Lösungen für das Vertragsmanagement: Welche Stufe ist die beste für Sie?
Wenn Sie regelmäßig mit Verträgen zu tun haben, dann wissen Sie, wie schwierig und zeitaufwändig deren Erstellung und Verwaltung sein kann. Die gute Nachricht ist, dass die neue Technologie im Bereich der Vertragsmanagementlösungen eine breite Palette von Möglichkeiten zur Verbesserung des Prozesses bietet.
Manuelle Vertragsbearbeitung
Von allen Lösungen für das Vertragsmanagement ist die manuelle Bearbeitung die einfachste Form, wenn man davon absieht, den Vertrag mit einer Schreibmaschine abzutippen oder auf Steintafeln zu meißeln. Bei der manuellen Vertragsbearbeitung ändern die Parteien in der Regel ein Textverarbeitungsdokument per E-Mail hin und her. Jede Partei markiert die Änderungen, die sie vornehmen möchte, und sendet die Datei zurück.
Sobald der Vertrag vollständig vereinbart ist, müssen die Parteien ihn ausdrucken, um ihn zu unterzeichnen, oder (etwas umständlich) in einem Textverarbeitungsdokument oder einer PDF-Datei unterschreiben. Jede Partei ist dafür verantwortlich, eine elektronische oder gedruckte Kopie des ausgeführten Dokuments aufzubewahren. In jedem Fall müssen beide Parteien sicherstellen, dass alle Vertragsbedingungen eingehalten werden.
Um die Bedingungen zu überprüfen, muss man das Textverarbeitungsprogramm öffnen oder den Vertrag aus einem Aktenschrank herausholen. Diese manuellen Vorgänge sind fehleranfällig und lassen sich mit der richtigen Vertragsmanagementlösung idealerweise vermeiden.
Diese Vertragsverwaltungslösung ist in vielen Unternehmen leider immer noch weit verbreitet, eignet sich aber nur für kleinere Unternehmen oder solche, die nur sehr wenige Verträge erstellen. Für Unternehmen jeder Größenordnung ist die manuelle Vertragsbearbeitung aufgrund der Ineffizienz, der Probleme mit der Versionskontrolle und des Fehler- und Rechtsrisikopotenzials die schlechteste aller Vertragsverwaltungslösungen.
Glücklicherweise hat die Technologie diese primitive Art der Vertragsabwicklung inzwischen weit hinter sich gelassen.
eSignatur
Als die eSignatur entwickelt wurde, war sie ein großer Fortschritt bei den Lösungen für das Vertragsmanagement. Es war nicht mehr erforderlich, dass alle Beteiligten die Dokumente physisch unterzeichnen und versenden. Die Möglichkeit, ein Dokument direkt vom Computer aus digital zu unterzeichnen, machte die Dinge für alle wesentlich bequemer. eSignature-Dienste boten auch einen Ort, an dem ausgeführte Verträge gespeichert und abgerufen werden konnten. Sie müssen nicht mehr Ihre Festplatte durchsuchen oder in Aktenschränken wühlen, um den gesuchten Vertrag zu finden.
Die Beschränkung der eSignatur besteht jedoch darin, dass sie nur einen Punkt - Unterzeichnung und Speicherung - in einem komplexen Vertragsmanagementprozess umwandelt. Dies lässt viel zu wünschen übrig, sowohl im Erstellungsprozess als auch in den Phasen nach der Unterzeichnung des Vertrags. Man ist immer noch mit dem Hin- und Herschreiben in einem Textverarbeitungsprogramm beschäftigt, um zur Unterzeichnung zu gelangen. Sobald Sie die Unterzeichnungsphase erreicht haben, müssen Sie immer noch manuell sicherstellen, dass jeder seinen Teil der Abmachung einhält.
Wenn Ihr Unternehmen Verträge immer noch manuell unterzeichnet, sollten Sie auf jeden Fall sofort zur elektronischen Unterschrift übergehen. Dies wird zumindest einen Teil Ihres Vertragsprozesses sofort effizienter machen. Für kleine Unternehmen, die nur wenige Verträge abschließen, kann eSignature ausreichen. Für größere Unternehmen ist eSignature am besten als Zwischenlösung und Brücke zu speziellen Vertragsmanagementlösungen geeignet.
Basislösungen für die Vertragsverwaltung
Über die eSignatur hinaus gibt es eine ganze Reihe von Vertragsmanagementlösungen. Selbst die grundlegendsten dieser Lösungen bieten ein gewisses Maß an Funktionalität für die Phasen vor und nach der Vertragsunterzeichnung.
Alle Lösungen für das Vertragsmanagement sollten den fehleranfälligen Prozess des Hin- und Herschickens von redigierten Dokumenten per E-Mail vermeiden. Mit diesen Softwarelösungen können Sie das Dokument leichter in der Cloud bearbeiten. Das Redlining wird online durchgeführt, mit einer ausgefeilteren Änderungsverfolgung und Versionskontrolle, als sie ein Textverarbeitungsprogramm bieten kann.
So können die Benutzer frühere Versionen des Vertrags einsehen und sehen, wer welche Änderungen oder Notizen vorgenommen hat. Einfache Vertragsmanagementlösungen sind zwar ein großer Fortschritt gegenüber der eSignatur, bieten aber möglicherweise keine vollständige Online-Verhandlungsfunktion.
Grundlegende Vertragsmanagementlösungen sollten auch ein gewisses Maß an Vorlagen und Modulen bieten, um die Erstellung eines Vertragsentwurfs einfacher zu machen als das Ausschneiden und Einfügen aus alten Vertragsdokumenten. Damit wird auch sichergestellt, dass in neuen Verträgen nur aktuelle, genehmigte Inhalte verwendet werden.
Die Komplexität der Verwaltung von Inhalten und der Zusammenstellung von Dokumenten variiert von Lösung zu Lösung. Unternehmen, die ihr gesamtes juristisches Regelwerk und ihre Ausweichpositionen in Software implementieren möchten, müssen sich möglicherweise nach anspruchsvolleren Vertragsmanagementlösungen umsehen.
Ein weiterer Unterschied zwischen eSignature und einfachen Vertragsmanagementlösungen besteht darin, dass letztere bietet ein gewisses Maß an Arbeitsabläufen und Genehmigungen. Verträge erfordern oft Genehmigungen in mehreren Stufen. Vertragsmanagement-Lösungen bieten Genehmigungs-Workflows, Warnmeldungen und Nachverfolgung, um das Durcheinander von E-Mail-Genehmigungen zu ersetzen.
Dazu sollte ein Prüfpfad gehören, der es den Benutzern ermöglicht, zu sehen, wer das Dokument in jeder Phase genehmigt hat und welche Genehmigungen noch ausstehen. Jede Genehmigung wird von der Software markiert, so dass Sie wissen, wann alle Beteiligten den neuen Vertrag abgesegnet haben.
Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, wird er zusammen mit anderen bereits abgeschlossenen oder noch ausstehenden Verträgen in Vertragsmanagementlösungen gespeichert. Dies ermöglicht zumindest einen einfachen Zugriff auf frühere Verträge und eine Textsuche über mehrere Verträge hinweg.
Anspruchsvollere Funktionen für die Zeit nach der Ausführung, wie z. B. die Verwaltung von Verpflichtungen, die allen Parteien helfen, ihre Verträge einzuhalten, sind auf dieser Ebene von Vertragsmanagementlösungen nicht üblich.
Verwaltung des Vertragslebenszyklus
Dies ist die letzte Stufe der Vertragsmanagementlösungen. Einen ausführlichen Einblick in die Funktionsweise von Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) (wie ContractRoom) und deren Nutzen für Sie finden Sie hier. Im Wesentlichen bieten Lifecycle-Management-Lösungen jedoch leistungsfähigere Versionen aller Funktionen, die in einfacheren Lösungen angeboten werden, und sorgen für ein hohes Maß an Effizienz, Leistung und Benutzerfreundlichkeit in Bereichen, die von einfacheren Vertragsmanagement-Lösungen nicht abgedeckt werden.
Dies beginnt mit einer Inhaltsbibliothek, die es Unternehmen ermöglicht, ihr gesamtes rechtliches Regelwerk mit genehmigten Inhalten in die Vertragsmanagementlösung zu integrieren. Dazu gehören nicht nur bevorzugte Vertragsklauseln, sondern auch eine Bibliothek mit genehmigten Ausweichpositionen. Sie umfasst auch situationsspezifische Inhalte wie Klauseln, die nur in bestimmten Regionen oder Vertragsarten verwendet werden.
Diese Inhaltsbibliothek wiederum ermöglicht die automatische Zusammenstellung von Dokumenten, bei der ein genehmigter Antrag auf einen Vertrag automatisch die Erstellung eines ersten Vertragsentwurfs durch das System auslöst, ohne dass weitere menschliche Arbeit erforderlich ist.
Sobald ein Entwurf erstellt wurde, unterscheidet sich eine echte CLM-Lösung von einfachen Vertragsmanagementlösungen durch leistungsfähigere Online-Verhandlungsfunktionen. Während einfache Vertragsverwaltungslösungen im Wesentlichen eine Online-Version der Textverarbeitung darstellen, sollten CLM-Lösungen eine echte Verhandlungsumgebung bieten, die die meisten Telefonate und E-Mails überflüssig macht. Die Möglichkeit, von einem Computer, Telefon oder Tablet aus Änderungen vorzuschlagen, anzunehmen oder abzulehnen, beschleunigt die Verhandlungen erheblich. ContractRoom-Kunden haben beispielsweise festgestellt, dass ihre Verträge 10-mal schneller abgeschlossen werden konnten als bei ihrem vorherigen Vertragsabschlussverfahren.
Lösungen für die Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen nach der Unterzeichnung können wesentlich mehr als nur ausgeführte Verträge speichern und durchsuchen. Die Vertragsanalysefunktion nutzt KI und maschinelles Lernen, um Ineffizienzen und Risiken zu identifizieren, damit Sie Ihren Vertragsprozess kontinuierlich verbessern können.
KI spielt auch eine Rolle bei der Automatisierung der Verwaltung von Verpflichtungen, um sicherzustellen, dass Sie und Ihre Vertragspartner die Bedingungen der Vereinbarungen einhalten. Ein robustes CLM-System kann Verträge für Verpflichtungen und Meilensteine erstellen und Warnungen ausgeben, wenn ein Meilenstein erreicht wurde oder eine Frist oder ein Ablaufdatum bevorsteht. Auf diese Weise kann jedes Teammitglied stets den Überblick über die Erfordernisse und Anforderungen des Vertrags behalten, ohne manuell auf Hunderte von Verträgen zurückgreifen zu müssen.
Im Spektrum der Vertragsmanagementlösungen bietet ein robustes System für das Management des Vertragslebenszyklus das höchste Maß an Geschwindigkeit, Kontrolle und Einblick. Dies macht ein CLM-System zur idealen Wahl unter den Vertragsmanagementlösungen für größere Unternehmen mit einem großen Vertragsvolumen oder komplexen Verträgen.
Wie lautet die Schlussfolgerung der Vertragsmanagementlösungen?
Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden, gibt es eine unumstößliche Tatsache. Heutzutage gibt es kaum noch eine Entschuldigung dafür, weiterhin veraltete manuelle Vertragsprozesse anstelle von Vertragsmanagementlösungen zu verwenden. Heutzutage gibt es ein breites Spektrum an Vertragsmanagementlösungen für Unternehmen aller Größen und Bedürfnisse.
[bctt tweet="Heute gibt es kaum noch eine Entschuldigung dafür, weiterhin veraltete manuelle Vertragsprozesse anstelle von Vertragsmanagementlösungen einzusetzen." via="yes"]
Sehen Sie, warum TeamConnect der ELM-Marktführer ist
Erfahren Sie, warum es die bewährte Wahl für Rechtsabteilungen weltweit ist.
