Beispiele und Leitfaden für das Risikomanagement in Tabellenkalkulationen

Was ist ein Tabellenkalkulationsrisiko?

Tabellenkalkulationen sind seit langem das Fundament von Unternehmen aller Größenordnungen. Sie sind ein leistungsfähiges und anpassungsfähiges Instrumentarium, mit dem Unternehmen komplexe Geschäftsprozesse, Projekte und Berichte vereinfachen und verwalten können. Tabellenkalkulationen erleichtern den Unternehmen das Tagesgeschäft und das Projektmanagement. Sie sind unverzichtbar, wenn es darum geht, die Produktivität und Effizienz zu steigern und die Datenanalyse effektiver zu gestalten, um eine bessere Unternehmensführung und ein schnelleres Umsatzwachstum zu gewährleisten.

Aufgrund des einfachen und anpassungsfähigen Formats von Tabellenkalkulationen sind Unternehmen jedoch von ihnen abhängig geworden und verwenden sie häufig zur Speicherung und Verfolgung wichtiger Unternehmensinformationen wie Budgetierung, Rechnungsstellung und Umsatzberechnung. Aufgrund dieser Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen können diese bei ineffektiver Verwaltung schnell zu einem Ausfallfaktor für Unternehmen werden. Aus diesem Grund müssen Unternehmen unbedingt sicherstellen, dass sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um sich vor den Risiken von Tabellenkalkulationen zu schützen und diese zu vermeiden.

Das Spreadsheet-Risiko ist die Auswirkung auf ein Unternehmen, die durch unentdeckte Fehler, Irrtümer und Auslassungen in wichtigen Spreadsheets verursacht wird, auf die ein Unternehmen z. B. beim Kostenmanagement angewiesen ist. Da sich dies direkt auf die Einnahmen eines Unternehmens auswirken kann, ist es unerlässlich, dass sich Unternehmen gegen das Tabellenkalkulationsrisiko schützen.

Fünf gängige Beispiele für Risiken

Obwohl Tabellenkalkulationen aufgrund ihrer Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit wertvolle Verwaltungsinstrumente sind, bergen sie gerade deshalb ein großes Verlustpotenzial. Verschiedene Studien haben ergeben, dass fast 90 % der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Obwohl dies nach wie vor ein weit verbreitetes Risiko für Unternehmen darstellt, wurde bisher nur sehr wenig getan, um diese Bedrohung zu mindern. Obwohl die meisten Fehler auf menschliches Versagen zurückzuführen sind, gibt es eine Reihe spezifischer Möglichkeiten, wie Tabellenkalkulationsrisiken entstehen können, z. B:

Verknüpfte Tabellenkalkulationen, die Daten aus einer oder mehreren Tabellenkalkulationen verwenden, um Ergebnisse in einer anderen zu berechnen.
Mehrere Versionen einer Kalkulationstabelle, die im Unternehmen im Umlauf sind, und unzureichende Versionskontrolle.
Wiederverwendung und Kopieren von Daten aus älteren Tabellenkalkulationen - ein Fehler beim Ausschneiden und Einfügen kostete JP Morgan im Jahr 2012 6 Milliarden Dollar.
Tabellenkalkulationen, die komplexe Funktionalitäten, Makros oder Formeln zur Berechnung von Ergebnissen, zum Ausblenden von Arbeitsblättern usw. verwenden.
Menschliches Versagen bei der Eingabe von Daten.

Verwaltung von Spreadsheet-Risiken

Je mehr ein Unternehmen auf Tabellenkalkulationen zurückgreift, desto größer ist das Risiko von Fehlern und desto größer ist auch das Risiko, dass diese Fehler unentdeckt bleiben. Da ein Großteil des Risikos von Tabellenkalkulationen aus der Flexibilität von Tabellenkalkulationen resultiert, ist es schwierig, Änderungen an Funktionen und Daten zu bemerken. Um dieses Risiko wirksam zu beherrschen, müssen Sie daher die für Ihr Unternehmen kritischsten Tabellenkalkulationen ermitteln, einen klaren EUC-Kontrollrahmen festlegen, diese Struktur implementieren und sie dann konsequent auf Änderungen hin überwachen.

Vorrangig zu stellende Fragen

Bei der Bewertung des Spreadsheet-Risikos Ihres Unternehmens gibt es eine Reihe von Schlüsselfragen, die Sie beantworten sollten, um potenzielle Gefahren zu verringern. Diese sind:

Welche Tabellenkalkulationen sind für Ihr Unternehmen am wichtigsten und welche Auswirkungen hätte ein möglicher Fehler?
Sind die Mitarbeiter, die Ihre wichtigsten Tabellenkalkulationen erstellen und darauf zugreifen, umfassend darin geschult, wie man sie erstellt, verwendet und verwaltet?
Können Sie überwachen, ob die Tabellenkalkulationen, die Ihr Unternehmen erstellt, tatsächlich ihren Zweck erfüllen?
Wie können Sie nachhaltige und zukunftssichere Methoden zur Verwaltung Ihres Spreadsheet-Risikos innerhalb Ihres internen Geschäftsmodells entwickeln?

Abschwächung und Minimierung von Spreadsheet-Risiken

Die beste Möglichkeit zur wirksamen Überwachung der Risiken von Tabellenkalkulationen ist vielleicht die Verwendung eines umfassenden Systems zur Verwaltung von Tabellenkalkulationen, das alle potenziellen Risiken berücksichtigt. Es gibt jedoch auch eine Reihe anderer Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um das Risiko von Tabellenkalkulationen in Ihrem Unternehmen zu mindern. Hier sind einige Beispiele für die Risikominderung:

1. Bewerten und Prioritäten setzen - Stellen Sie fest, welche Tabellenkalkulationen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind und welche Auswirkungen ein Fehler oder ein Problem haben würde.

2. Schulung aller Endbenutzer - Stellen Sie sicher, dass die Personen, die Ihre wichtigen Tabellenkalkulationen erstellen, verwenden und verwalten, wirksam in deren Verwendung geschult wurden.

3. Bestimmen Sie das beste Werkzeug - Tabellenkalkulationen sind oft das Mittel der Wahl, aber wäre eine andere Anwendung für diesen Zweck besser geeignet?

4. Einfachheit ist der Schlüssel - Halten Sie Ihre Formeln kurz und einfach, um mögliche Probleme zu vermeiden, und vermeiden Sie es, die Ergebnisse fest in ein Arbeitsblatt einzugeben.

5. Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse - Behalten Sie immer Ihr Endziel im Auge. Verstehen Sie die Ergebnisse, die Sie von einer Kalkulationstabelle benötigen, um zu bestimmen, wie die Daten, Formeln und Ausgaben miteinander funktionieren.

6. Behalten Sie Ihren Prozess bei - Behalten Sie die Konsistenz bei, um die Fehlersuche zu erleichtern.

7. Testen und Verbessern - Lassen Sie die Benutzer Ihre Tabellenkalkulationen testen und bitten Sie sie um Feedback, um potenzielle Gefahren zu erkennen, die sonst übersehen werden könnten.

8. Versionskontrolle - Behalten Sie eine konsistente Versionskontrolle und Namenskonvention bei, indem Sie veraltete oder ersetzte Tabellenkalkulationen aus dem Verkehr ziehen.

9. Schützen Sie Schlüsselzellen - Sperren Sie alle Zellen, die nicht geändert werden sollen, damit Benutzer nicht versehentlich Zellen ersetzen und somit Daten beeinflussen können.

10. Daten sichern - Identifizieren und sichern Sie die wichtigsten Tabellenkalkulationen Ihres Unternehmens. Dies trägt dazu bei, das Risiko zu verringern und die Wiederherstellung von Geschäftsdaten in der Zukunft zu vereinfachen.

Die Folgen von Tabellenkalkulationsfehlern in der realen Welt

Das Risiko von Tabellenkalkulationen kann sehr reale Folgen haben, wie eine Reihe von Fällen zeigt. Doch trotz des Potenzials für finanzielle und rufschädigende Verluste, das Tabellenkalkulationsfehler mit sich bringen, ist dies eine oft übersehene Bedrohung.

Die Stadtverwaltung von Kensington und Chelsea wurde zu einer Geldstrafe von 120.000 Pfund verurteilt, nachdem ein Fehler in einer Pivot-Tabelle dazu geführt hatte, dass die Daten von Hunderten von Immobilienbesitzern verletzt wurden. Neben dem finanziellen Verlust, der durch die Geldbuße entstanden ist, hat die Art des Fehlers auch zu einem beträchtlichen Reputationsverlust für die Stadtverwaltung geführt.
Das Clallum County Sherrif's Office war von zwei Tabellenkalkulationsfehlern betroffen, die durch Kopieren und Einfügen von Gehaltsdaten in verschiedene Arbeitsblätter entstanden. Obwohl es sich um einen scheinbar geringfügigen Fehler handelt, kostete dieser den Bezirk insgesamt 494.157 $ und führte zu einer Kürzung der Haushaltsmittel für Personal um 12 %.
Ein Tabellenkalkulationsfehler bei Conviviality trug dazu bei, dass das Unternehmen in die Insolvenz ging. Das Unternehmen führte die Gewinnwarnung auf einen Rechenfehler seines Finanzteams in einer Kalkulationstabelle zurück. Wesentliche Diskrepanzen in den Finanzprognosen wirkten sich direkt auf die Budgetierung aus und trugen somit zum Untergang des Unternehmens bei.

Es liegt auf der Hand, dass Fehler in der Kalkulationstabelle in der Praxis sehr greifbare Folgen haben, da sie zu einem finanziellen Missmanagement beitragen, das später kostspielig zu beheben ist, und oft zu einem Reputationsverlust führen, weil diese Fehler öffentlich eingeräumt und korrigiert werden müssen.

Tabellenkalkulationen sind ein einzigartiges, wertvolles und flexibles Werkzeug, das Unternehmen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und der besseren Verwaltung komplexer Datensätze hilft. Doch gerade weil Tabellenkalkulationen so anpassungsfähig sind, haben sie sich zu einer Schwachstelle für Unternehmen entwickelt, die sich bei wichtigen Informationen zunehmend auf Tabellenkalkulationen verlassen.

Wegen der damit verbundenen Bedrohung des Unternehmenswachstums ist es für Unternehmen wichtiger denn je, sicherzustellen, dass sie ihr Tabellenkalkulationsrisiko wirksam verwalten. Wenn es nicht angemessen verwaltet und gemildert wird, kann das Tabellenkalkulationsrisiko schnell zu einem kostspieligen Problem für Unternehmen werden, so dass es für Unternehmen wichtig ist, dieses Risiko zu bewerten und zu verwalten, bevor es zu spät ist.

Eine der effektivsten Methoden zur Überwachung des Risikos von Tabellenkalkulationen ist der Einsatz eines Tabellenkalkulationsmanagementsystems, das alle potenziellen Risiken berücksichtigt und Ihnen das volle Vertrauen in die Richtigkeit Ihrer wichtigen Geschäftsdaten gibt. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um mehr darüber zu erfahren, wie ClusterSeven Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle und Transparenz über Ihre wichtigsten Tabellenkalkulationen zu erlangen, so dass Sie sich weiterentwickeln und wachsen können.