadischen Behörde ausgestellter Führerschein

Hinweis: Für Personen unter 18 Jahren, die die oben genannten Dokumente nicht vorlegen können, können Alternativen wie Schulzeugnisse, Klinik- oder Krankenhausunterlagen oder Unterlagen von Kindertagesstätten verwendet werden.

Liste C: Dokumente, die ausschließlich die Arbeitserlaubnis nachweisen

Akzeptierte Dokumente sind:

• Von derSozialversicherungsbehördeausgestellte Sozialversicherungskarte (nicht mit dem Vermerk „Nicht für Beschäftigungsverhältnisse gültig“ versehen)
• Geburtsurkunde im Ausland (Formular FS-545) oder Geburtsanzeige, ausgestellt vomUS-Außenministerium(Formular DS-1350)
• Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, ausgestellt von einem Bundesstaat, einem County, einer kommunalen Behörde oder einem Außengebiet der Vereinigten Staaten, mit amtlichem Siegel
• US-Bürgerausweis (Formular I-197)
• Ausweis für die Verwendung durch in den Vereinigten Staaten ansässige Staatsbürger (Formular I-179)
• Konsularische Geburtsanzeige im Ausland (Formular FS-240)

Arbeitgeber müssen diese Dokumente persönlich überprüfen und sicherstellen, dass sie echt sind und sich auf den Arbeitnehmer beziehen, der sie vorlegt.

*Nach ordnungsgemäßem Ausfüllen von Abschnitt 2 kann ein Arbeitgeber das ausgefüllte Formular I-9 beiE-Verify(https://mitratech.com/products/tracker-i-9-compliance/e-verify-laws-by-state/) einreichen oder dazu aufgefordert werden.

So füllen Sie das Formular I-9 aus

Nachdem Sie nun wissen, was das Formular I-9 ist und wer für die einzelnen Abschnitte zuständig ist, gehen wir die Schritte zum korrekten Ausfüllen dieses wichtigen Dokuments durch.

Ausfüllen von Abschnitt 1 (Angaben zum Arbeitnehmer)

Der erste Abschnitt betrifft ausschließlich den Mitarbeiter – kein Druck! Neue Mitarbeiter müssen dies spätestens an ihrem ersten Arbeitstag (einschließlich aller bezahlten Schulungen) erledigen. Folgendes ist erforderlich:

• Persönliche Angaben:Gesetzlicher Name (und alle anderen verwendeten Namen, wie z. B. Mädchennamen), Adresse und Geburtsdatum.
• Staatsbürgerschaft oder Einwanderungsstatus:Der Arbeitnehmer kreuzt ein Kästchen an, um anzugeben, ob er US-Staatsbürger, Nicht-Staatsbürger, rechtmäßiger Daueraufenthaltsberechtigter oder anderweitig zur Arbeit in den USA berechtigt ist.
• Zusätzliche Unterlagen:Falls zutreffend, Angaben wie A-Nummer/USCIS-Nummer, Formular I-94-Zulassungsnummer oder eine ausländische Passnummer und das Ablaufdatum der Arbeitserlaubnis.
• Unterschrift und Datum:Der Mitarbeiter muss Abschnitt 1 am TagderFertigstellung unterschreiben und datieren – eine Rückdatierung ist nicht zulässig.

Profi-Tipp: Wenn Ihr UnternehmenE-Verify verwendet, erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, ihre Sozialversicherungsnummer anzugeben.

Nachdem der Arbeitnehmer diesen Abschnitt ausgefüllt hat, sollte der Arbeitgeber überprüfen, ob Felder oder Unterschriften fehlen. Wenn etwas korrigiert werden muss, sollte der Arbeitnehmer das Formular aktualisieren, mit seinen Initialen versehen und das Datum der Änderung eintragen.

Ausfüllen von Abschnitt 2 (Überprüfung und Bestätigung durch den Arbeitgeber)

Innerhalb von drei Werktagen nach dem Arbeitsantritt des Mitarbeiters wird der Arbeitgeber gemäß Abschnitt 2 tätig. Hier bestätigen Sie die Identität des Mitarbeiters und seine Berechtigung, in den USA zu arbeiten. Dazu müssen Sie:

• Prüfen Sie Originaldokumente persönlich:Mitarbeiter müssen akzeptable Dokumente mitbringen (siehe die offizielle ):
• Option 1:Ein Dokument aus Liste A(weist sowohl die Identität als auch die Arbeitserlaubnis nach)
• Option 2:Ein Dokument aus Liste B(zum Nachweis der Identität)undein Dokument aus Liste C(zum Nachweis der Berechtigung)
• Akzeptieren Sie niemals Fotokopien,es sei denn, es handelt sich um eine beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde.
• Angaben zum Datensatz:Dokumenttyp, ausstellende Behörde, Dokumentennummer und Ablaufdatum (falls zutreffend).
• Geben Sie das Startdatum ein:Geben Sie ein, wann der Mitarbeiter tatsächlich seine bezahlte Arbeit aufgenommen hat.
• Füllen Sie die Bescheinigung aus und unterschreiben Sie sie:Der Arbeitgeber oder sein Bevollmächtigter muss Abschnitt 2 unterschreiben und datieren und damit bestätigen, dass er die Dokumente persönlich geprüft hat (oder, falls zulässig, über ein vom DHS genehmigtes alternatives Verfahren, wie z. B. eine Live-Videoüberprüfung fürE-Verify-Teilnehmer).

Wenn der Mitarbeiter die falschen Unterlagen mitbringt, können Sie Ersatzdokumente verlangen – achten Sie jedoch darauf, jeglichen Anschein von Diskriminierung zu vermeiden.

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie mit Abschnitt 2 fortfahren. Die korrekte Ausfüllung dieses Abschnitts ist entscheidend: Fehler können bei einer möglichen Prüfung kostspielige Folgen haben.

Begeben wir uns nun auf eine Zeitreise und erkunden wir, wo das Formular I-9 seinen Ursprung hat und warum es ein so wichtiger Bestandteil des Einstellungsprozesses jedes Arbeitgebers in den USA ist.

Umgang mit unzulässigen Unterlagen

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter Unterlagen vorlegt, die nicht den Anforderungen entsprechen? Arbeitgeber sind verpflichtet, sicherzustellen, dass die vorgelegten Dokumente original, aktuell (nicht abgelaufen) und in der Liste der zulässigen I-9-Dokumente aufgeführt sind. Fotokopien sind nicht zulässig – mit Ausnahme von beglaubigten Kopien von Geburtsurkunden, die die einzige Ausnahme von dieser Regel darstellen.

Wenn ein Mitarbeiter ein Dokument vorlegt, das nicht akzeptabel ist (vielleicht ist es abgelaufen oder steht einfach nicht auf der Liste der zugelassenen Dokumente), sollte der Arbeitgeber den Mitarbeiter höflich darüber informieren und ihn um ein anderes, gültiges Dokument aus den entsprechenden I-9-Listen bitten. Der Schlüssel liegt darin, dem Mitarbeiter eine faire Chance zu geben, alternative, qualifizierte Dokumente vorzulegen, die die Anforderungen erfüllen, ohne bestimmte Dokumente vorzuschlagen. Dies trägt zur Einhaltung der Vorschriften bei und vermeidet das Risiko einer Diskriminierung aufgrund der Staatsangehörigkeit oder der nationalen Herkunft.

Wichtige Unterschiede zwischenFormular I-9undFormular W-9

Vielleicht haben Sie im Rahmen des Einstellungsprozesses schon einmal vonden FormularenI-9undW-9gehört, aber sie dienen ganz unterschiedlichen Zwecken:

• Formular I-9 befasst sich mit der Beschäftigungsberechtigung. Jeder Arbeitgeber muss dieses Formular verwenden, um die Identität und Arbeitserlaubnis jedes in denVereinigten Staateneingestellten Mitarbeiters zu bestätigen – unabhängig von dessen Staatsangehörigkeit. Dieses Formular ist für alle Personen erforderlich, die als reguläre (W-2) Mitarbeiter eingestellt werden.
• Das Formular W-9bezieht sich hingegen auf Steuern. Anstelle der Arbeitserlaubnis werden hier die Steueridentifikationsdaten von unabhängigen Auftragnehmern, Freiberuflern oder Lieferanten erfasst. Arbeitgeber verwenden die Informationen ausdem Formular W-9, um ein Formular 1099 zu erstellen, in dem die an diese Personen geleisteten Zahlungen für Steuerzwecke gemeldet werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie bei der Einstellung eines neuen Mitarbeitersdas Formular I-9benötigen, um dessen Arbeitsberechtigung zu überprüfen. Wenn Sie einen Auftragnehmer oder einen externen Lieferanten beauftragen, müssen Sie für die Steuererklärung einFormular W-9anfordern. Jedes Formular spielt eine wichtige, aber unterschiedliche Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz.

DasspanischeFormular I-9: Wer kann es verwenden?

Wenn Sie sich fragen, ob Sie diespanischeVersion des Formulars I-9 in denVereinigten Staaten verwenden können, hier ist die Antwort: Arbeitgebermit Sitz in den USA dürfen dasspanischsprachige Formular I-9 in der Regelnichtfür offizielle Zwecke verwenden – außer inPuerto Rico. Auf demUS-amerikanischen Festland dient dasspanischeFormular lediglich als Referenz oder Übersetzungshilfe, umspanischsprachigen Mitarbeitern das Verständnis und Ausfüllen der englischen Version zu erleichtern. Für Arbeitgeber inPuerto Rico ist die Verwendung derspanischenVersion als offizielles Formular jedoch sowohl zulässig als auch von derUS-Einwanderungsbehörde (USCIS) anerkannt.

Zusammenfassend:

• Arbeitgeber außerhalb vonPuerto Ricomüssen die offizielle englische Version ausfüllen und aufbewahren.
• DiespanischeVersion kann während des Prozesses als hilfreiche Anleitung verwendet werden.
• Arbeitgeber mit Sitz in Puerto Rico können dasspanischeFormular verwenden, um die bundesstaatlichen Anforderungen zu erfüllen.

Diese Unterscheidung trägt dazu bei, dass alle Unterlagen den Bundesgesetzen entsprechen – unabhängig davon, in welcher Sprache der Mitarbeiter während der Einarbeitung unterstützt wird.

Ist das Formular I-9 dasselbe wie eine Hintergrundüberprüfung?

Es handelt sich um ein weit verbreitetes Missverständnis, aber das Formular I-9 ist keine Hintergrundüberprüfung. Während Arbeitgeber häufig Hintergrundüberprüfungen durchführen – indem sie die Berufserfahrung, die Ausbildung oder mögliche Vorstrafen eines Bewerbers überprüfen –, dient dasFormular I-9einem anderen, ganz bestimmten Zweck.

Das FormularI-9ist ausschließlich Teil des Einstellungsprozesses und dient lediglich der Überprüfung der Identität und Arbeitserlaubnis eines Mitarbeiters in den USA. Es erfolgt keine eingehende Überprüfung Ihrer persönlichen Geschichte, keine Überprüfung Ihrer Referenzen und keine Strafregisterabfrage – der Fokus liegt lediglich auf den Dokumenten, die Ihre Arbeitsberechtigung belegen.

Arbeitgeber füllen das FormularI-9für jeden neuen Mitarbeiter aus, unabhängig davon, ob eine herkömmliche Hintergrundüberprüfung durchgeführt wird oder nicht und unabhängig von der Art der Position.

Geschichte des Formulars I-9: Was ist die I-9 Dokumentation?

Das Formular I-9 entstand als Ergebnis desImmigration Reform and Control Act (IRCA)von 1986. Dieses Gesetz wurde verabschiedet, um zwei Ziele zu erreichen: die Beschäftigung von Einwanderern ohne Papiere oder anderen Personen, die nicht zur Arbeit in den Vereinigten Staaten berechtigt sind, zu verhindern und Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund der Staatsangehörigkeit oder der nationalen Herkunft zu verhindern.

Um die Bundesgesetze einzuhalten, müssen Arbeitgeber mit Sitz in den USA die Identität und Arbeitserlaubnis jeder Person, die sie einstellen, überprüfen, für jeden Mitarbeiter ein Formular I-9 ausfüllen und aufbewahren und dürfen niemanden aufgrund seiner nationalen Herkunft oder Staatsangehörigkeit diskriminieren. Die Einhaltung der I-9-Vorschriften ist für alle Arbeitgeber verpflichtend und bei einer Überprüfung durchdie Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE)oder andere Bundesbehörden können erhebliche Geldstrafen verhängt werden.

Bis Mai 2019 gab es13 Versionendes Formulars I-9. Das aktuellste Formular wurde im Juli 2017 überarbeitet und trat am 18. September 2017 in Kraft. Viele dieser Überarbeitungen umfassen entweder das Hinzufügen/Entfernen von Datenfeldern, die Änderung der Anforderungen für die in Abschnitt 2/Abschnitt 3 benötigten Unterlagen und/oder häufig Regeländerungen, die sich auf den Prozess des Formulars I-9 auswirken.  Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass Arbeitgeber das zuletzt überarbeitete Formular verwenden.

Die Nichtverwendung der aktuellsten Version des Formulars I-9 kann im Falle einer Prüfung leicht zu schweren Strafen führen. Sehen Sie sich die vollständige Historie derfrüheren Versionen des Formulars I-9 an.

Wie können Arbeitgeber die Einhaltung der I-9-Überprüfung gewährleisten?

Die Einhaltung der I-9-Überprüfung kann sich wie ein Balanceakt anfühlen – die Fristen sind streng, die Aufbewahrungsvorschriften sind spezifisch, und ein einziger Fehltritt kann später zu großen Problemen führen. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, sollten Arbeitgeber Folgendes beachten:

Durch die Umsetzung dieser Best Practices können Arbeitgeber Compliance-Fallstricke leichter umgehen, Zeit für andere Personalangelegenheiten gewinnen und in der Audit-Saison beruhigt bleiben.

Warum sollten sich Arbeitgeber mit dem Formular I-9 befassen?

Wie jedes andere Bundesdokument auch, ist das Formular I-9 nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Tatsächlich ist das Formular I-9 mehr als nur ein Formular, das bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ausgefüllt werden muss – es isteine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und der US-Regierung,die bestätigt, dass der Arbeitgeber zum Zeitpunkt des Ausfüllens des Formulars I-9 tatsächlich einen Arbeitnehmer einstellt, der die bundesstaatlichen und staatlichen Richtlinien für eine legale Beschäftigung erfüllt.

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, das Formular I-9 für alle W-2-Mitarbeiter innerhalb von drei Tagen nach dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters auszufüllen. Das Nicht-Ausfüllen des Formulars I-9 kann zivil- oder strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen. Diese gesetzliche Verpflichtung ist nicht nur eine bürokratische Formalität – die Nichteinhaltung kann schwerwiegende Folgen haben.

Ein - versehentlicher oder vorsätzlicher - Verstoß gegen diese Vereinbarung kann für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer verschiedene Probleme mit sich bringen, unter anderem:

1. Warnhinweis
2. Geldbußen
3. Strafverfolgung
4. Razzien am Arbeitsplatz
5. Anhörungen des Office of Chief Administrative Hearing Officer(OCAHO)
6. Gerichtliche Vergleiche

Die oben genannten unterschiedlichen Verstöße und Strafen werden von derEinwanderungs- und Zollbehörde (ICE) nach einer Inspektionsmitteilung (Notice of Inspection, NOI) verhängt.

Häufige Fehler im Formular I-9:

• Der Zeitplan für die Fertigstellung wird ignoriert. Die USCIS hält sich anstrengeFristen, die nicht übersehen werden dürfen.
• Nichtausfüllen beider Seiten des Formulars I-9. Es gibt zwei Abschnitte, die ordnungsgemäß ausgefüllt werden müssen.
• Verwendung von White-Out. White-Out ist niemals erlaubt

Häufige Fehler von Arbeitnehmern:

• Nichtangabe von Name, Geburtsdatum oderAdresse.
• Versäumnis, den ersten Tag der Beschäftigung anzugeben.
• Fehlender Hinweis auf den Aufenthaltsstatus.
• Wenn der Arbeitnehmer "Lawful Permanent Resident" wählt, gibt er die USCIS-Nummer nicht an.
• Wenn das Formular I-9 mit Hilfe eines Übersetzers ausgefüllt wurde, versäumt es der Mitarbeiter, das Formular vom Übersetzer unterschreiben, mit seinem Namen versehen und datieren zu lassen.

Weitere häufige Fehler sind das Nicht-Ausfüllen aller erforderlichen Felder in Abschnitt 1, wie z. B. das Weglassen anderer gesetzlich vorgeschriebener Nachnamen (wie z. B. der Mädchenname), das Nicht-Ankreuzen des entsprechenden Kästchens für Staatsbürgerschaft oder Einwanderungsstatus oder das Nicht-Angeben einer A-Nummer/USCIS-Nummer, einer I-94-Zulassungsnummer oder einer ausländischen Passnummer und des Ablaufdatums der Arbeitserlaubnis, falls zutreffend. Die Mitarbeiter müssen Abschnitt 1 am Tag der Ausfüllung unterschreiben und datieren – eine Rückdatierung ist niemals zulässig. Bei Arbeitgebern, dieE-Verify verwenden, muss der Mitarbeiter zusätzlich seine von derSozialversicherungsbehörde ausgestellte Sozialversicherungsnummer angeben. Sobald Abschnitt 1 ausgefüllt ist, sollte der Mitarbeiter das Formular zusammen mit seinen Ausweisdokumenten zur Überprüfung vorlegen.

Häufige Fehler von Arbeitgebern:

• Versäumnis, die genehmigten Unterlagen in das Formular I-9 einzutragen.
• Nichtvorlage von Abschnitt 2 nach dem dritten Arbeitstag der ersten Beschäftigung.

Abschnitt 2 des Formulars I-9 liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers und konzentriert sich auf die Überprüfung der Identität und der Arbeitserlaubnis des Arbeitnehmers. Bevor Sie sich mit Abschnitt 2 befassen, sollten Arbeitgeber Abschnitt 1 auf Richtigkeit überprüfen. Wenn Fehler oder fehlende Angaben vorliegen, muss der Arbeitnehmer diese korrigieren, mit seinen Initialen versehen und datieren, bevor er fortfahren kann.

Zur Überprüfung können Mitarbeiter entweder Folgendes vorlegen:

• Ein Dokument aus Liste A (zum Nachweis der Identität und der Arbeitserlaubnis)oder
• Ein Dokument aus Liste B (Identität)undein Dokument aus Liste C (Arbeitserlaubnis).

Arbeitgeber (oder ihre bevollmächtigten Vertreter) müssen jedes Dokument in Anwesenheit des Arbeitnehmers physisch prüfen (es sei denn, es wird einvom DHS zugelassenes Fernverfahren verwendet, wie beispielsweise das im August 2023 fürE-Verify-Teilnehmereingeführte Verfahren). Die Dokumente müssen im Original vorliegen und gültig sein – Fotokopien werden nicht akzeptiert, mit Ausnahme von beglaubigten Kopien von Geburtsurkunden. Wenn ein Arbeitnehmer versucht, unzulässige Dokumente vorzulegen, sollte der Arbeitgeber Alternativen aus den offiziellen Listen anfordern.

Sobald die Dokumente akzeptiert sind, müssen Arbeitgeber:

• Geben Sie den Titel des Dokuments, die ausstellende Behörde, die Dokumentennummer (falls vorhanden) und das Ablaufdatum (falls vorhanden) ein.
• Das Eintrittsdatum des Mitarbeiters erfassen.
• Füllen Sie alle erforderlichen Angaben zum Arbeitgeber auf dem Formular aus.
• Wenn einvom DHS autorisiertes Fernverfahren verwendet wurde, vermerken Sie dies in Abschnitt 2.
• Unterschreiben Sie das Formular und geben Sie das Datum an.

Das Überspringen eines dieser Schritte oder das nicht korrekte und fristgerechte Ausfüllen von Abschnitt 2 kann dazu führen, dass ein Arbeitgeber schnell auf die „schwarze Liste” eines Prüfers gerät.

• Fehlender Eintrag des Datums des ersten Beschäftigungsbeginns.
• Nichtangabe des Namens, der Anschrift oder der Bezeichnung des Unternehmens.
• Verwendung einer falschen/veralteten Version des Formulars I-9.
• Die Aufforderung an den Arbeitnehmer, spezifische Unterlagen zu Abschnitt 2 vorzulegen, ist eine Diskriminierung.
• Kopieren von Unterlagen - der Arbeitgeber darf nicht diskriminieren; wenn der Arbeitgeber Kopien aufbewahren möchte, muss er für alle Arbeitnehmer Kopien anfertigen.
• Der Arbeitgeber reicht Abschnitt 3 fälschlicherweise ein, nachdem die Arbeitsgenehmigung des Arbeitnehmers abgelaufen ist. Er muss den dokumentierten Nachweis mit dem angegebenen Ablaufdatum anfordern.

Aufbewahrung des Formulars I-9

Arbeitgeber müssen darauf vorbereitet sein, im Falle einer NOIalleFormulare I-9 vorzulegen.  Es gibt keine spezifischen gesetzlichen Beschränkungen hinsichtlich des Ortes und der Art und Weise, wie ein Arbeitgeber seine I-9-Formulare aufbewahren darf. Es wird jedoch empfohlen, die Aufbewahrung von I-9-Unterlagen an dezentralen Standorten zu vermeiden, da es im Falle einer plötzlichen Prüfung schwierig sein kann, diese Unterlagen zu beschaffen. Gängige Lösungen sind die Zentralisierung des Prozesses und das Hochladen der I-9-Formulare in ein sicheres,cloudbasiertes I-9-System.

Beachten Sie, dass während einer NOI die angeforderten I-9-Unterlagen sowohl von derzeit beschäftigten Mitarbeitern als auch von gekündigten Mitarbeitern stammen können, die unter die Aufbewahrungsfristder USCIS-Vorschrift fallen: drei (3) Jahre ab dem Datum der Einstellung oder ein (1) Jahr ab dem Datum der Kündigung, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Die Faustregel lautet also: Vernichten Sie ein I-9-Formular nicht einfach deshalb, weil ein Mitarbeiter nicht mehr beschäftigt ist.

Andere hilfreiche Ressourcen?

• Offizielle USCIS-Website
• Offizielle ICE-Website
• Offizielle E-Verify-Website