Workflow-Automatisierung Eine Entscheidung, bei der es um Leben und Tod geht
Workflow-Automatisierung Eine Entscheidung, bei der es um Leben und Tod geht

Workflow-Automatisierung? Eine "Do-or-Die"-Entscheidung für Legal Ops

Lauren Jackson |

"Druck von außen bedeutet, dass Automatisierung nicht nur ein Luxus ist, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die um Talente konkurrieren und ihr Unternehmen schützen müssen", erklärt Claire Wiggill, VP of Strategy and Business Development bei PMGheißt es in ihrem jüngsten Beitrag zum Thema 4 Gründe für Automate Employee Onboarding.

Wiggill konzentriert sich zwar speziell auf die Auswirkungen der Workflow-Automatisierung auf die Personalabteilung, aber viele ihrer Punkte sind auch auf den Bereich der juristischen Abläufe anwendbar. Zum Beispiel die Tatsache, dass die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe ein Unternehmen tatsächlich schützt. Ganz zu schweigen davon, dass in diesem Zeitalter der sich schnell entwickelnden Technologie zukunftsorientierte Rechtsabteilungen eine Entscheidung treffen müssen, um voranzukommen oder die Konsequenzen zu tragen, die sich aus der Verwendung veralteter, ineffektiver Methoden ergeben.

Es gibt viele Vorteile, wenn man heute die notwendigen Schritte unternimmt, um die juristischen Abläufe umzugestalten. Dazu gehören die Straffung der Compliance-Prozesse, die sichere Anbindung der Rechtsabteilung an das übrige Unternehmen und die Möglichkeit für das juristische Team, sich auf das Recht zu konzentrieren.

Überlassen Sie die Einhaltung nicht dem Zufall

In dem sich ständig ändernden rechtlichen Umfeld von heute kann es schwierig sein, den Überblick über alles zu behalten, was man tun muss, um die Vorschriften einzuhalten. Aus diesem Grund sind viele Rechtsabteilungen in einem Kreislauf gefangen, in dem sie auf Compliance- und Risikoprobleme reagieren, anstatt einen proaktiven Ansatz zu verfolgen.

Manchmal scheint es unmöglich zu sein, diesen Kreislauf zu durchbrechen, weil a) die manuellen Prozesse der Rechtsabteilung ineffizient und zeitaufwändig sind und b) die bewährten Verfahren für Rechts- und Compliance-Prozesse nicht an anderer Stelle im Unternehmen verankert sind, obwohl sie dort oft am dringendsten benötigt werden.

Mit der Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe werden Compliance und Risikominderung nicht dem Zufall überlassen. Tatsächlich haben die Innovatoren im Bereich Legal Ops festgestellt, dass erstklassige SaaS-basierte Workflow-Automatisierungslösungen automatisch alles dokumentieren und einen klaren Prüfpfad für den Verbleib und die Beteiligung aller Beteiligten liefern können. Manager können die volle Verantwortung für einen Prozess übernehmen und genau feststellen, wo Entscheidungen getroffen wurden, wer sie getroffen hat und wie und warum Rechtsangelegenheiten (und jede andere Art von juristischen Arbeitsabläufen) vorangetrieben wurden.

Automated-Workflows stellen sicher, dass alles, was genehmigt werden muss, an die richtige Person weitergeleitet wird, die die Genehmigung erteilt. Die besten Lösungen für die Automatisierung juristischer Workflows bieten sogar eine sofortige Integration mit Anbietern von elektronischen Unterschriften wie DocuSign und Adobe Sign, um die Sicherheit jeder Genehmigung zu gewährleisten. So geht nichts verloren, jeder wird zur Rechenschaft gezogen und die Aufsichtsbehörden erhalten einen klaren Einblick in die Compliance-Funktion eines Unternehmens.

"Von einem einzigen Dateneingabepunkt und einigen wenigen Klicks aus wird der gesamte Prozess orchestriert, und jede Abteilung weiß genau, was sie wann beitragen muss", so Wiggill.

Diese Art der Automatisierung ist nicht nur für die Compliance-Funktion, sondern für das gesamte Unternehmen von Vorteil. Man könnte argumentieren, dass die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe tatsächlich die Zukunft der Compliance ist. Oder zumindest die Zukunft der Einhaltung von Vorschriften durch Unternehmen.

Rechtsabteilungen, die derzeit die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe einführen, blicken bereits in diese Zukunft. Sie wissen, dass die künftigen Compliance-Herausforderungen tendenziell zahlreicher und vielfältiger sind als je zuvor, und sie ergreifen Maßnahmen, um diese Herausforderungen zu meistern.

Rechtliche Daten sicher aufbewahren und trotzdem in Verbindung bleiben  

Vor der Integration der Workflow-Automatisierung in eine Rechtsmanagement-Plattform bestand das Hauptproblem der meisten Rechtsabteilungen in Unternehmen darin, Anfragen von außerhalb ihrer Abteilung zu bearbeiten.

Wie gehen Sie damit um, wenn ein Vertriebsmitarbeiter die Rechtsabteilung um die Prüfung eines Vertrags bittet? Oder eine Anfrage von jemandem aus der Finanzabteilung, der rechtlichen Rat benötigt? Die Wahrheit ist, dass die Rechtsabteilung mit so viel mehr Bereichen eines Unternehmens zu tun hat als nur mit der Rechtsabteilung. Die Rechtsabteilung erhält eine breite Palette von Anfragen aus dem gesamten Unternehmen.

Der Versuch, alles per E-Mail zu verwalten - insbesondere in großen Organisationen mit Tausenden von Mitarbeitern - kann ein wahrer Albtraum sein. Juristen wissen jedoch, dass sie die Sicherheit und Vertraulichkeit juristischer Dokumente nicht dem Komfort bei der Verwaltung abteilungsübergreifender Anfragen opfern dürfen.

Während die meisten Rechtsverwaltungssysteme für Unternehmen einen Benutzer mit vollem, lizenziertem Zugang zur Plattform voraussetzen, um Anträge einreichen zu können, ist das Hinzufügen einer Workflow-Automatisierung (wie TAP), ermöglicht es den Benutzern, Anfragen direkt an die Rechtsabteilung zu stellen, ohne die Sicherheit des Systems zu gefährden.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter aus dem gesamten Unternehmen auf effiziente Weise rechtliche Anfragen einreichen können, ohne Zugang zu sensiblen rechtlichen Informationen oder Daten zu erhalten. Auf diese Weise wird ein Unternehmen geschützt, indem die juristischen Daten sicher sind, die Angelegenheiten vertraulich bleiben und andere Abteilungen sich nicht in die Angelegenheiten der Rechtsabteilung einmischen. Gleichzeitig werden die Rechtsabteilungen und bewährte Praktiken tiefer in das Herz eines Unternehmens integriert.

Ablenkungen beseitigen, damit sich Anwälte auf das Recht konzentrieren können

Stellen Sie sich vor, dass ein Rechtsverfahren wie ein Puzzle ist. Sie könnten 50, 100 oder vielleicht sogar 1.000 Teile haben, die Sie jedes Mal, wenn Sie einen Prozess durchführen, zusammenfügen müssen, um das Gesamtbild zu vervollständigen. Diese Puzzleteile könnten verschiedene Werkzeuge, verschiedene Personen, verschiedene Abteilungen und verschiedene Fähigkeiten umfassen, die zusammenkommen, um das Ganze zu vervollständigen.

Bisher musste dies alles manuell nachverfolgt und verwaltet werden, was Hunderte von Stunden vergeudeter Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nahm. Dieser "traditionelle" Ansatz lässt frustrierte Anwälte mit der Frage zurück, wie sie zu dem zurückkehren können, was sie am besten können und was ihr Unternehmen am besten schützt, nämlich Recht zu praktizieren.

Workflow-Automatisierung bietet diese Befreiung. Die Rechtsabteilung nimmt sie an, um den "Schmerz des Alltäglichen" hinter sich zu lassen und sich auf das zu konzentrieren, was wichtig ist - die Arbeit zu erledigen und sich nicht mit Workflows herumzuschlagen.

Adobe Research hat herausgefunden, dass 81% der US-Büroangestellten moderne Technologie als Schlüsselfaktor für ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz einstufen. Wenn Ihr Unternehmen Tools implementieren kann, die die Effizienz steigern, so dass die Mitarbeiter weniger Zeit mit Prozessen und mehr Zeit mit Kreativität verbringen, werden Sie nicht nur die Produktivität und Rentabilität steigern, sondern auch zufriedenere Mitarbeiter inspirieren.

"Auch wenn sie es nicht sehen, profitieren die Mitarbeiter von der Automatisierung, bevor sie die Tür betreten", erklärt Wiggill.

Da die Rechtsabteilung in alle Bereiche eines Unternehmens hineinreicht, ist die SaaS-Technologie zur Automatisierung von Arbeitsabläufen eine Notwendigkeit für die neue Welt der Rechtsabteilung, da sie Lücken schließt, die Unternehmen einem Risiko aussetzen.  

Um ein Unternehmen zu schützen, ist die Einrichtung automatisierter Geschäftsprozesse heute dringender denn je. Für viele Teams in der Rechtsabteilung ist die Einführung einer Lösung zur Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe, die speziell für die Anforderungen der Rechtsabteilung und ihrer internen Kunden und Stakeholder entwickelt wurde, eine Hilfe, um die heutigen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig eine solide Grundlage für die Bewältigung der Herausforderungen von morgen zu schaffen.