Ihre Teams profitieren von einer effizienten, konsistenten Vertragszusammenstellung und -verhandlung sowie von einer umfassenden, KI-gesteuerten Vertragsüberwachung und -analyse. Sie erreichen den Heiligen Gral des schnellen Geschäftsabschlusses ohne Qualitätseinbußen.
Im Folgenden erläutern wir die Merkmale, die die beste Vertragsmanagement-Software für Ihr Unternehmen von gewöhnlichen Vertragslösungen unterscheiden.
Einfache, zentralisierte Vertragszusammenstellung, -verhandlung und -ausführung
In einem Geschäft, das von häufigen, komplexen Geschäftsabschlüssen abhängt, hängt der langfristige Erfolg davon ab, dass es für Ihre Teams einigermaßen problemlos möglich ist, Verträge mit einheitlichen, günstigen Vertragsbedingungen zu entwerfen und auszuhandeln. Die Herausforderung, jedes Mal den richtigen Vertrag abzuschließen, besteht darin, ein optimales Gleichgewicht zwischen Einheitsvorlagen und maßgeschneiderten Verträgen zu finden, die für alle geeignet sind.
Die beste Vertragsverwaltungssoftware macht es leicht, dieses Gleichgewicht zu finden, indem sie einen nahtlosen, intuitiven, substanzbasierten Arbeitsablauf für die Vertragsvergabe schafft. Dies beginnt natürlich mit der Integration einiger der auf dem Markt vorhandenen Vertragsmanagement-Tools wie der elektronischen Unterschrift und der benutzerfreundlichen Redlining-Funktion. Die beste Vertragsmanagement-Software geht jedoch viel weiter als diese Patchwork-Anwendungen.
Mit einer branchenführenden Vertragsmanagementlösung erhält Ihr Unternehmen eine einzige digitale Plattform, auf der Ihre Teams arbeiten können:
- Entwerfen und Zusammenstellen von Verträgen, wobei alle Verträge, die das Unternehmen in der Vergangenheit abgeschlossen hat, als Präzedenzfall herangezogen werden;
- Geben Sie den zuständigen Teammitgliedern und den Vertretern der Gegenpartei Zugang zu einem einzigen Arbeitsentwurf und zu einfach zu bedienenden Bearbeitungs- und Kommentierungswerkzeugen, um die Verhandlungspunkte zu verfolgen und die vorgeschlagenen Formulierungen zu vergleichen;
- KI-gesteuerte Verarbeitung natürlicher Sprache zur Überprüfung auf Fehler, Unstimmigkeiten und Mehrdeutigkeiten; und
- Verteilen Sie eine Ausführungsversion, sammeln Sie elektronische Unterschriften und archivieren Sie die Vereinbarung in einem zentralen Repository.
Unternehmen, die die beste Vertragsverwaltungssoftware in ihre Abläufe integrieren, sehen sich bald von einst unlösbaren Vertragsproblemen befreit. Sie verlieren nicht mehr den Überblick über Entwürfe, rot unterstrichene Versionen in sich kreuzenden E-Mails. Sie müssen nicht mehr einem Verkäufer hinterherlaufen, um die endgültige, ausgeführte Kopie eines Vertrags zu erhalten. Keine unvorsichtigen Ausschneide- und Einfügefehler mehr, die wichtige Begriffe unklar machen.
Mit der besten Vertragsverwaltungssoftware, die als zentrale Vertragsdrehscheibe des Unternehmens dient, wird der schnelle und konsequente Abschluss günstiger Geschäfte zur Selbstverständlichkeit.
Tiefgreifende Vertragsanalyse und Einblicke
Viele Unternehmen betrachten das Dokumentenverwaltungssystem ihrer Firma als ein Werkzeug für die Verwaltung von Verträgen. Das ist nicht unbedingt eine schlechte Idee, aber es ist weit entfernt von der Funktionalität der besten Vertragsmanagement-Software. Ein typisches DMS bietet einem Unternehmen eine zentrale Ablage von Dokumenten, verschiedene Zugriffsmöglichkeiten für die Benutzer und eine gewisse Suchfunktion. Die Funktion besteht darin, die Dokumente zu organisieren und anderen Mitarbeitern das Auffinden zu ermöglichen, aber die schwere Arbeit des Auswählens, Verarbeitens und Vergleichens von Dokumenten wird immer noch dem menschlichen Benutzer überlassen.
Die beste Vertragsmanagement-Software hebt die DMS-Funktionalität dagegen auf eine ganz andere Ebene. Ihre künstliche Intelligenz und die Technologie zur Verarbeitung natürlicher Sprache helfen dem Benutzer nicht nur, einen auf einer gemeinsamen Plattform gespeicherten Vertrag zu finden. Sie analysiert diese Vereinbarungen auch und "versteht", was sie bedeuten. Die beste Vertragsmanagement-Software macht den gesamten Vertragsbestand eines Unternehmens "konzeptdurchsuchbar".
Sie gibt den Benutzern die Möglichkeit, intelligente Abfragen zu erstellen, um Dokumente mit bestimmten Merkmalen zu finden und zu vergleichen. Mit der besten Vertragsverwaltungssoftware kann ein Benutzer beispielsweise sofort alle Verträge ermitteln, die zwischen bestimmten Terminen enden oder die Lieferung einer Mindestanzahl von Einheiten an einen bestimmten Kunden versprechen oder die von einem bestimmten Mitarbeiter oder Team vor der Unterzeichnung geprüft wurden.
Mit der besten Vertragsmanagement-Software können die Mitarbeiter also nicht einfach nur nach einer Vereinbarung suchen, von der sie wissen, dass sie existiert, sondern sie können einen Bestand an Verträgen untersuchen, um daraus Erkenntnisse zu gewinnen.
24/7/365 Leistungsüberwachung
Die Analysewerkzeuge, die die beste Vertragsverwaltungssoftware bietet, beschränken sich nicht nur darauf, Teams beim Auffinden und Analysieren relevanter Verträge zu unterstützen. Sie geben einem Unternehmen auch die Möglichkeit, die vergangene, gegenwärtige und zukünftige Leistung seiner Verträge in Echtzeit zu überwachen, zu antizipieren und darüber zu berichten. Auch hier setzt die beste Vertragsmanagement-Software an der Wurzel der Probleme an, die die meisten Unternehmen in der Vergangenheit mit Pflasterlösungen gelöst haben.
Nehmen wir zum Beispiel das allgegenwärtige Problem in einem fertigungsorientierten Unternehmen, den Vertrieb mit der Lieferkette zu koordinieren. Einerseits sind aggressive Vertriebsteams bestrebt, so viele Geschäfte wie möglich abzuschließen. (Wie wir oben beschrieben haben, gibt ihnen die beste Vertragsmanagement-Software Werkzeuge an die Hand, um diese Aufgabe effizienter und effektiver als je zuvor zu erledigen.)
Auf der anderen Seite leben die Beschaffungsmanager in ständiger Angst vor Verkäufern, die Preise, Mengen oder Zeitpläne für Lieferungen versprechen, die den Beschaffungsvereinbarungen des Unternehmens mit seinen Lieferanten widersprechen. Ohne effektive Kommunikation und Vertragsabstimmung zwischen den beiden Abteilungen wird das Geschäft leiden.
Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Branche, sieht sich mit dieser Art von internen betrieblichen Spannungen im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe konfrontiert. Mit der besten Vertragsmanagement-Software besteht endlich die Hoffnung, diese zu beseitigen. Auf die gleiche Weise, wie KI und natürliche Sprachverarbeitung es den Nutzern ermöglichen, eine Reihe von Verträgen zu analysieren, kann die beste Vertragsmanagement-Software auf dem Markt so konfiguriert werden, dass sie Verträge in der Pipeline verfolgt, um sicherzustellen, dass sie mit den bestehenden Verpflichtungen eines Unternehmens übereinstimmen. Ebenso kann sie so eingerichtet werden, dass sie bestehende Verträge überwacht, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden, und dass die zuständigen Teams gewarnt werden, wenn die Leistung auf einer der beiden Seiten des Vertrags zu schwanken droht.
Die beste Vertragsverwaltungssoftware dient als 24/7/365-Überwachung der Vertragsleistung und hilft den menschlichen Nutzern, in Echtzeit die Vertragsprobleme zu erkennen, die ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Keine verpassten Fristen mehr. Weniger interne und externe vertragsbezogene Konflikte. Reibungslosere, weniger angespannte Abläufe.
Die beste Vertragsverwaltungssoftware hilft menschlichen Nutzern, in Echtzeit die Vertragsprobleme zu erkennen, die ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.
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