Was ist Information Governance?
Information Governance bezeichnet die Art und Weise, wie Informationen genutzt und verwaltet werden. Es handelt sich um eine wichtige Praxis, die darauf abzielt, die mit der Verwaltung von Daten verbundenen Risiken zu begrenzen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Eine gute Information Governance beginnt mit einer Untersuchung der Art und Weise, wie Informationen gesammelt werden und wie Daten aufbewahrt werden, sowohl digital als auch auf Papier. Information Governance umfasst auch die Art und Weise, wie diese Daten gespeichert werden, und die Art und Weise, wie ein Unternehmen die Daten zu nutzen gedenkt. Auch die gemeinsame Nutzung von Daten ist von entscheidender Bedeutung, zumal die Regeln und Vorschriften für die Nutzung von Daten immer strenger werden.
Information-Governance-Praktiken beinhalten häufig den Einsatz von Information-Governance-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Informationen optimal zu verwalten, alle verfügbaren Daten vollständig zu nutzen und alle geltenden Datenvorschriften einzuhalten.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Informations- und Datenverwaltung?
Daten und Informationen sind das Lebenselixier der modernen Wirtschaft. Aber die schiere Menge und Vielfalt dieser Daten, die Information Governance und Datenmanagement erfordern? Diese nehmen exponentiell zu. Für Unternehmen ist das eine Herkulesaufgabe geworden. Nur einige Beispiele für die Komplexität, mit der sie umgehen müssen?
Umgang mit den drei V's:
Immer mehr Unternehmen sind auf Big Data angewiesen, die durch drei Schlüsselvektoren definiert sind: Volumen, Vielfalt und Geschwindigkeit. Alle diese Faktoren nehmen rasch zu, und wenn sie nicht richtig gehandhabt werden, kann dies schwerwiegende Folgen haben.
Bereits 2015 haben das britische Unternehmen für Betrugsprävention Semafone und OnePoll herausgefunden, dass die überwältigende Mehrheit der Verbraucher keine Geschäfte mit einem Unternehmen machen würde, in das ein Sicherheitsverstoß eingedrungen ist, insbesondere wenn es versäumt hat, die Finanzdaten seiner Kunden, wie etwa Kreditkartennummern, zu schützen.
- Mehr als 86 % der Befragten würden mit einem Unternehmen, das von einer Datenschutzverletzung im Zusammenhang mit Kredit- oder Debitkartendaten betroffen ist, "überhaupt nicht" oder "nicht sehr wahrscheinlich" Geschäfte machen.
Fernarbeitende Belegschaften:
Heutzutage möchten oder müssen möglicherweise mehr Mitarbeiter, Interessengruppen und Kunden an mehr Standorten als je zuvor auf Ihre Dateien und Daten zugreifen. Vor allem, wenn Sie ein großes oder globales Unternehmen sind. Viele von ihnen arbeiten heute aus der Ferne und mit einer Vielzahl von Geräten, so dass ein Unternehmen sowohl den Zugriff und Datensicherheit gewährleisten:
- In den USA arbeiten mehr Angestellte von Unternehmen von zu Hause aus als je zuvor: zwischen 2005 und 2018 stieg die Zahl der Heimarbeitsplätze um 140 %.
- 4,3 Millionen arbeiten mindestens die Hälfte der Zeit von zu Hause aus.
- Von 2015 bis 2016 wuchs die Zahl der Telearbeiter um 11,7 %, das ist das größte jährliche Wachstum seit 2008.1
Wie kann Information Governance zum Erfolg beitragen?
Information Governance ist der strategische Ansatz eines Unternehmens für die Verwaltung seiner Informationen, unabhängig davon, ob es sich um digitale Daten, Dokumente oder archivierte Aufzeichnungen handelt, um die Geschäftsergebnisse zu unterstützen.
Sie kann ein breites Spektrum an disziplinübergreifenden Richtlinien, Verfahren, Kontrollen, Werkzeugen und Technologien umfassen, die einem Unternehmen helfen, regulatorische, rechtliche und betriebliche Anforderungen zu erfüllen.
Information-Governance-Software ermöglicht es, die ordnungsgemäße Nutzung von Daten und Informationen mit den gesetzlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen in Einklang zu bringen:
- Maximierung des Werts dieser Daten für das Unternehmen
- Ermöglichung der Einhaltung von Rechtsvorschriften und Risikominderung
- Verbessern Sie die operative Transparenz
- Verringerung der Wahrscheinlichkeit, der Instanzen und der Kosten von gerichtlichen Untersuchungen und behördlichen Sanktionen
Was ist der Unterschied zwischen Information Governance und Data Governance?
Information Governance und Data Governance sind komplementäre Bereiche, die jedoch nicht genau dasselbe sind. Wenn Unternehmen mehr über beide Bereiche wissen, können sie ihren Ansatz für das gesamte Informationsmanagement verbessern.
Wie der Name schon sagt, bezieht sich Information Governance auf die Informationen einer Organisation als Ganzes - einschließlich Dokumente, Aufzeichnungen, Cybersicherheit und Daten. Mit anderen Worten: Data Governance ist ein Teilbereich der Information Governance.
Die Unterschiede zwischen den beiden liegen hauptsächlich darin, wo und von wem sie durchgeführt werden. Data Governance ist ein Ansatz zur Verwaltung auf Datenebene und konzentriert sich auf die Wahrung der Integrität aller Datenbestände in einem Unternehmen. Information Governance ist im Wesentlichen multidisziplinär und stützt sich mehr auf die Führung von oben nach unten, um eine effektive Verwaltung und Zusammenarbeit über Silos hinweg zu gewährleisten.
Durch die Gewährleistung einer effektiven Data Governance kann ein Unternehmen jedoch seine Information Governance insgesamt verbessern. Beide Ansätze sind letztlich entscheidend für die Risikominderung und die Maximierung des Werts Ihrer Informationen. Die beiden Ansätze überschneiden sich natürlich auch in der Information-Governance-Software, die Datenverwaltungs- und Analysetools umfasst.
Was fällt unter Information Governance?
Ein erfolgreiches Information-Governance-Programm eines Unternehmens besteht aus mehreren Elementen, von denen hier einige der wichtigsten genannt werden:
Zugang zur Verwaltung
Die Praxis des Managements und der Reduzierung von Risiken, die durch unnötigen Zugang zu Daten entstehen. Mitarbeiter können beispielsweise Zugang zu Daten haben, die für ihre Rolle oder Arbeit nicht erforderlich sind, oder versuchen, über ungesicherte Kanäle auf Daten zuzugreifen. Die Umsetzung ist oft eine Frage der Einhaltung von Vorschriften, insbesondere in Sektoren wie dem Gesundheitswesen, den Finanzdienstleistungen oder der Rechtsbranche.
Verwaltung von Unternehmensinhalten
ECM ist die Strategie und Praxis des Erfassens, Verwaltens, Speicherns und Bereitstellens von Daten und Inhalten durch den Einsatz von Technologie-Tools. ECM ermöglicht es einem Unternehmen, seine unstrukturierten Informationen zu verwalten, unabhängig davon, wo sich diese Daten im Unternehmen befinden.
Prüfpfade
Prüfpfade (oder Prüfprotokolle) sind chronologische Aufzeichnungen, die die Abfolge der Aktivitäten in einem bestimmten Programm, Vorgang, Arbeitsablauf oder Ereignis dokumentieren. Software für die Informationsverwaltung erfasst und bewahrt diese zusammen mit den zugehörigen Assets wie Dokumenten, Nachrichten, Besprechungsprotokollen usw. auf. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um sowohl internen Überprüfungen als auch der behördlichen Aufsicht gerecht zu werden; das Fehlen eines detaillierten Prüfpfads kann sich als katastrophal erweisen, insbesondere in stark regulierten Branchen.
Kennen Sie Ihren Kunden (KYC)
KYC ist der Prozess der Überprüfung der Identität von Kunden oder Klienten und der Bewertung möglicher Risiken, insbesondere rechtlicher oder krimineller Art, in dieser Geschäftsbeziehung. KYC ist ein Begriff, der auch speziell auf die Bank- und Geldwäschebekämpfungsvorschriften angewandt wird, die diese Aktivitäten regeln.
Verwaltung des Lebenszyklus von Informationen
ILM bezieht sich auf Strategien und Richtlinien für die Verwaltung digitaler Speichersysteme und umfasst Rechenzentrums- und Sicherheitsinfrastrukturen, Backup und Datenschutz, Disaster Recovery, Archivierung und Langzeitaufbewahrung, Datenreplikation und die alltägliche Verwaltung der Speicherarchitektur.
Eine einzige Quelle der Wahrheit
SSOT ist die Praxis, Datenmodelle und -architekturen so zu strukturieren, dass jedes Datenelement nur einmal gespeichert wird, in der Regel in einem zentralisierten digitalen Datenverwaltungsspeicher, um doppelte oder de-normierte Versionen zu vermeiden. Auf diese Weise hat jeder in einer Organisation Zugang zu denselben maßgeblichen Daten.
Verwaltung von Aufzeichnungen
Dies ist eine Funktion, die sich mit der Verwaltung von Daten oder Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus befasst, von ihrer Erfassung bis zu ihrer Vernichtung. Sie umfasst die Identifizierung, Klassifizierung, Speicherung, Sicherung, Abfrage, Verfolgung und dauerhafte Aufbewahrung oder Vernichtung dieser Aufzeichnungen.
Wissensmanagement
Information Governance ermöglicht die Schaffung, gemeinsame Nutzung, Verwendung und Verwaltung des Wissens und der Informationen, über die ein Unternehmen verfügt, um die Unternehmensziele durch optimale Nutzung dieses Wissens zu erreichen.
Elektronische Entdeckung
Dies bezieht sich auf den Offenlegungsprozess in rechtlichen Verfahren wie Rechtsstreitigkeiten, behördlichen Untersuchungen oder Anfragen nach dem Freedom of Information Act, bei denen die gesuchten Daten oder Unterlagen im Format elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) vorliegen.
Software für Informationsmanagement
Immer mehr Unternehmen setzen Information-Governance-Tools wie Datenverwaltungssoftware und ECM-Lösungen ein, um die Anforderungen an die Datenverwaltung zu erfüllen. Die Bewertung, Annahme und Implementierung dieser Tools kann eine wichtige Aufgabe für Information-Governance-Experten sein.
Prozess-/Arbeitsablauf-Automatisierung
Softwarelösungen zur Prozess- und Workflow-Automatisierung werden zunehmend eingesetzt, um die alltäglichen und sich wiederholenden Aspekte von Prozessen im Zusammenhang mit der Informationsverwaltung zu digitalisieren und zu automatisieren. Dadurch wird die Geschwindigkeit und Genauigkeit dieser Prozesse erheblich verbessert und gleichzeitig werden Fehler und Kosten reduziert.
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