Im Mittelpunkt - Risikomanagement für Lieferanten und COVID-19
Das Risikomanagement für Lieferanten (Vendor Risk Management, VRM) war ein wichtiges Thema auf der jüngsten Online-Konferenz Mitratech Interact 2020. Das ist nicht überraschend, wenn man bedenkt, dass die Besorgnis über die Risiken, die von Anbieter- und Lieferantennetzwerken ausgehen, wächst - und wie sich COVID-19 auf diese Risiken ausgewirkt haben könnte.
Jay Fitzhugh, Chief Regulatory Officer bei Mitratech, war Gastgeber einer Podiumsdiskussion mit Rodney Campbell, Director, Vendor Management, Valley National Bank, Adrian Rodriguez, VP Internal Controls Manager, Amerant und Hector Jimenez, Director, Operational & Vendor Risk Management bei Sterling National Bank. Gemeinsam untersuchten sie, wie sich das VRM während der COIVD-19-Pandemie verändert hat und wie es sich bewährt hat.
Ein repräsentatives Gremium
Die Mitglieder des Gremiums selbst und ihre jeweiligen Rollen spiegeln wider, wie die Institute den VRM verwalten. Ihre Berichtslinien fielen in die Finanzfunktion oder den Risikomanagement-Strom. Sie alle verwalteten ein breites Spektrum an Geschäftsbeziehungen im gesamten Unternehmen, einschließlich Hardware-Anbietern, Software-Lieferanten, SaaS-Anbietern und FinTech-Partnern. Auch das Gebäudemanagement und sogar das Catering fielen in ihren Zuständigkeitsbereich.
Als Mitratech VendorInsight-Anwender hatten sie im letzten Jahr die Nutzung der Plattform in Zusammenarbeit mit Kollegen aus der Rechtsabteilung, dem Finanzwesen, dem Einkauf und dem operativen Geschäft hochgefahren. Sie hatten die Vertragskosten überprüft und gesenkt, die Vertragsbedingungen und Zahlungsprofile angepasst und sichergestellt, dass die Vertrags-SLAs den Anforderungen des Unternehmens voll und ganz entsprachen.
Ein gemeinsames Thema, das Rodney, Adrian und Hector zum Ausdruck brachten, war die Fähigkeit der VendorInsight-Lösung, einen Großteil der täglichen Arbeit zu automatisieren, die für die Durchführung eines effektiven VRM-Programms erforderlich ist. Sie alle nutzten dies, um Mitarbeiter für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen und gleichzeitig eine Schulungsplattform für den Rest des Unternehmens bereitzustellen, um Best-Practice-Verfahren für das Lieferantenmanagement aufzuzeigen.
VRM tritt ins Rampenlicht der Gesellschaft
Alle drei Podiumsteilnehmer hatten zwar große Fortschritte bei der Verbesserung des VRM ihres Unternehmens gemacht, waren aber alle der Meinung, dass der Ausbruch der COVID-19-Pandemie sie ins Rampenlicht des Unternehmens katapultiert hatte. Fast über Nacht verlangten die leitenden Angestellten und ihre Aufsichtsbehörden mehr Transparenz in Bezug auf potenzielle und tatsächliche betriebliche, gesetzliche und kommerzielle Risiken in ihrer Lieferkette.
Hector, Rodney und Adrian entwickelten rasch Dashboards für die Ausfallsicherheit von Lieferanten, um auf einen Blick die Risiken und Probleme zu erkennen, die Auswirkungen auf das Geschäft haben könnten. Diese Dashboards wurden mit Informationen gefüllt, die sie bei Besprechungen mit Lieferanten über potenzielle Unterbrechungen, die sich auf ihre Einrichtungen auswirken könnten, gesammelt hatten. Außerdem nutzten sie die von der VendorInsight-Lösung bereitgestellten News Alerts, um weitere Diskussionspunkte mit ihren Partnern zu erhalten.
Sie nutzten das Feedback und die Erkenntnisse, um ihren Risiko- und Finanzabteilungen und letztlich ihren Vorständen Berichte zu liefern, und das oft wöchentlich.
VRM ermöglichte eine schnelle Reaktion auf föderale Initiativen
Diese schnelle und gründliche Arbeit half auch dabei, doppelte Dienstleistungen oder Redundanzen in Verträgen zu erkennen, die zu schnellen Kosteneinsparungen führen könnten. Durch ihre frühere Arbeit mit den Beschaffungs-, Rechts- und Betriebsteams verfügten die Diskussionsteilnehmer über ein tiefes Verständnis der vertraglichen und betrieblichen Beziehungen ihres Unternehmens. Dies half ihnen, der Geschäftsleitung Ratschläge und Hinweise zu Effizienzeinsparungen zu geben, die dringend benötigte Investitionen an anderer Stelle im Unternehmen freisetzen würden, ohne die Erbringung der Kerndienstleistungen zu beeinträchtigen.
Adrian, Hector und Rodney waren auch maßgeblich an der Beteiligung ihrer Banken am Paycheck Protection Program (PPP) der US Small Business Administration beteiligt, mit dem Arbeitsplätze und Unternehmen in der Pandemie unterstützt werden sollen. Die Richtlinien und Prozesse, die sie mithilfe von VendorInsight entwickelt hatten, ermöglichten es ihren Instituten, sehr schnell auf die neue Initiative zur Unterstützung ihrer Kunden zu reagieren. Neue Lieferanten wurden sehr schnell aufgenommen und nutzten Best Practices, um sicherzustellen, dass sie die von der Geschäftsleitung, den Aufsichtsbehörden und den Interessengruppen geforderten Standards einhielten.
Man war sich einig, dass dies wahrscheinlich das erste Mal war, dass die Geschäftsleitung und der Verwaltungsrat den strategischen Wert und die Bedeutung der VRM voll erfasst hatten. Interessanterweise rechneten Rodney, Adrian und Hector mit einer größeren Sichtbarkeit und größeren Erwartungen seitens des Unternehmens, da die Auswirkungen von COVID-19 wohl langfristiger sein werden, als die meisten zu Beginn erwartet hatten.
Gehen Sie hier können Sie sich die Podiumsdiskussion über VRM und andere Inhalte der Interact 2020 ansehen.
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