7 Grundlagen für die Optimierung von Rechtsgeschäften, Teil zwei

Wie wir im ersten Teil dieser Artikelserie dargelegt haben, ist die Optimierung der Rechtsabteilung heute eine Aufgabe für die Rechtsabteilungen der Unternehmen. Sie werden genau wie andere Geschäftsbereiche an Leistungsindikatoren gemessen. Es liegt also in ihrem Interesse, die Effizienz und Produktivität von Legal Ops zu maximieren.

Wir haben drei wesentliche Bereiche behandelt, in denen die Optimierung der Rechtsabteilung einem Unternehmen maximalen Nutzen bringen kann, und wir haben erläutert, wie die Technologie Teil dieser Lösung sein kann. Ohne weiteren Trommelwirbel stellen wir Ihnen hier vier weitere wichtige Bereiche vor, in denen Führungskräfte im Bereich Legal Operations die Optimierung vorantreiben sollten.

Aufbau einer einzigen Quelle der Wahrheit mit schnellem Zugriff auf historisches Wissen und Kanzleikommunikation

Mit der ständigen Zunahme der Arten von Informationsbeständen in einem Unternehmen - von Rechtsakten, Word-Dokumenten, PDFs, Videos, Tabellenkalkulationen, E-Mails und mehr - ist die Kontrolle, Verwaltung und Steuerung dieser Bestände zu einer immer größeren Herausforderung geworden.

Die richtigen Lösungen zu finden, um diese Herausforderungen zu lösen oder zu minimieren und die damit verbundenen Möglichkeiten optimal zu nutzen, ist ein Ziel, das viele Unternehmen verfolgen.

Wo also kann eine solche Lösung in einer Welt ständig wachsender digitaler Fußabdrücke ansetzen? Die erste Hürde besteht darin, zu verstehen, welche Datenbestände vorhanden sind. Viele verschiedene Kanäle erfassen und verarbeiten unterschiedliche Arten von Informationen in verschiedenen Repositories, was zu Datenduplikaten führt.

Lösung

Die einfachste Lösung, um die Pflege all dieser Informationen effektiver zu gestalten und ihre Konsistenz zu gewährleisten, ist die Speicherung aller Daten in einem einzigen Repository. Dieses Repository kann dann als Drehscheibe für die Daten eines Unternehmens fungieren, was zu einer effizienteren Speicherung führt, die Duplizierung minimiert und eine einfachere Struktur für die Pflege und Durchsetzung der Datensicherheit bietet.

Die zentrale Speicherung digitalisierter Vermögenswerte wird sich in mehrfacher Hinsicht auszahlen. Einer von vielen? Die Reduzierung der Notwendigkeit, all das Papier aufzubewahren. Nach Angaben von Iron Mountain geben Unternehmen 5 % ihres Budgets für die Ablage aus. Die Befüllung eines Aktenschranks mit vier Schubladen kostet 25.000 US-Dollar an Arbeits- und Materialkosten und weitere 2.000 US-Dollar allein für die jährliche Wartung des Schranks.

Verstehen der Daten: Nach dem Zusammentragen und Strukturieren der Daten besteht die nächste Hürde darin, genau zu verstehen , was gespeichert ist und ob es richtig gespeichert ist. Die Vorschriften schreiben vor, dass Daten nicht zu lange aufbewahrt werden dürfen, dass Daten entfernt oder alternativ aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen und niemals entfernt werden dürfen, solange sie benötigt werden. Das einheitliche Repository sollte Mechanismen für die korrekte Aufbewahrung von Daten bereitstellen, und die Daten in einem strukturierten Repository zu haben, vereinfacht den Prozess der Verwaltung dieser Daten.

Dies ist jedoch nur dann effektiv, wenn Sie wissen, welche Daten vorhanden sind. Traditionell sind Dokumentenmanagementsysteme sehr gut geeignet, einem Unternehmen einen Überblick über die vorhandenen Daten zu verschaffen, aber sie sind nicht so gut geeignet, um Datenlücken zu analysieren. Verfügen Sie über aktuelle Dokumente? Verfügen Sie über die notwendigen Daten, um einen Prozess durchzuführen? Verfügen Sie über genügend Dokumente, wenn ein Prozess mehrere Dokumente eines bestimmten Typs erfordert?

Hier ist es wichtig, ein System einzuführen, das diese Informationen über die gespeicherten Daten bereitstellt, so dass die einzelnen Prozesse effektiver ablaufen können und ein Überblick über die Datenverwaltung im Unternehmen gegeben wird.

Wie sieht eine gute Content-Management-Lösung/eine einzige Quelle der Wahrheit aus?

Um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen, benötigen Sie eine effektive Lösung für das Inhaltsmanagement. Unter Content Management versteht man den Prozess der Sammlung, des Abrufs, der Bereitstellung, der Verwaltung und des allgemeinen Managements von Informationen jeglicher Art und in jedem Format. Und ein effektives Content Management für eine Rechtsabteilung umfasst:

• Zentralisierte Speicherung und Nachverfolgung von Akten, Sach- und Fallinformationen.
• Die Möglichkeit, Dokumente mit einzelnen Vorgängen oder Vorgangsarten zu verknüpfen, ist sofort verfügbar.
• Strenge Sicherheitsmaßnahmen; nur die mit der Angelegenheit betrauten Personen sollten Zugang zur Einsichtnahme, zum Zugriff oder zur Kopie bestimmter Dokumente haben.
• Volltextsuche zum einfachen Auffinden und Abrufen von Inhalten.
• Versionskontrolle, damit Sie nur die richtige Version zur richtigen Zeit sehen.
• Unterstützung für alle Dokument- und Formattypen, einschließlich Video und Audio.
• Die Möglichkeit, Vorlagen für Standardformulare, Briefe und Berichte zu speichern.
• Individuelle Befähigung der Nutzer, Inhalte leicht zu finden und zu konsumieren, ohne darüber nachdenken zu müssen, wo sie suchen sollen.
• Die Möglichkeit, verschiedene Dokumente im Zusammenhang mit einer Angelegenheit oder Rechnung einfach zu verpacken.

Bieten Sie eine einfache Möglichkeit, Dokumente und E-Mails mit der Angelegenheit in Verbindung zu bringen/anzufügen

Unternehmensinformationen sind für den effizienten Betrieb und sogar das Überleben eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ein sofortiger Zugriff für den Kundendienst, die Offenlegung, die Prüfung oder die Einhaltung von Vorschriften ist unerlässlich.

Das Problem besteht darin, dass wichtige Geschäftsinformationen in einer Vielzahl von Silos enthalten sein können, z. B. in Geschäftsanwendungen, Tabellenkalkulationen, Textdokumenten, gescannten Dokumenten, Berichten, Fotos, Erklärungen und Textdateien usw. Im letzten Abschnitt haben wir uns auf die Herausforderung der "Single Source of Truth" konzentriert, aber hier müssen wir unseren Blickwinkel erweitern und uns darauf konzentrieren, wie diese Single Source of Truth in der Kommunikation erhalten werden kann.

Das Problem: Daten werden isoliert und abgeschottet

Heutzutage werden wichtige Geschäftsdaten oft in E-Mails und E-Mail-Anhängen erstellt, ausgetauscht und gespeichert oder nur auf dem Gerät des Endbenutzers gespeichert. Wenn diese Kommunikation auf den Desktop-PCs oder anderen digitalen Geräten einzelner Anwälte oder Mitarbeiter isoliert ist, können wichtige Informationen für das gesamte Team unzugänglich werden.

IDC fand heraus, dass Fachleute, die papierbasierte Arbeitsabläufe verwenden, bis zu 35-50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen, weil es keinen zentralen Index oder Asset-Repository gibt. Fehlende oder schwer auffindbare Informationen sind ineffizient und kostspielig, zumal Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, persönliche Daten zu sichern und zu schützen. Wenn sie dies nicht tun, kann dies zu behördlichen Sanktionen führen.

Die geschäftliche Herausforderung?

• Sichere Erfassung, Speicherung und Verwaltung aller Arten von Unternehmensinformationen, unabhängig von ihrer Quelle, in einem zentralen, sicheren digitalen Repository.
• Sofortige Such- und Abrufmöglichkeiten in Verbindung mit Prüfprotokollen (wer hat was/wann angesehen usw.).
• Implementierung und Durchsetzung von Prüfpfaden und Aufbewahrungsrichtlinien zur Erfüllung interner, branchenspezifischer, rechtlicher und Compliance-Anforderungen.

Lösung

Zeit ist für Juristen wertvoll. Und die Benutzerakzeptanz ist der Schlüssel zur Maximierung der Rentabilität von Investitionen in Rechtstechnologie. Um sicherzustellen, dass E-Mails und Dokumente konsistent gespeichert werden und sich auf Angelegenheiten innerhalb der einzigen Quelle der Wahrheit für die Rechtsabteilung beziehen, muss es eine Integration mit den Systemen geben, die Ihre Anwälte am häufigsten verwenden, in der Regel Microsoft Outlook® und Microsoft Office®.

Mit dieser Art der Integration können Ihre Anwälte einfach per Drag-and-Drop Elemente aus ihren Posteingängen in die Rechtsangelegenheit in Ihrer Rechtsmanagementlösung ziehen. Dies strafft und beschleunigt die Arbeitsabläufe und vermeidet gleichzeitig die Duplizierung von Inhalten,

Genauso wichtig wie die Erfassung des E-Mail-Inhalts und der angehängten Dokumente sind die Metadaten in dieser E-Mail. Von wem wurde sie verschickt? Wann wurde sie verschickt? Von wem wurde sie kopiert? Und so weiter. Diese Informationen können genauso wichtig sein wie das Thema, über das diskutiert wird. Um das System effektiv zu nutzen, sollten die Benutzer in der Lage sein, Angelegenheiten in Outlook zu suchen, um sicherzustellen, dass die Elemente aus der richtigen Quelle gespeichert werden.

Je mehr Verwaltungsaufgaben mit den Systemen erledigt werden können, die Ihre Anwälte zu benutzen gewohnt sind, desto besser. Die Integration von MS Office kann ebenso wichtig sein wie andere Formen der Dokumentenverwaltung und -archivierung, da sie den Benutzern den Zugriff auf und die Kontrolle über Dateien und Aufgaben erleichtert und gleichzeitig die vorhandenen Softwarekenntnisse nutzt.

Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Erstellung und Verwaltung juristischer Dokumente um 20 % mit der MS Office®-Integration.

Der durchschnittliche Endanwender von Rechtstechnologie verliert zwischen 30 und 60 Minuten pro Woche mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen, dem Navigieren auf Bildschirmen und der erneuten Eingabe von Informationen. Wenn Sie die Zeit zusammenzählen, die Ihr gesamtes juristisches Personal im Laufe eines Jahres damit verbringt, werden Sie feststellen, dass Sie eine erhebliche Investition in geringwertige Arbeit tätigen. Die Integration der Office Suite reduziert den Zeitverlust und erhöht die betriebliche Effizienz der Abteilung.

Verbesserung der Vorhersehbarkeit des Budgets/der Vorhersage der Rechtsausgaben der Abteilung

Viele Rechtsteams stehen unter dem Druck, die Ausgaben zu kontrollieren und die Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten, auch wenn das Unternehmen wächst. Um dies zu erreichen, müssen die Teams einen Überblick über die gesamte Rechtsabteilung gewinnen und mehr hochwertige Arbeit von den Anwaltsmitarbeitern erledigen lassen.

Wenn Ihr Unternehmen Arbeiten an externe Anwaltskanzleien auslagert, ist ein Ausgabenmanagement ein absolutes Muss, wenn Sie die Kosten kontrollieren, den wahren Wert der einzelnen Anwaltskanzleien verstehen und einen Überblick über die Kompromisse zwischen Kosten und Ergebnissen haben wollen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie die Kontrolle über die Budgetierung und die Ausgaben für Rechtsberatung haben und diese voraussehen können.

Lösung

Was ist Ausgabenmanagement?
Im Wesentlichen bietet eine gute Ausgabenmanagement-Software ein rationalisiertes, übersichtliches Portal, das es den Rechtsabteilungen von Unternehmen ermöglicht, einen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben für externe Berater - und andere Rechtskosten - zu erhalten.

Das andere wesentliche Element der Ausgaben- und Lieferantenverwaltung? Die elektronische Rechnungsstellung. Wie viel ROI kann die elektronische Rechnungsstellung bringen? Unternehmen, die über eine leistungsfähige Lösung für die elektronische Rechnungsstellung verfügen, können ihre Ausgaben für Rechtsberatung über einen Zeitraum von drei Jahren um 5-10 % senken.

Was sind die Vorteile des Ausgabenmanagements? Nur ein paar Beispiele:

• Reduzieren und kontrollieren Sie Ihre Ausgaben für Rechtsberatung durch externe Anwälte.
• Verfolgen und melden Sie Budgets für Angelegenheiten nach Zeitspanne oder Phase der Angelegenheit.
• Verlangen Sie von den Unternehmen automatisch, dass sie vor Beginn der Arbeit Budgets, Zeitnehmerprofile und Tarifinformationen festlegen, und verfolgen Sie Ihre Vereinbarungen in Ihrer zentralen Informationsquelle.
• Verfolgen Sie Abgrenzungen und Ist-Zustände, während jede benötigte Person Meilenstein-Benachrichtigungen erhält, um auf Kurs zu bleiben.
• Pflege eines automatischen Prüfpfads für alle Änderungen an Rechnungen, einschließlich Genehmigungen, Überprüfungen, Anpassungen und Ablehnungen
• Optimieren Sie die Auswahl von Unternehmen und Zeitnehmern durch Transparenz und Berichte, die eine Bewertung im Zeitverlauf ermöglichen.

Beschleunigung und Effizienzsteigerung von Vertragsgenehmigungen, NDAs und anderen Prozessen

Vertragsgenehmigungsverfahren sind ein notorischer Ressourcenfresser für Rechtsteams überall. Der eigentliche Übeltäter sind jedoch sich wiederholende Prozesse aller Art im Bereich der Rechtsabteilung.

Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter, der 50 Dollar pro Stunde verdient, eine halbe Stunde braucht, um jede von fünf Benachrichtigungen pro Arbeitstag zu schreiben, um andere daran zu erinnern, einen Kontakt zu überprüfen, summiert sich das auf 6.000 Dollar pro Jahr, die Sie nur einem Mitarbeiter für sich wiederholende Arbeit zahlen. Und Sie haben vielleicht mehr als eine Person, die das macht, oder?

Gängige Aufgaben wie die NDA-Bearbeitung sind ein Beispiel dafür, dass Anwälte gezwungen sind, Dokumente zu prüfen und zu genehmigen, die im Rahmen eines automatisierten Einreichungs- und Genehmigungs-Workflows leicht digitalisiert werden können, so dass Anwälte für profitablere Aufgaben frei werden.

Die Bearbeitung von Dokumenten ist eine weitere sich wiederholende manuelle Aufgabe, die Rechtsteams viel Zeit und Geld kostet. Laut IDC verschwenden die Mitarbeiter 21 % ihrer Zeit mit der Suche nach verlorenen Dokumenten oder der Bearbeitung anderer dokumentenbezogener Probleme.

Lösung

Glücklicherweise haben Rechtsteams jetzt Zugang zu Cloud-basierten Workflow-Automatisierungslösungen, die viele papiergebundene oder manuelle Aufgaben digital umwandeln können. Automatisierte Self-Service-Workflows (z. B. für ein NDA) können bis zu siebenmal schneller und 15-mal effizienter sein als ein manueller Prozess, mit 100 % Compliance und bis zu 400 % ROI.

Einige Bereiche der Rechtsabteilung, die mit Workflow-Automatisierung angesprochen werden können, sind:

• Standardisierte/selbstgesteuerte NDAs (oder andere Formulare, wie z. B. Serviceanfragen) können von den Benutzern jederzeit und von jedem Ort aus abgerufen und automatisch weitergeleitet werden, wodurch die kostspielige interne Überprüfung durch juristisches Personal reduziert wird.
• Komplexere Prozesse, wie z. B. die Entwicklung und der Lebenszyklus von Verträgen, können automatisiert und für Spitzenleistungen angepasst werden.
• Unternehmen können jetzt Prozesse in großem Umfang verwalten, sogar über globale Netzwerke hinweg.
• Durch die Automatisierung werden Fehler und Verzögerungen eliminiert, so dass der Benutzer schneller und zuverlässiger arbeiten kann.
• Auch außerhalb der Rechtsabteilung können Arbeitsabläufe so gestaltet werden, dass bewährte Rechts- und Compliance-Verfahren in andere Abteilungen übernommen werden.
• Jeder Workflow kann automatisch in einem sicheren Cloud-Archiv gesichert werden, das für Audit-, Governance- und Compliance-Zwecke leicht zugänglich ist.
• Die Integration der elektronischen Unterschrift standardisiert sichere Genehmigungen.

Wie hoch ist der ROI bei der Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe?

• Integration der elektronischen Unterschrift: Ein typisches juristisches Team eines mittelgroßen Unternehmens spart 70.000 Dollar pro Woche, indem es seine Genehmigungsprozesse mit Hilfe von E-Signatur-Funktionen rationalisiert, was Einsparungen in Höhe von 3,6 Millionen Dollar pro Jahr bedeutet.
• Einsparung von Material: Die Kosten für die Verwendung von Papier können sich auf das 13- bis 31-fache des Preises für den Kauf des Papiers belaufen, aber ein durchschnittlicher US-Büroangestellter verbraucht 10.000 Blatt pro Jahr.
• Sicherheit und Archivierung: Da es einfach (und kostengünstig) ist, Dokumente auf sicheren, Cloud-basierten Servern zu sichern, ist die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften und die Wiederherstellung im Katastrophenfall viel einfacher, als wenn Sie eine physische Archivierung verwenden.
• Geringere Abhängigkeit von der IT-Abteilung: Die besten Lösungen für die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe sind SaaS-Produkte, die eine einfache Plug-and-Play-Annahme und Integration in bestehende Systeme ermöglichen. Dadurch werden der Bedarf und die Kosten für die Beteiligung der IT-Abteilung erheblich reduziert und die Kosten für spezielle Hardware vor Ort entfallen.
• Talentoptimierung: Eine Studie hat ergeben, dass ein leitender Anwalt durch die manuelle Erstellung von nur drei Dokumenten pro Woche monatlich 1.350 Dollar an fakturierbarer Zeit einbüßt, während er die Automatisierung nutzt.
• Moral und Bindung: Wenn man Plackerei durch Effizienz ersetzt, können sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und fühlen sich bei ihrer Arbeit mehr erfüllt. Dies ist einer der Gründe, warum laut einer Studie von Adobe 81 % der US-Büroangestellten moderne Technologie als Schlüsselfaktor für ihre Zufriedenheit bei der Arbeit ansehen.