Der Stellenwert des Politikmanagements hat in den Jahren 2020 und 2021 deutlich zugenommen. Die Unternehmen haben sich auf neue Arbeitsformen eingestellt, und dies dürfte sich zumindest in naher Zukunft kaum ändern, da die Menschen in Heimarbeit, im Büro und in Gemeinschaftsräumen arbeiten.
Dieses hybride Modell wird durch Technologie unterstützt - zum Beispiel Zoom-Konten, SaaS-basierte Anwendungen, sicheres VPN. Es wird auch durch ein effektives Richtlinienmanagement unterstützt, da die Mitarbeiter die Unternehmensstandards, z. B. in den Bereichen IT, Sicherheit, Gesundheit und Sicherheit oder HR, überall einhalten müssen.
Damit hybrides Arbeiten nachhaltig ist, müssen sich Mitarbeiter und Management der Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten, die jeder von ihnen rechtlich und vertraglich hat, bewusst sein und dies auch zeigen. Wird dies nicht in vollem Umfang erkannt , kann dies zu Problemen bei der Verwaltung von Richtlinien führen , die Zeit, Geld und Ansehen kosten und möglicherweise wertvolle Geschäftsbeziehungen schädigen.
Teil unserer Serie Becoming a Policy Management Pro
Aus den Gesprächen, die wir mit Fachleuten aus der Branche geführt haben, geht hervor, dass die Unternehmen erkannt haben, dass sie ihr Policy Management verbessern müssen, um hybrides Arbeiten zu unterstützen.
Ein wichtiger Erfolgsfaktor
Aus diesen Gesprächen geht hervor, dass ein entscheidender Erfolgsfaktor darin besteht, die Einstellung der Mitarbeiter zum Richtlinienmanagement zu ändern, und zwar weg von einer notwendigen Unannehmlichkeit und hin zu einer wichtigen Voraussetzung für ein flexibles Arbeitsmodell. Dies erfordert in der Regel eine Mischung aus Schulung und dem Einsatz von Technologiefunktionen, die den Anforderungen des Unternehmens und einer Reihe von Nutzern und deren unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht werden.
Da sind zunächst einmal die Versicherungsverantwortlichen selbst. Sie spielen eine unbesungene, aber entscheidende Rolle im Risikomanagement des Unternehmens. Richtlinienmanager in der Personal-, IT-, Sicherheits- oder Finanzabteilung spielen beispielsweise eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, die Risikobereitschaft des Unternehmens zu verstehen, die regulatorischen und rechtlichen Verpflichtungen des Unternehmens zu kennen und zu wissen, wie diese in den "normalen Geschäftsbetrieb" eingebettet sind.
Sie müssen ihre Richtlinien entwickeln und mit der Gesamtausrichtung des Unternehmens in Einklang bringen und ihre Bemühungen mit anderen Funktionen abstimmen, die oft ihre eigenen widersprüchlichen Bedürfnisse haben. Sie müssen auch das regulatorische oder rechtliche Umfeld im Auge behalten und voraussehen, wie sich Änderungen auf ihre bestehenden Richtlinien auswirken können.
Das ist schon schwer genug, wenn man hauptberuflich als Politikanalyst tätig ist, aber für viele Politikanalysten ist diese Aufgabe nur ein kleiner Teil ihrer täglichen Arbeit. Normalerweise sind sie vielleicht mit der Einstellung von Mitarbeitern, der Verwaltung von IT-Teams, der Erstellung von Finanzberichten zum Quartalsende und vielem mehr beschäftigt. Wenn eine Richtlinie alle drei Monate überprüft werden muss, und selbst wenn sie nicht wirklich aktualisiert wird, braucht man dennoch Zeit und Aufmerksamkeit, um sein Wissen aufzufrischen und sich mit allen anderen Beteiligten abzustimmen.
Erforderliche Änderungen müssen erstellt, geprüft und genehmigt werden, während man gleichzeitig seine anderen Aufgaben wahrnimmt. Dieser Ansatz ist nicht nur störend, sondern führt auch dazu, dass sich Fehler oder Versäumnisse in einen Prozess einschleichen, der Teil der ersten Verteidigungslinie des Unternehmens ist.
Service für Management und Endnutzer
Eine weitere Gemeinschaft, deren Bedürfnisse wichtig sind, sind die Führungskräfte eines Unternehmens, die beispielsweise für die Einführung neuer Produkte, die Entwicklung neuer Partnerschaften, die Abwicklung von Fusionen und Übernahmen oder die Gründung neuer Geschäftsbereiche verantwortlich sind. Die damit verbundenen Verantwortlichkeiten sind unglaublich umfangreich und berühren eine Vielzahl von Richtlinien, von denen viele möglicherweise nicht bekannt sind. Die leitenden Angestellten und ihre Untergebenen müssen die Richtlinien und Verfahren verstehen und sicherstellen, dass sie von allen Mitarbeitern befolgt werden.
Sie müssen in der Lage sein, schnell und einfach auf die aktuelle einschlägige Richtlinie zuzugreifen und idealerweise benachrichtigt zu werden, wenn eine wichtige Richtlinie aktualisiert wird. Auch hier handelt es sich um einen kleinen, aber wichtigen Aspekt ihrer Rolle, der leicht übersehen werden kann, aber erhebliche Auswirkungen hat, wenn wichtige Details übersehen werden.
Auch die Bedürfnisse der Endnutzer spielen eine Rolle. Ihre Aufgaben sind vielfältig, aber der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung, wobei Zeit und Konzentration eine wichtige Rolle spielen. Die Zeit, in der sie sich auf die Richtlinienverwaltung konzentrieren müssen - sowohl für die Ausbildung als auch für die Bewertung - muss auf ein Minimum reduziert werden, wobei die Einhaltung der Vorschriften dennoch gewährleistet sein muss. Der Prozess muss einfach, reibungslos und vielleicht sogar interessant sein. Das Letzte, was irgendjemand will, ist eine niedrige Annahme- oder Erfolgsquote eines Moduls zur Schulung und Bewertung von Richtlinien, weil es zu langsam oder schwerfällig zu bedienen war.
Die Notwendigkeit eines besseren politischen Managementrahmens
Für alle Gruppen ist es von entscheidender Bedeutung, diese Funktionen an jedem beliebigen Ort nutzen zu können, da die Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum an mehreren Orten arbeiten können.
Die Notwendigkeit einer effektiveren Richtlinienverwaltung und die Erkenntnis, dass die Zeit der Mitarbeiter wertvoll ist, sind einer der Gründe für die kürzlich erfolgte Einführung der Initiative Policy Management Pro der Open Compliance and Ethics Group (OCEG). Sie wurde entwickelt, um Unternehmensleitern und Fachleuten für das Richtlinienmanagement dabei zu helfen, ein Richtlinienmanagement bereitzustellen, das den neuen, erhöhten Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Im Mittelpunkt steht das Policy Management Capability Model, das einen praktischen Rahmen für ein effizientes, effektives und straffes Policy Management bietet.
Mitratech hat mit der OCEG zusammengearbeitet, um praktisches Fachwissen einzubringen, damit der Wert des Richtlinienverwaltungsmodells voll ausgeschöpft werden kann und Fachleute zu Richtlinienverwaltungsprofis werden. Mitratech bietet Funktionen für die Richtlinienverwaltung, die den komplexen Anforderungen der Endbenutzer gerecht werden: zentralisierte Richtlinienbibliotheken, automatisierte Erstellung von Richtliniendokumenten und Genehmigungsworkflows sowie benutzerfreundliche Schulungs- und Bewertungstoolsets.
Automatisierte Berichtsfunktionen geben dem Vorstand und der Geschäftsleitung die Gewissheit, dass ihre Mitarbeiter die Richtlinienanforderungen eines hybriden Arbeitsmodells im Unternehmen verstehen und befolgen. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie wir Technologie einsetzen, um ein effektives Compliance-Programm zu entwickeln.
Unsere Lösungen sind bewährt, robust und funktionsreich und werden von einigen der anspruchsvollsten Unternehmen der Welt eingesetzt. Sie sind schnell einsatzbereit und haben eine kurze Amortisationszeit. Sie sind so konzipiert, dass sie die Anforderungen von Unternehmen erfüllen, die ihren Mitarbeitern ein hybrides Arbeitsmodell bieten wollen. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.
[bctt tweet="Die Möglichkeit, die Funktionen zur Richtlinienverwaltung an jedem beliebigen Standort zu nutzen, ist angesichts der Tatsache, dass die Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum von mehreren Standorten aus arbeiten können, von entscheidender Bedeutung."]
