Da die Rechtsabteilungen von heute vor der Herausforderung strategischer Investitionen stehen – Zeit, Geld, Fokus usw. –, kann Technologie dabei helfen, die Lücken zu schließen?
Allzu oft glauben Rechtsabteilungen, dass nur ein Wachstum – sowohl hinsichtlich der Mitarbeiterzahl als auch der Funktionen – eine Aktualisierung der Technologieplattform erforderlich macht. Die Realität sieht jedoch anders aus: Da immer mehr Juristen heute gezwungen sind, mit weniger Ressourcen mehr zu leisten, kann die strategische Auswahl der richtigen Technologie dazu beitragen, Lücken zu schließen, sodass Ihr Team seine Energie dort einsetzen kann, wo sie am dringendsten benötigt wird – nämlich um das Geschäft voranzubringen.
Keine Organisation ist immun gegen das aktuelle makroökonomische Umfeld: Kosteneinsparungen, Budgetbeschränkungen und Entlassungen in der Branche sind allgegenwärtig. Dennoch haben Sie als Führungskraft in Ihrem Unternehmen die Kontrolle darüber, wie Sie Ihr Team bei der Vorbereitung unterstützen. Mit der richtigen Technologie können zeitaufwändige, sich wiederholende Aufgaben durch Self-Service-Workflows ersetzt werden, sodass sich Ihre Abteilungen weniger auf Verwaltungsaufgaben und mehr auf hochwertige Arbeit konzentrieren können. Über das reine Wachstum hinaus gibt es vier Anzeichen, die darauf hindeuten, dass es Zeit für eine strategische Aktualisierung Ihrer Legal-Tech-Stack ist:
Ihre Prozesse werden zu kompliziert.
Da Legal-Ops-Fachleute schnell daran arbeiten, ihre Prozesse anzupassen und Verwaltungsaufgaben strategisch mit weniger Ressourcen zu bewältigen, kann es oft so wirken, als wären sie mitten in eine Rube-Goldberg-Erfindung geraten. Mit anderen Worten: Die Dinge erscheinen komplizierter, als sie sein müssten. „Was meinen Sie damit, ich muss eine E-Mail an soundso schicken, damit diese Person eine E-Mail an soundso schickt, damit X Y abhaken kann, nur um dann zu erfahren, dass die Sharepoint-Website zusätzliche Berechtigungen erfordert, bevor die NDA durchgeht?“ Prozesse, die einst Sinn machten, fühlen sich jetzt umständlich und schwerfällig an. Und da es wichtigere Initiativen gibt, auf die man sich konzentrieren muss, müssen die Hintergrundaufgaben reibungslos ablaufen.
Nehmen wir zum Beispiel das Thema Abwanderungsrate. Wenn Prozesse von Menschen statt von Technologie gesteuert werden, entstehen durch Fluktuation sowohl Wissens- als auch Prozesslücken. Und wenn Technologie nur als Notlösung implementiert wird, verkomplizieren sich Prozesse und lassen sich nur schwer entwirren. Anstatt den Prozess wie durch eine klare Linse bis zum Ende verfolgen zu können, verschleiern die verschiedenen Notlösungen und umständlichen Genehmigungswege den Prozess. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann nicht nur zur Rationalisierung von Prozessen beitragen, sondern auch einen digitalen Prüfpfad für Wissen schaffen, der uneingeschränkte Transparenz ermöglicht.
Ihre Tabellenkalkulationen werden immer unzuverlässiger.
Wenn sich die Anforderungen Ihres Teams weiterentwickeln und eine verstärkte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erforderlich wird, kann eine Tabellenkalkulation, die einst als „einzige Quelle der Wahrheit“ galt, mit Fehlern übersät sein. Wenn mehrere Personen Zugriff auf die Excel-Tabelle haben, in der Sie Angelegenheiten, Ansprüche, NDAs usw. verfolgen, kann dies dazu führen, dass Duplikate und veraltete Informationen allgegenwärtig werden. Die Einrichtung von Berechtigungen für den Zugriff auf geschäftskritische Daten ist von entscheidender Bedeutung, aber das ist noch nicht alles.
Wenn ein Team eine Tabelle hat, die ständig mit neuen Informationen oder zusätzlichen Zeilen weitergereicht wird, wird die Möglichkeit, die Informationen genau zu überprüfen, eingeschränkt, die Integrität der Daten nimmt ab und es ist für das Team ganz einfach sehr mühsam, den Überblick zu behalten. Wenn Ihre Tabellen weniger zuverlässig sind, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie sich von der Tabelle verabschieden und zu einem Vertragslebenszyklus-Managementsystem übergehen sollten .
Durch einen Neuanfang mit einem System, das Ihre Daten automatisch formatiert, alle im Laufe der Zeit vorgenommenen Änderungen protokolliert und so berechtigungsbasiert ist, dass nur die richtigen Personen Zugriff haben (und zwar nur dann, wenn sie diesen benötigen), werden Ihre Daten wesentlich zuverlässiger. Das Ergebnis? Ihr Team kann Risiken mindern und Ihre Arbeitsbelastung verringern.
Kritische Informationen sind über mehrere Systeme in Ihrer Legal-Tech-Umgebung verteilt und dupliziert.
In Verbindung mit Punkt 2 hat ein Team, das auf sich überschneidende Systeme setzt, mit Problemen wie Datenduplikaten zu kämpfen, die zu Fehlern und Ineffizienzen führen können. Wenn ein junges Rechtsteam seine Arbeit aufnimmt, ist es nicht ungewöhnlich, dass für jeden Prozess Nischenlösungen gefunden werden. Wenn jedoch die Anzahl der Anfragen wächst und die Teammitglieder immer mehr zu tun haben, kann es schwierig werden, eine eklektische Mischung aus Lösungen verschiedener Anbieter zu verwalten. Wenn diese nicht miteinander integriert sind, können voneinander abhängige Datensätze voneinander abgeschnitten werden. Aktualisierungen in einem System werden nicht in den anderen Systemen übernommen, in denen relevante Daten gespeichert sind.
Je mehr Systeme Sie für die Speicherung von Daten einsetzen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Missverständnissen zwischen den Systemen. Wenn Ihr Team über eine kritische Masse an Systemen verfügt, die nicht miteinander kommunizieren, ist es an der Zeit, Ihre Lösung und Ihre Anbieterkonfiguration zu überdenken und nach einem Anbieter oder einer Lösung zu suchen, die alle Ihre Anforderungen abdeckt oder Integrationen bietet, damit alle Ihre Systeme perfekt synchronisiert sind.
Sie werden mit einfachen Anfragen aus dem Vertrieb überschüttet.
Da Rechtsabteilung und Vertrieb Hand in Hand arbeiten, sollte es immer eine Partnerschaft sein. Dennoch haben die meisten Rechtsabteilungen noch kein einziges Portal, an das sich Vertriebsteams mit Fragen wenden können – oder in Salesforce integrierte Schaltflächen, die einfache, vorlagenbasierte Anfragen ermöglichen, was bedeutet, dass sie mit einfachen Anfragen aus dem Vertrieb überfordert sein können. Beispiele hierfür sind Anfragen zu Verträgen, Anfragen zu Bewertungen durch Dritte, FAQs oder Anfragen zu Antworten auf Fragen, die nicht in den FAQ behandelt werden.
Wenn Rechtsabteilungen mit solchen Anfragen überhäuft werden, können sie sich in E-Mails verlieren, die leicht automatisiert oder als Vorlage erstellt werden könnten, wodurch ihnen Zeit für wichtigere Aufgaben verloren geht. Eine strategisch denkende Rechtsabteilung bietet oft ein Rechtsportal für den Vertrieb an, um Fragen mit hohem Volumen und geringer Komplexität zu bearbeiten, was beiden Seiten Zeit und Kopfzerbrechen erspart.
Wie Sie Ihrem Legal-Tech-Stack immer einen Schritt voraus bleiben
Ein kürzlich erschienener Forbes-Artikel bringt es auf den Punkt: „Versuchen Sie nicht, Geld zu sparen, indem Sie Probleme mit einer „schnellen und einfachen“ internen Lösung beheben.” Die schnellen und einfachen Lösungen sind wahrscheinlich der Grund, warum Ihr Team überhaupt erst in diesen Prozessen verstrickt ist. Wenn sich die Anforderungen Ihres Teams weiterentwickeln, ist es unerlässlich, dass Ihre grundlegende Plattform stark genug ist, um mühsame Verwaltungsaufgaben zu übernehmen und Zeit- und Kosteneinsparungen zu optimieren.
Wenn Sie eine Lösung für einen überholten Tech-Stack suchen, ist es entscheidend, dass Sie Ihre Denkweise ändern, die Sie zu diesem überholten Tech-Stack geführt hat. Das bedeutet, einen Schritt voraus zu denken: Eine Point-and-Click-Lösung, die ein Problem im Moment perfekt löst, kann eines Tages, wenn sich Ihre Anforderungen ändern, sperrig und kompliziert werden. Ganz zu schweigen davon, dass eine individuelle Lösung für jede Herausforderung auf lange Sicht mehr Geld kostet als eine zentralisierte Lösung.
Um die Herausforderungen eines überladenen Legal-Tech-Stacks zu bewältigen, suchen Teams nicht mehr nach Einzellösungen für systemische Probleme. Stattdessen gehen sie direkt zur Quelle: Sie suchen entweder nach:
- Eine robuste Plattformlösung, die alle Informationen an einem Ort speichert und diese Daten über eine Schnittstelle und nicht über eine Tabellenkalkulation erfasst, sodass sie nicht beschädigt werden können.
- Ein renommierter Anbieter, der die erforderliche Plattform oder Lösung bereitstellt und auch dann noch zur Seite steht, wenn das Rechtsteam wächst.
Die Rechtsabteilungen von heute stehen vor der Herausforderung, strategische Investitionen zu tätigen – Zeit, Geld, Fokus usw. Und herausfordernde Zeiten erfordern kreative Lösungen. Auch wenn neue Technologien derzeit vielleicht nur als „nice to have“ empfunden werden, sind sie doch ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Team über die notwendigen Werkzeuge verfügt, um mit weniger Aufwand mehr zu erreichen und Ihnen sowohl jetzt als auch in Zukunft
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