Klare und wirksame Kommunikation ist für eine sichere Rückkehr ins Büro unerlässlich
Im April 2020 zeigten Zahlen des britischen Office for National Statistics, dass 49,2 % der erwerbstätigen Erwachsenen von zu Hause aus arbeiteten, was auf die als Reaktion auf die Coronavirus-Pandemie eingeführten Maßnahmen zur sozialen Distanzierung zurückzuführen ist.
Diese Statistiken bestätigen, was wir alle wissen, nämlich dass wir in einer noch nie dagewesenen Zeit leben und uns an neue Arbeitsweisen anpassen mussten. Obwohl ich nun schon seit einigen Jahren hauptsächlich von zu Hause aus arbeite, finde ich es immer noch seltsam, dass ich seit über drei Monaten nicht mehr im Büro war und dass alle meine Kollegen ebenfalls von zu Hause aus arbeiten (obwohl ich es genossen habe, bei Ferngesprächen ihre Einrichtung zu sehen!)
Aus Gesprächen mit einigen meiner Mitarbeiter weiß ich, dass es schwierig war, sich an die Arbeit zu Hause zu gewöhnen und das richtige Gleichgewicht zwischen "Arbeitsleben" und "Privatleben" zu finden. Einigen fiel es definitiv leichter als anderen, sich daran zu gewöhnen, dass sie zu ihrem Home-Office und nicht zu ihrem normalen Arbeitsort pendeln müssen. Auch wenn wir uns an diese neue Art des Arbeitens gewöhnt haben, ist es wichtig, dass die Unternehmen nicht selbstgefällig werden.
Kontinuierliche Kommunikation ist unerlässlich
Allen, mit denen ich gesprochen habe, ist gemeinsam, dass wir alle der Meinung sind, dass eine kontinuierliche Kommunikation der Schlüssel ist, um über die Unternehmensrichtlinien während des Lockdowns und darüber hinaus auf dem Laufenden zu bleiben. Einige Unternehmen haben Schwierigkeiten, sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter über die Richtlinien auf dem Laufenden sind, die festlegen, wann es akzeptabel ist, das Büro zu besuchen.
Vielleicht haben Sie festgestellt, dass Mitarbeiter das Büro ohne Wissen des Unternehmens betreten haben und dass eine Richtlinie erstellt und verteilt werden muss, um die Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen, dass dies nicht geschehen sollte? Und wenn es wirklich notwendig ist, das Büro zu betreten, wer genehmigt dies und stellt sicher, dass der Mitarbeiter den entsprechenden Zugang hat und die richtigen Verfahren einhält? Es ist auf jeden Fall hilfreich, ein automatisiertes Verfahren für die Verwaltung dieser Anträge einzurichten.
Die Unternehmen überprüfen ihre Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus ständig, da sich die Kriterien für die Schließung ändern, aber aus den Gesprächen, die ich geführt habe, geht hervor, dass es keine große Eile gibt, die Mitarbeiter wieder ins Büro zu holen. Umso wichtiger ist eine kontinuierliche und klare Kommunikation! Halten Sie Ihre Mitarbeiter über Ihre neuesten Entscheidungen auf dem Laufenden?
Ich kann nicht genug betonen , wie wichtig es ist, dass die Mitarbeiter wissen, was das Unternehmen denkt und welche Pläne es hat. Ich weiß, dass die regelmäßigen Updates, die ich erhalte, mir das Gefühl geben, dass ich informiert bin und dass das Unternehmen an mich denkt. Ich weiß, dass sich diese Pläne ändern können und werden, aber solange dieser Kommunikationskanal offen gehalten wird, hat jeder das Gefühl, dass er weiß, was vor sich geht.
Was passiert, wenn wir wieder reingehen?
Lassen Sie uns also über den Tag sprechen, an dem wir uns wieder ins Büro wagen. Vielleicht sollten Sie darüber nachdenken, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, um herauszufinden, wie sich Ihre Mitarbeiter bei ihrer Rückkehr fühlen, und ihnen die Möglichkeit zu geben, etwaige COVID-19-Bedenken vorzubringen. So stellen Sie sicher, dass Sie alle Fragen im Vorfeld klären können und dass die Antworten allen klar mitgeteilt werden. Dies ist ein Punkt, den ich besonders hervorheben möchte - dies ist nicht der Zeitpunkt für Unklarheiten. Sie müssen sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter die gleiche Botschaft zur gleichen Zeit erhalten.
Die Unternehmen müssen Maßnahmen zur sozialen Distanzierung einführen, z. B. Einbahnsysteme und angemessene Abstände zwischen den Schreibtischen. Bevor Ihre Mitarbeiter ins Büro zurückkehren, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Maßnahmen zur sozialen Distanzierung klar kommuniziert und von jedem Mitarbeiter gelesen und verstanden wurden.
Möglicherweise denken Sie über ein schrittweises oder gestaffeltes Vorgehen nach - auch hier muss dies jedem Mitarbeiter klar sein, damit er weiß, wann er ins Büro gehen kann (und wann nicht). Neben den Maßnahmen zur sozialen Distanzierung müssen Sie auch über die persönliche Schutzausrüstung (PSA) nachdenken und darüber, wie die Mitarbeiter verstehen, welche PSA sie tragen und benutzen müssen.
Eine klare, wirksame Kommunikation vermittelt Ihren Mitarbeitern das Vertrauen, dass sie über die neuesten Pläne des Unternehmens auf dem Laufenden gehalten werden und dass sie alles wissen, was sie wissen müssen, wenn sie in diesen außergewöhnlichen Zeiten arbeiten. Wenn Sie darüber hinaus Ihre Mitarbeiter um Feedback bitten, haben sie das Gefühl, Teil des Entscheidungsfindungsprozesses zu sein.
Die Einführung einer robusten Technologie für die Verwaltung von Richtlinien ermöglicht es Unternehmen, mit ihren Mitarbeitern auf einfache und einheitliche Weise zu kommunizieren, und stellt sicher, dass sie über die aktuellsten Informationen verfügen.
Neben der Technologie zur Richtlinienverwaltung ist die Implementierung einer einfachen, aber hocheffizienten Lösung zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglicht es einer Organisation, die Meinung und das Feedback ihrer Mitarbeiter einzuholen.
