Sobald Sie sich für Ihre ELM-Software oder Legal-Tech-Lösung entschieden haben, geht alles ganz schnell. Legal Operations-Teams sind einzigartig funktionsübergreifend, und eine gute Implementierung einer ELM-Lösung erfordert, dass Sie sich auf diese Stärke stützen.
Wir haben uns bereits mit den Schritten befasst, die Sie bei der Evaluierung der richtigen ELM-Lösung unternehmen müssen. Jetzt, wo Sie bereit sind, die Lösung zu implementieren, haben Sie vielleicht schon technische Teammitglieder in Ihrer Abteilung, die Sie einbeziehen müssen. Es ist aber auch möglich, dass Sie mit Technikern aus anderen Bereichen zusammenarbeiten werden.
Machen Sie sich zunutze, was die Rechtsabteilung zu einem großartigen Arbeitsplatz macht: Bringen Sie die richtigen Akteure aus Ihrem Unternehmen zusammen und nutzen Sie deren Kombination aus juristischem Know-how, Geschäftsprozesswissen, Projektmanagement und technischem Fachwissen, um das Projekt auf den Weg zu bringen.
Ein langwieriger Beschaffungsprozess ist nicht und sollte nicht ein langes Projekt oder einen verzögerten Start bedeuten. Sobald Sie den Vertrag unterschrieben haben, sollten Sie sich sofort an die Arbeit machen. Aber nicht, ohne die folgenden sieben Schritte zu berücksichtigen, die Ihr Team zum Erfolg bei der ELM-Einführung führen.
Wissen, wen Sie für die ELM-Implementierung brauchen
Sie haben bereits eine Reihe von Personen in den Beschaffungsprozess einbezogen, aber jetzt ist es an der Zeit, zu überdenken, wen Sie brauchen. Beginnen Sie Ihr Projekt mit allen wichtigen Interessenvertretern auf derselben Seite und denken Sie daran, dass Sie jetzt, da Sie die Lösung gekauft haben, möglicherweise wichtige Teammitglieder haben, die für das Unternehmen arbeiten, bei dem Sie den Kauf getätigt haben.
- Mitglieder des IT-Teams
- Programm-/Plattformmanager
- Business-Analysten
- Lösungsspezifische Hosting-Teammitglieder
- Lösungsspezifische Projektleiter
- Lösungsspezifische professionelle Dienstleistungsanalysten
Vergessen Sie Ihren großen Plan nicht
In Ihrer ELM-Implementierung wird es jetzt sehr konkret: Wollen Sie dieses oder jenes Formularfeld, wollen Sie für diesen oder jenen Objekttyp Informationen erfassen, welche Art von Berechtigungen wollen Sie jeder Abteilung, jedem Team oder jedem Benutzer erteilen? Bevor Sie ins Detail gehen, sollten Sie sich an den großen Plan erinnern, der Sie dazu veranlasst hat, die Beschaffung überhaupt in Angriff zu nehmen.
Schreiben Sie das ursprüngliche Ziel an einen Ort, an den Sie oft zurückkehren, z. B. in den Untertitel Ihres Projektplans. Vielleicht heißt es "Keine Zeit mehr für die Suche nach Dokumenten" oder "Zentralisierung von Daten für einen leichteren Zugriff" oder "Rationalisierung langweiliger, sich wiederholender Arbeiten".
Erfassen von Anforderungen
Sie haben die Ausschreibung bereits hinter sich, Sie wissen, was Sie von Ihrer Lösung erwarten. Aber jetzt ist es an der Zeit, in die Details zu gehen. Was soll Ihre Lösung lösen? Sie sind der Experte für Ihr Problem, aber das Team, mit dem Sie zusammenarbeiten, ist der Experte für den Einsatz der Lösung. Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre Idee in die Software übertragen werden kann, und wo es Lücken gibt. Machen Sie sich Notizen und werden Sie kreativ.
Ziele für den Zeitplan festlegen
Die Ausdehnung des Projektumfangs ist tödlich. Ihr Zeitplan für die ELM-Implementierung ist daher eine prophylaktische Maßnahme. Legen Sie mit Blick auf Ihre Anforderungen vernünftige Ziele fest, die Sie voranbringen. Jetzt ist es auch an der Zeit, für Eventualitäten zu planen. Um einen ausfallsicheren Plan zu erstellen, sollten Sie auch Misserfolge einplanen. Überlegen Sie, was bei jedem Schritt schief gehen oder mehr Zeit in Anspruch nehmen könnte, und bauen Sie dann Sicherheitsvorkehrungen ein, um die auftretenden Probleme zu bewältigen.
Ausbildung
Wenn es sich bei der Software, die Sie gekauft haben, um eine Plattform handelt, müssen Sie die Lösung möglicherweise selbst entwickeln. Wenn das der Fall ist, nutzen Sie die Ressourcen, die das Produkt bietet. Fragen Sie Ihre Kontaktperson Folgendes:
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung, und wenn sie asynchron sind, wen können wir um zusätzliche Unterstützung bitten?
- Gibt es vorgefertigte Vorlagen, mit denen man beginnen kann?
- Gibt es eine Wissensdatenbank oder ein Benutzerhandbuch?
- Können sie gemeinsam mit anderen Mitgliedern der Kundengemeinschaft Ideen entwickeln?
Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Es ist wichtig, dass Sie sich lange vor dem Starttermin Gedanken über Ihren Kommunikationsplan machen. Wir empfehlen, mit dem Brainstorming bereits während der UAT zu beginnen: Überlegen Sie, welche Menschen Sie für die von Ihnen eingeführten Änderungen begeistern müssen und wie Sie Ihren Erfolg als etwas darstellen können, das ihnen das Leben leichter macht: Veränderungen sind nur dann eine Herausforderung, wenn sie einen Verlust bedeuten.
Erinnern Sie sich an Ihre Hauptziele, um den richtigen (positiven) Ton zu treffen. Pflegen Sie eine ständige, klare Kommunikation, legen Sie Erwartungen fest und setzen Sie die richtigen Treffen an, um alle an Bord zu holen.
Festlegung von KPIs für Ihre ELM-Implementierung
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie während der Einführung von ELM tun sollten, ist, Ihren Erfolg zu verfolgen. Wenn die Dinge gut laufen, können Sie diese Statistiken nutzen, um Ihrem Team zu zeigen, wie großartig Ihre Führung war, und Sie können diese Statistiken nutzen, um die weitere Einführung zu unterstützen. Wenn nicht, keine Sorge: Nutzen Sie sie, um zu iterieren und sich Ziele zur Verbesserung zu setzen.
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