Le processus de négociation des contrats peut être laborieux et intense, car il implique différentes unités commerciales parfois sans rapport entre elles et peut nécessiter d'innombrables heures pour rédiger, réécrire et réviser les mêmes détails pour tous les clients et fournisseurs.

Même après plusieurs jours de négociation et la signature de l'accord, le processus de conformité contractuelle n'est pas terminé. Une fois les formalités administratives accomplies, une autre tâche commence pour les deux parties : la conformité contractuelle. Mais qu'est-ce que la conformité contractuelle ? La conformité contractuelle peut être considérée comme l'accomplissement de toutes les obligations et le respect des conditions énoncées dans l'accord.

Toutes les parties concluent un contrat dans l'espoir de respecter leurs obligations contractuelles. Cependant, le respect des contrats ne repose pas uniquement sur la bonne volonté. Il peut être difficile pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, de suivre efficacement les droits et obligations de tous les contrats qu'elle a signés.

Le respect des contrats est une voie à double sens. Pour vous conformer, vous devez non seulement être pleinement conscient de ce que vous pouvez attendre de la contrepartie, mais également savoir ce que celle-ci attend de vous. Sans respect des contrats, aucune des deux parties n'obtiendra ce dont elle a besoin et, ce faisant, un temps, un argent et des efforts considérables seront perdus. Le suivi du respect des contrats doit donc être considéré comme un élément essentiel du cycle de vie des contrats.

Comprenant l'importance du suivi de la conformité contractuelle, comment une entreprise peut-elle s'y prendre ? Voici quelques bonnes pratiques en matière de conformité contractuelle :

1. Tenez à jour une base de données de modèles et utilisez autant que possible les modèles propres à votre entreprise comme base pour les contrats.
2. Conservez une base de données de tous les contrats signés et actifs.
3. Conservez un résumé de toutes les informations importantes concernant vos contrats. Les informations importantes comprennent la date de début, la date de fin, le type de renouvellement, les devoirs et obligations, les avis, les dates de paiement, etc.
4. Suivez la conformité des contrats et mesurez les gains et pertes quantifiables qui y sont liés. Ceux-ci comprennent les pertes de revenus et les pénalités pour non-exécution.
5. Identifier les raisons historiques de non-conformité dans les contrats passés et les contreparties (clients et fournisseurs) les plus susceptibles de ne pas se conformer.

Le respect des contrats est une voie à double sens.

Ces pratiques constituent un bon point de départ pour suivre la conformité des contrats et l'utiliser dans l'intérêt de votre entreprise.

Une première approche pour assurer le suivi de la conformité des contrats consiste à compiler manuellement toutes les informations et à disposer d'une liste actualisable à consulter en cas de besoin. Cette approche est viable lorsque le volume de contrats est faible. Cependant, lorsque les contrats se comptent par centaines ou par milliers, le suivi manuel de la conformité des contrats devient rapidement un frein à la productivité.

Le suivi manuel de la conformité des contrats prend beaucoup de temps et repose largement sur les employés, qui doivent gérer manuellement de grandes quantités de données. De plus, le risque d'erreur humaine fait du suivi manuel de la conformité des contrats un risque commercial en soi.

La meilleure solution pour garantir la conformité contractuelle ?

Heureusement, les systèmes modernes de gestion des contrats tels que ContractRoom sont conçus pour automatiser l'ensemble du cycle de vie des contrats, y compris leur conformité. Si vous pensez que les logiciels de gestion des contrats visent principalement à réduire le temps nécessaire à la création et à la signature d'un contrat, les plateformes plus robustes, communément appelées « gestion du cycle de vie des contrats », automatisent également les tâches postérieures à la signature, telles que la conformité des contrats.

Un système CLM tel que ContractRoom conserve une base de données des contrats passés dans un référentiel intelligent afin de faciliter le processus de suivi de la conformité des contrats, aussi simple que d'effectuer une recherche dans votre navigateur Web. L'utilisation de l'IA et de l'apprentissage automatique pour automatiser la conformité des contrats est si précieuse que de nombreuses entreprises choisissent d'importer les contrats passés qui n'ont pas été créés dans le système dans le référentiel de ContractRoom afin de permettre l'analyse des contrats et le suivi de leur conformité sur l'ensemble de leur corpus de contrats.

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