Quatre signes indiquant que vous êtes en train de dépasser votre pile de technologie juridique (et ce qu'il faut faire pour y remédier)

Les équipes juridiques d'aujourd'hui sont confrontées au défi de l'investissement stratégique - temps, argent, concentration, etc. - la technologie peut-elle aider à combler les lacunes ? 

Trop souvent, les équipes juridiques pensent que la croissance - en nombre d'employés et en fonction - est la seule situation qui nécessite une mise à niveau de la pile technologique. Mais voici la réalité : alors que de plus en plus de professionnels du droit sont contraints de faire plus avec moins, le choix stratégique de la bonne technologie peut aider à combler les lacunes, permettant à votre équipe de mettre de l'énergie là où elle compte le plus - faire avancer l'entreprise.

Aucune organisation n'est à l'abri de l'environnement macroéconomique actuel ; les réductions de coûts, les contraintes budgétaires et les licenciements dans l'industrie sont monnaie courante. Néanmoins, en tant que dirigeant de votre entreprise, vous avez le contrôle sur la façon dont vous aidez votre équipe à se préparer. Avec la bonne technologie, les tâches répétitives et chronophages peuvent être remplacées par des flux de travail en libre-service, ce qui permet à vos services de se concentrer moins sur les tâches administratives et davantage sur le travail à forte valeur ajoutée. Au-delà de la simple croissance, voici quatre signes qui peuvent indiquer qu'il est temps de procéder à une mise à niveau stratégique de la pile technologique juridique:

Vos processus deviennent trop compliqués

Alors que les professionnels des opérations juridiques s'efforcent d'adapter rapidement leurs processus et de s'attaquer stratégiquement aux tâches administratives en utilisant moins de ressources, ils ont souvent l'impression d'être tombés au milieu d'une invention de Rube Goldberg. En d'autres termes, les choses semblent plus compliquées qu'elles ne devraient l'être. "Comment cela se fait-il que je doive envoyer un courriel à untel, pour qu'il envoie un courriel à untel, pour que X coche Y, juste pour apprendre que le site Sharepoint nécessite des autorisations supplémentaires avant que l'accord de confidentialité ne soit validé ? Des processus qui étaient autrefois logiques semblent aujourd'hui encombrants et lourds. Et comme il faut se concentrer sur des initiatives plus importantes, les tâches d'arrière-plan doivent se dérouler sans heurts.

Prenons l'exemple du taux d'attrition. Lorsque le processus vit avec les personnes plutôt qu'avec la technologie, la rotation crée des lacunes en termes de connaissances et de processus. Et lorsque la technologie est mise en œuvre de manière provisoire, les processus deviennent noués et difficiles à démêler. Au lieu d'être en mesure de voir le processus jusqu'au bout, comme à travers une lentille claire, les diverses technologies palliatives et les chemins détournés vers l'approbation enveloppent le processus de mystère. L 'automatisation des flux de travail peut non seulement contribuer à rationaliser les processus, mais aussi créer une piste d'audit numérique des connaissances pour une visibilité illimitée.

Lorsque les besoins de votre équipe évoluent et qu'une collaboration interdépartementale est nécessaire, une feuille de calcul autrefois considérée comme une "source unique de vérité" peut devenir truffée d'erreurs. Le fait que plusieurs personnes aient accès à la feuille de calcul Excel dans laquelle vous suivez les affaires, les réclamations, les accords de confidentialité - et j'en passe - peut entraîner l'omniprésence de doublons et d'informations obsolètes. La mise en place d'autorisations d'accès aux données critiques est essentielle, mais ce n'est pas tout.

Lorsqu'une équipe dispose d'une feuille de calcul qu'elle fait constamment circuler avec de nouvelles informations ou des postes supplémentaires, la capacité à vérifier les informations avec précision est réduite, l'intégrité des données diminue et, tout simplement, c'est un énorme problème à gérer pour l'équipe. C'est pourquoi, lorsque vos feuilles de calcul sont moins fiables, c'est le signe que vous devriez peut-être les abandonner au profit d'un système de gestion du cycle de vie des contrats.

En repartant à zéro avec un système qui formate automatiquement vos données, qui dispose d'un historique de toutes les modifications apportées au fil du temps et qui est autorisé de manière à ce que les bonnes personnes y aient accès (mais uniquement lorsqu'elles en ont besoin), vos données deviennent beaucoup plus fiables. Résultat ? Votre équipe peut réduire les risques et alléger votre charge de travail.

Les services juridiques et commerciaux travaillant main dans la main, il devrait toujours s'agir d'un partenariat. Pourtant, la plupart des équipes juridiques ne disposent pas encore d'un portail unique permettant aux équipes commerciales de poser leurs questions, ni de boutons intégrés dans Salesforce permettant de formuler facilement des demandes types. de boutons intégrés à Salesforce permettant d'effectuer des demandes faciles et modélisées.Elles peuvent donc être débordées par de simples demandes émanant du service des ventes. Il peut s'agir, par exemple, de demandes de contrats, de demandes d'examens par des tiers, de FAQ ou de demandes de réponses à des questions non couvertes par la FAQ.

Lorsque les équipes juridiques sont inondées de ces demandes, elles peuvent s'enliser dans des courriels qui pourraient facilement être automatisés ou modélisés, ce qui les empêche de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Une équipe juridique stratégique proposera souvent un portail juridique pour les ventes afin de répondre à des questions peu complexes et en grande quantité, ce qui permettra aux deux parties d'économiser du temps et des maux de tête. 

Un article récent de Forbes l'explique clairement : "N'essayez pas d'économiser de l'argent en résolvant les problèmes par une solution interne "rapide et facile".." Les solutions rapides et faciles sont probablement celles qui ont conduit votre équipe à s'enliser dans des processus au départ. Lorsque les besoins de votre équipe évoluent, il est essentiel que votre plateforme de base soit suffisamment solide pour vous décharger des tâches administratives fastidieuses et optimiser les économies de temps et d'argent.

Lorsque vous résolvez le problème d'une pile technologique dépassée, il est essentiel que vous changiez votre état d'esprit par rapport à celui qui vous a conduit à cette pile technologique dépassée. Cela signifie qu'il faut penser à l'avance ; une solution "pointer et cliquer" qui résout parfaitement un problème dans l'immédiat peut un jour devenir encombrante et compliquée au fur et à mesure que vos besoins évoluent. Sans compter que le fait d'avoir une solution individuelle pour chaque défi coûte plus cher à terme que d'avoir une solution centralisée.

Afin de relever les défis d'une pile de technologies juridiques surdimensionnée, les équipes cessent de chercher des solutions uniques pour s'attaquer aux défis systémiques. Au lieu de cela, elles vont directement à la source : elles recherchent l'un ou l'autre :

1. Une solution de plateforme robuste qui permet de conserver toutes les informations en un seul endroit et qui recueille ces données par le biais d'une interface, et non d'une feuille de calcul, de sorte qu'elles ne puissent pas être corrompues.
2. Un fournisseur de premier ordre qui offre la plate-forme ou la solution nécessaire et qui sera également présent au fur et à mesure que l'équipe juridique s'agrandit. 

Les équipes juridiques d'aujourd'hui sont confrontées au défi de l'investissement stratégique - temps, argent, concentration, etc. Les périodes difficiles appellent des solutions créatives. Bien que les nouvelles technologies puissent sembler être un "plus" pour le moment, il s'agit en fait d'un moyen essentiel de s'assurer que votre équipe dispose des outils nécessaires pour faire plus avec moins, ce qui vous servira à la fois à la fois maintenant et à l'avenir.