7 Grundlagen für die Optimierung von Rechtsgeschäften, Teil zwei

Wie wir bereits in Erster Teil Dieser Beitrag zeigt, dass die Optimierung der rechtlichen Abläufe heute zu den Aufgaben der Rechtsabteilungen von Unternehmen gehört. Sie werden genau wie andere Geschäftsbereiche an Leistungsindikatoren gemessen. Es liegt also in ihrem Interesse, die Effizienz und Produktivität der Rechtsabteilung zu maximieren.

Wir haben drei wesentliche Bereiche wo die Optimierung von Legal Operations den größten Nutzen für ein Unternehmen bringen kann, und wie die Technologie Teil dieser Lösung sein kann. Also, ohne weiteren Trommelwirbel, hier sind vier weitere wichtige Bereiche wo die Leiter der Rechtsabteilung die Optimierung vorantreiben sollten.

Aufbau einer einzigen Quelle der Wahrheit mit schnellem Zugriff auf historisches Wissen und Kanzleikommunikation

Mit der ständigen Zunahme der Arten von Informationsbeständen in einem Unternehmen - von Rechtsakten, Word-Dokumenten, PDFs, Videos, Tabellenkalkulationen, E-Mails und mehr - ist die Kontrolle, Verwaltung und Steuerung dieser Bestände zu einer immer größeren Herausforderung geworden.

Die richtigen Lösungen zu finden, um diese Herausforderungen zu lösen oder zu minimieren und die damit verbundenen Möglichkeiten optimal zu nutzen, ist ein Ziel, das viele Unternehmen verfolgen.

Wo also kann eine solche Lösung in einer Welt ständig wachsender digitaler Fußabdrücke ansetzen? Die erste Hürde besteht darin, zu verstehen, welche Datenbestände vorhanden sind. Viele verschiedene Kanäle erfassen und verarbeiten unterschiedliche Arten von Informationen in verschiedenen Repositories, was dazu führt, dass Datenvervielfältigung.

Lösung

Um die Pflege all dieser Informationen effektiver zu gestalten und ihre Konsistenz zu gewährleisten, besteht die einfachste Lösung darin, alle Daten in einer einziges Repository. Dieses Repository kann dann als Drehscheibe für die Daten eines Unternehmens fungieren, was zu einer effizienteren Speicherung führt, die Duplizierung minimiert und eine einfachere Struktur für die Pflege und Durchsetzung der Datensicherheit bietet.

Die zentrale Speicherung digitalisierter Vermögenswerte wird sich in mehrfacher Hinsicht auszahlen. Einer von vielen? Die Reduzierung der Notwendigkeit, all das Papier aufzubewahren. Laut Iron Mountain, Organisationen geben 5% ihres Budgets für die Archivierung aus. Es kostet $25.000 an Arbeits- und Materialkosten, um einen Aktenschrank mit vier Schubladen zu füllen, und weitere $2.000, um ihn jedes Jahr zu warten.

Verstehen Sie Ihre Daten: Nach dem Zusammentragen und Strukturieren der Daten besteht die nächste Hürde darin, genau zu verstehen was aufbewahrt werden und ob sie richtig aufbewahrt werden. Die Vorschriften schreiben vor, dass Daten nicht zu lange aufbewahrt werden dürfen, dass Daten aus rechtlichen Gründen entfernt oder alternativ aufbewahrt werden müssen und dass sie niemals entfernt werden dürfen, solange sie benötigt werden. Das einheitliche Repository sollte Mechanismen für die korrekte Aufbewahrung von Daten bieten, und die Daten in einem strukturierten Repository zu haben, vereinfacht die Verwaltung dieser Daten.

Dies ist jedoch nur wirksam, wenn Sie wissen was Daten gehalten werden. Traditionell sind Dokumentenmanagementsysteme sehr gut darin, einem Unternehmen einen Überblick über die vorhandenen Daten zu verschaffen, aber sie sind nicht so gut darin, Lücken in den Daten zu analysieren. Haben Sie aktuelle Dokumente? Verfügen Sie über die notwendigen Daten, um einen Prozess durchzuführen? Verfügen Sie über genügend Dokumente, wenn ein Prozess mehrere Dokumente eines bestimmten Typs erfordert?

Hier ist es wichtig, ein System einzuführen, das diese Informationen über die gespeicherten Daten bereitstellt, so dass die einzelnen Prozesse effektiver ablaufen können und ein Überblick über die Datenverwaltung im Unternehmen gegeben wird.

Wie sieht eine gute Content-Management-Lösung/eine einzige Quelle der Wahrheit aus?

Um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen, benötigen Sie eine effektive Lösung für das Inhaltsmanagement. Verwaltung von Inhalten ist der Prozess der Sammlung, des Abrufs, der Bereitstellung, der Verwaltung und des allgemeinen Managements von Informationen jeglicher Art und in jedem Format. Ein effektives Content Management für eine Rechtsabteilung beinhaltet:

• Zentralisierte Speicherung und Nachverfolgung von Akten, Sach- und Fallinformationen.
• Die Möglichkeit, Dokumente mit einzelnen Vorgängen oder Vorgangsarten zu verknüpfen, ist sofort verfügbar.
• Strenge Sicherheitsmaßnahmen; nur die mit der Angelegenheit betrauten Personen sollten Zugang zur Einsichtnahme, zum Zugriff oder zur Kopie bestimmter Dokumente haben.
• Volltextsuche zum einfachen Auffinden und Abrufen von Inhalten.
• Versionskontrolle, damit Sie nur die richtige Version zur richtigen Zeit sehen.
• Unterstützung für alle Dokument- und Formattypen, einschließlich Video und Audio.
• Die Möglichkeit, Vorlagen für Standardformulare, Briefe und Berichte zu speichern.
• Der einzelne Nutzer kann Inhalte leicht finden und konsumieren, ohne darüber nachdenken zu müssen, wo er suchen soll.
• Die Möglichkeit, verschiedene Dokumente im Zusammenhang mit einer Angelegenheit oder Rechnung einfach zu verpacken.

Bieten Sie eine einfache Möglichkeit, Dokumente und E-Mails mit der Angelegenheit in Verbindung zu bringen/anzufügen

Unternehmensinformationen sind für den effizienten Betrieb und sogar das Überleben eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ein sofortiger Zugriff für den Kundendienst, die Offenlegung, die Prüfung oder die Einhaltung von Vorschriften ist unerlässlich.

Das Problem besteht darin, dass geschäftskritische Informationen in einem Dokument enthalten sein können, das große Auswahl an Silos wie Geschäftsanwendungen, Tabellenkalkulationen, Textdokumente, gescannte Dokumente, Berichte, Fotos, Erklärungen und Textdateien usw. Im letzten Abschnitt haben wir uns auf die Herausforderung der "einzigen Wahrheitsquelle" konzentriert, aber hier müssen wir unseren Blickwinkel erweitern und uns darauf konzentrieren, wie man diese einzige Wahrheitsquelle in Kommunikation.

Das Problem: Daten werden isoliert und abgeschottet

Heutzutage werden wichtige Geschäftsdaten oft in E-Mails und E-Mail-Anhängen erstellt, ausgetauscht und gespeichert oder nur auf dem Gerät des Endbenutzers gespeichert. Wenn diese Kommunikation auf den Desktop-PCs oder anderen digitalen Geräten einzelner Anwälte oder Mitarbeiter isoliert ist, können wichtige Informationen für das gesamte Team unzugänglich werden.

IDC fand heraus, dass Fachleute, die papierbasierte Arbeitsabläufe verwenden, bis zu bis 35-50% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen weil ein zentraler Index oder ein Asset-Repository fehlt. Fehlende oder schwer auffindbare Informationen sind ineffizient und kostspielig, zumal die Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, personenbezogene Daten zu sichern und zu schützen. Wird dies versäumt, kann dies zu behördlichen Sanktionen führen.

Die geschäftliche Herausforderung?

• Sichere Erfassung, Speicherung und Verwaltung aller Arten von Unternehmensinformationen, unabhängig von ihrer Quelle, in einem zentralen, sicheren digitalen Repository.
• Sofortige Such- und Abrufmöglichkeiten in Verbindung mit Prüfprotokollen (wer hat was/wann angesehen usw.).
• Implementierung und Durchsetzung von Prüfpfaden und Aufbewahrungsrichtlinien zur Erfüllung interner, branchenspezifischer, rechtlicher und Compliance-Anforderungen.

Lösung

Zeit ist für Juristen wertvoll. Und die Benutzerakzeptanz ist der Schlüssel zur Maximierung der Rentabilität von Investitionen in Rechtstechnologie. Um sicherzustellen, dass E-Mails und Dokumente konsistent gespeichert werden und sich auf Angelegenheiten innerhalb der einzigen Quelle der Wahrheit für die Rechtsabteilung beziehen, muss es Folgendes geben Integration mit den Systemen, die Ihre Anwälte am häufigsten verwenden, am häufigsten Microsoft Outlook® und Microsoft Office®.

Mit dieser Art der Integration können Ihre Anwälte einfach per Drag-and-Drop Elemente aus ihren Posteingängen in die Rechtsangelegenheit in Ihrer Rechtsmanagementlösung ziehen. Dies strafft und beschleunigt die Arbeitsabläufe und vermeidet gleichzeitig die Duplizierung von Inhalten,

Genauso wichtig wie die Erfassung des E-Mail-Inhalts und der angehängten Dokumente sind die Metadaten in dieser E-Mail. Von wem wurde sie verschickt? Wann wurde sie verschickt? Von wem wurde sie kopiert? Und so weiter. Diese Informationen können genauso wichtig sein wie das Thema, über das diskutiert wird. Um sie effektiv nutzen zu können, sollten die Benutzer in der Lage sein, Angelegenheiten von Outlook aus zu suchen, um sicherzustellen, dass die Elemente aus der richtigen Quelle gespeichert werden.

Je mehr Verwaltungsaufgaben mit den Systemen erledigt werden können, die Ihre Anwälte zu nutzen gewohnt sind, desto besser. Die Integration von MS Office kann ebenso wichtig sein wie andere Formen der Dokumentenverwaltung und -archivierung, da sie den Benutzern den Zugriff auf und die Kontrolle über Dateien und Aufgaben erleichtert und gleichzeitig die vorhandenen Softwarekenntnisse nutzt.

Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Erstellung und Verwaltung von Rechtsdokumenten mit 20% und MS Office®-Integration.

Der durchschnittliche Endanwender von Rechtstechnologie verliert zwischen 30 und 60 Minuten pro Woche mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen, dem Navigieren auf Bildschirmen und der erneuten Eingabe von Informationen. Wenn Sie die Zeit zusammenzählen, die Ihr gesamtes juristisches Personal im Laufe eines Jahres damit verbringt, werden Sie feststellen, dass Sie eine erhebliche Investition in geringwertige Arbeit tätigen. Die Office Suite-Integration reduziert die verlorene Zeit und erhöht die betriebliche Effizienz der Abteilung.

Verbesserung der Vorhersehbarkeit des Budgets/der Vorhersage der Rechtsausgaben der Abteilung

Viele Rechtsteams stehen unter dem Druck, die Ausgaben zu kontrollieren und die Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten, auch wenn das Unternehmen wächst. Um dies zu erreichen, müssen die Teams einen Überblick über die gesamte Rechtsabteilung gewinnen und mehr hochwertige Arbeit von den Anwaltsmitarbeitern erledigen lassen.

Wenn Ihr Unternehmen Arbeiten an externe Anwaltskanzleien auslagert, dann Ausgabenmanagement ist ein absolutes Muss wenn Sie die Kosten kontrollieren, den wahren Wert der einzelnen Kanzleien verstehen und einen Überblick über die Kompromisse zwischen Kosten und Ergebnissen haben möchten. Ganz zu schweigen davon, dass Sie die Macht über die Budgetierung und die Ausgaben für Rechtsberatung haben und diese voraussehen können.

Lösung

Was ist Ausgabenmanagement?
Im Wesentlichen bietet eine gute Ausgabenmanagement-Software ein rationalisiertes, leicht zu überschauendes Portal, das den Rechtsabteilungen der Unternehmen einen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben für externe Berater - und andere Rechtskosten - ermöglicht.

Das andere wesentliche Element der Ausgaben- und Lieferantenverwaltung? Die elektronische Rechnungsstellung. Wie viel ROI kann die elektronische Rechnungsstellung bringen? Unternehmen, die eine leistungsfähige Lösung für die elektronische Rechnungsstellung einsetzen, erzielen einen 5-10% Verringerung der Ausgaben für Rechtsberatung über einen Zeitraum von drei Jahren.

Was sind die Vorteile des Ausgabenmanagements? Nur ein paar Beispiele:

• Reduzieren und kontrollieren Sie Ihre Ausgaben für Rechtsberatung durch externe Anwälte.
• Verfolgen und melden Sie Budgets für Angelegenheiten nach Zeitspanne oder Phase der Angelegenheit.
• Verlangen Sie von den Unternehmen automatisch, dass sie vor Beginn der Arbeit Budgets, Zeitnehmerprofile und Tarifinformationen festlegen, und verfolgen Sie Ihre Vereinbarungen in Ihrer zentralen Informationsquelle.
• Verfolgen Sie Abgrenzungen und Ist-Zustände, während jede benötigte Person Meilenstein-Benachrichtigungen erhält, um auf Kurs zu bleiben.
• Pflege eines automatischen Prüfpfads für alle Änderungen an Rechnungen, einschließlich Genehmigungen, Überprüfungen, Anpassungen und Ablehnungen
• Optimieren Sie die Auswahl von Unternehmen und Zeitnehmern durch Transparenz und Berichte, die eine Bewertung im Zeitverlauf ermöglichen.

Beschleunigung und Effizienzsteigerung von Vertragsgenehmigungen, NDAs und anderen Prozessen

Vertragsgenehmigungsverfahren sind für Rechtsteams überall ein notorischer Ressourcenfresser. Aber sich wiederholende Legal Operations-Prozesse aller Art sind die real Schuldigen.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter, der mit $50/Stunde bezahlt wird, eine halbe Stunde braucht, um jede von fünf Benachrichtigungen pro Arbeitstag zu schreiben, um andere daran zu erinnern, einen Kontakt zu überprüfen, summiert sich das auf $6.000 pro Jahr zahlen Sie nur einem Arbeiter für sich wiederholende Arbeiten. Und Sie haben vielleicht mehr als eine Person, die das macht, richtig?

Allgemeine Aufgaben wie NDA-Bearbeitung sind ein Beispiel dafür, dass Anwälte gezwungen sind, Dokumente zu prüfen und zu genehmigen, die im Rahmen eines automatisierten Einreichungs- und Genehmigungs-Workflows leicht digitalisiert werden können, so dass die Anwälte mehr Zeit für gewinnbringende Aufgaben haben.

Die Bearbeitung von Dokumenten ist eine weitere sich wiederholende manuelle Aufgabe, die Rechtsteams erhebliche Mengen an Zeit und Geld kostet. IDC sagt Arbeitnehmer vergeuden 21% ihrer Zeit die Suche nach verlorenen Dokumenten oder die Bearbeitung anderer dokumentenbezogener Fragen.

Lösung

Erfreulicherweise haben Rechtsteams jetzt Zugang zu Cloud-basierten Workflow-Automatisierungslösungen die viele papiergebundene oder manuelle Aufgaben digital umwandeln können. Automatisierte Self-Service-Workflows (wie für ein NDA) können bis zu 7-mal schneller und 15-mal effizienter als ein manueller Prozess, mit Einhaltung von 100% und bis zu 400% ROI.

Einige Bereiche der Rechtsabteilung, die mit Workflow-Automatisierung angesprochen werden können, sind:

• Standardisierte/selbstgesteuerte NDAs (oder andere Formulare, wie z. B. Serviceanfragen) können von den Benutzern jederzeit und an jedem Ort abgerufen und automatisch weitergeleitet werden, Verringerung kostspieliger interner Überprüfungen durch juristisches Personal.
• Komplexere Prozesse, wie die Entwicklung von Verträgen und Lebenszyklen, können automatisiert und individuell angepasst für Spitzenleistungen.
• Unternehmen können jetzt Prozesse in großem Umfang verwaltenauch über globale Netze hinweg.
• Automatisierung eliminiert Fehler und Verzögerungenfür ein schnelleres und zuverlässigeres Nutzererlebnis.
• Arbeitsabläufe auch außerhalb der Rechtsabteilung können so gestaltet werden, dass sie bewährte Rechts- und Compliance-Verfahren in anderen Abteilungen verankern.
• Jeder Workflow kann automatisch gesichert in ein sicheres Cloud-Archiv, das für Audit-, Governance- und Compliance-Zwecke leicht zugänglich ist.
• Integration elektronischer Unterschriften standardisiert sichere Genehmigungen.

Wie hoch ist der ROI bei der Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe?

• Integration von E-Signaturen: Ein typisches juristisches Team eines mittelgroßen Unternehmens spart $70.000 pro Woche durch die Straffung ihrer Genehmigungsverfahren mit Hilfe von elektronischen Unterschriften, für $3.6 MM pro Jahr in Einsparungen.
• Materialeinsparungen: Die Kosten für die Verwendung von Papier können das 13- bis 31-fache des Preises für den Kauf des Papiers betragen, dennoch verbraucht ein durchschnittlicher US-Büroangestellter 10.000 Blätter pro Jahr.
• Sicherheit und Archivierung: Weil es einfach (und kostengünstig) ist Dokumente auf sicheren, Cloud-basierten Servern zu sichern, Die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften und die Wiederherstellung im Katastrophenfall sind viel einfacher als bei der physischen Archivierung.
• Weniger Abhängigkeit von der IT: Die besten Lösungen zur Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe sind SaaS-Produkte, die eine einfache Plug-and-Play-Annahme und Integration in bestehende Systeme ermöglichen. Dies den Bedarf und die Kosten für die IT-Beteiligung erheblich reduziert und macht die Kosten für dedizierte Hardware vor Ort überflüssig.
• Optimierung der Talente: Eine Studie hat ergeben, dass ein leitender Anwalt durch die manuelle Erstellung von nur drei Dokumenten pro Woche $1.350 pro Monat an verlorener fakturierbarer Zeit gegenüber dem Einsatz von Automatisierung.
• Moral und Bindung: Wenn man Plackerei durch Effizienz ersetzt, können sich die Menschen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und fühlen sich bei ihrer Arbeit mehr erfüllt. Das ist einer der Gründe, warum eine Studie von Adobe ergab 81% der Büroangestellten in den USA gaben an, dass moderne Technik ein Schlüsselfaktor für ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz ist.