10 objectifs SMART pour les professionnels des opérations juridiques en 2025

Commençons par le commencement : que sont les objectifs SMART pour les professionnels des opérations juridiques ?

Les objectifs SMART pour les professionnels des opérations juridiques (ou pour n'importe qui d'ailleurs) constituent un cadre permettant de définir des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Cette structure permet de garantir que les objectifs sont clairs et réalisables, ce qui facilite le suivi des progrès et la mesure du succès. En décomposant les objectifs en ces éléments distincts, les professionnels des opérations juridiques (et toute équipe) peuvent aligner plus efficacement leur travail sur les priorités de l'équipe et de l'organisation.

L'importance des objectifs SMART réside dans leur capacité à transformer des objectifs généraux en étapes concrètes et réalisables. Pour les équipes juridiques, cela signifie clarifier les initiatives complexes, améliorer l'efficacité et favoriser la responsabilisation au sein de l'équipe. En définissant des objectifs pertinents et limités dans le temps, les professionnels peuvent mieux hiérarchiser les tâches, réduire les efforts inutiles et optimiser les ressources, autant d'éléments essentiels pour un service qui gère de multiples parties prenantes et un volume de travail important. L'aspect mesurable des objectifs SMART est particulièrement utile pour montrer un impact tangible, ce qui renforce le rôle stratégique du service au sein de l'entreprise et favorise l'amélioration continue.

Examinons quelques objectifs SMART qui peuvent être transposés à votre équipe juridique afin d'obtenir des résultats plus significatifs et axés sur la valeur.

1. Accroître la satisfaction des parties prenantes et améliorer les boucles de rétroaction

Améliorer la satisfaction des parties prenantes et recueillir leurs commentaires permet à votre équipe juridique de répondre efficacement et en permanence aux besoins des clients, de renforcer les relations et d'adapter les processus en fonction des informations réelles recueillies.

Un exemple d'objectif SMART en matière de satisfaction des parties prenantes pour les professionnels des opérations juridiques serait le suivant : atteindre un taux de satisfaction de 85 %* dans les enquêtes trimestrielles menées auprès des parties prenantes au premier trimestre grâce à un processus de retour d'information perfectionné.

Avant de recueillir les commentaires et de les analyser, identifiez qui sont vos parties prenantes. Les parties prenantes peuvent inclure :

• Membres de l'équipe juridique
• Cadres supérieurs et direction
• Conseillers juridiques externes et fournisseurs
• Équipes chargées de la conformité et de la gestion des risques

Comment y parvenir ? Mettez en place des formulaires de commentaires et répondez aux commentaires en proposant des solutions rapides. Mais comme le savent de nombreux responsables, demander des commentaires peut parfois ouvrir les vannes. Lorsque l'on a affaire à des centaines, voire des milliers d'utilisateurs, recueillir des commentaires pertinents nécessite de combiner qualité et quantité, par exemple à l'aide de sondages vérifiés, d'enquêtes et de questions plus précises. Comment les professionnels des opérations juridiques stratégiques relèvent-ils ce défi ?

L'utilisation d'un logiciel d'automatisation des flux de travail vous permet de collecter et d'analyser les commentaires directement dans votre portail. En effet, en fonction du rôle déclaré d'une personne, de la manière dont elle a répondu à une question particulière ou de la proximité de votre relation avec ce client particulier, vous pouvez acheminer les commentaires de plusieurs manières différentes. Cela vous permet de recevoir les commentaires qualitatifs et quantitatifs appropriés pour apporter des améliorations et accroître la satisfaction.

2. Optimiser la gestion des dépenses juridiques

Un meilleur contrôle budgétaire permet d'aligner les dépenses juridiques sur les objectifs de l'entreprise, garantissant ainsi une utilisation efficace des ressources et minimisant les coûts imprévus. La réduction des frais juridiques externes facilite la gestion budgétaire et maximise le retour sur investissement de l'organisation en encourageant une utilisation efficace des ressources internes.

Un exemple d'objectif SMART en matière de dépenses liées aux conseillers juridiques externes serait : Réduire les dépenses liées aux conseillers juridiques externes de 15 %* grâce à des évaluations trimestrielles des fournisseurs et à une meilleure budgétisation des dossiers.

Comment y parvenir ? Pour optimiser vos dépenses juridiques, vous devez obtenir des données sur les raisons pour lesquelles vous faites appel à des conseillers juridiques externes. Par exemple, si vous avez fait appel à des conseillers juridiques externes pour des opérations de fusion-acquisition, vous pouvez peut-être réaffecter ces tâches à des collaborateurs internes.

Vous pouvez également utiliser l'intelligence artificielle (IA) et la gestion juridique d'entreprise (ELM) pour gagner un temps précieux et recueillir des analyses exploitables afin de suivre et de contrôler vos dépenses.

Ceci est réalisé grâce à :

• Des cycles de paiement plus rapides pour vous et vos cabinets d'avocats
• Analyse et catégorisation des dépenses juridiques basées sur l'IA
• Gestion entièrement intégrée et centralisée de l'examen des factures, de la facturation électronique, de la gestion des dossiers et de l'analyse des dépenses juridiques.
• Suppression des tâches à faible valeur ajoutée pour les avocats et les gestionnaires, en particulier en ce qui concerne l'examen des factures juridiques.
• Économies supplémentaires sur les dépenses juridiques totales pendant la durée du programme
• Uniformité dans le traitement et l'application des données de facturation
• Analyse comparative de données portant sur des milliards de dollars et des millions d'entrées temporelles
• Évolutivité à la demande
• Conformité des cabinets d'avocats
• Des informations détaillées pour éclairer les décisions critiques en matière de ressources en avocats externes

3. Améliorer l'allocation des ressources grâce à l'analyse

En optimisant vos dépenses juridiques, vous disposerez peut-être de plus de temps et d'argent pour vous concentrer sur les dossiers et les tâches hautement prioritaires qui apportent la plus grande valeur stratégique. En suivant et en analysant systématiquement l'utilisation du temps et des ressources, l'équipe peut réduire les efforts inutiles consacrés à des tâches à faible impact, améliorant ainsi l'efficacité et les résultats.

Des rapports précis permettent une prise de décision fondée sur les données, favorisant la transparence et donnant aux dirigeants les moyens de faire des choix stratégiques éclairés.

Un exemple d'objectif SMART en matière d'allocation des ressources serait le suivant : externaliser les tâches de recherche juridique courantes au quatrième trimestre afin de libérer 20 %* de temps supplémentaire pour que l'équipe puisse se concentrer sur la stratégie des dossiers et l'assistance dans les litiges complexes.

Comment y parvenir ? Le suivi du temps et des dépenses par type de dossier sur un trimestre permet aux services juridiques d'identifier les dossiers qui dépassent généralement les budgets ou connaissent des retards, ce qui leur permet d'ajuster les flux de travail et de réaffecter les ressources si nécessaire. Cette approche structurée améliore non seulement la précision des rapports immédiats, mais jette également les bases de décisions stratégiques fondées sur des données qui favorisent l'amélioration des performances à long terme.

Pour garantir la précision des rapports relatifs aux litiges et à l'état d'avancement des dossiers, les outils technologiques juridiques peuvent vous aider à identifier des tendances, à suivre les progrès et à assurer la cohérence. En utilisant la technologie pour mesurer et surveiller des indicateurs tels que la durée des affaires, le coût par dossier, l'efficacité en termes de temps et les taux de réussite/échec, les équipes peuvent détecter des tendances qui contribuent à améliorer l'allocation des ressources et la budgétisation.

4. Accroître l'adoption des technologies et améliorer l'approche de gestion du changement

Avec 70 % des transformations numériques qui échouent en raison d'un faible taux d'adoption et d'une résistance au changement, stimuler l'adoption des technologies et assurer une gestion efficace du changement sont devenus des priorités absolues pour les équipes juridiques qui cherchent à améliorer leur productivité et à rationaliser leurs flux de travail.

Un exemple d'objectif SMART en matière d'adoption technologique serait le suivant : encourager et soutenir la transition vers une utilisation active par 90 %* des avocats d'un système de gestion des dossiers pour tous les documents et mises à jour liés aux affaires dans un délai de 6* mois.

Comment y parvenir ? En formant des champions du changement, en mettant en place des formations et en offrant un soutien continu, vous garantissez que les membres de l'équipe se sentent à l'aise avec les nouveaux outils et comprennent leurs avantages. Cette approche structurée de la gestion du changement permet non seulement d'augmenter les taux d'adoption des technologies, mais aussi de minimiser les perturbations, de favoriser une expérience utilisateur positive et d'encourager une utilisation cohérente et durable du logiciel afin d'obtenir des améliorations mesurables en termes de productivité et de qualité des données.

Voici d'autres éléments à garder à l'esprit pour accroître l'adoption de la technologie :

1. Définition des objectifs stratégiques :
   • Identifiez les objectifs à court et à long terme pour votre nouveau système.
   • Veiller à ce que les objectifs soient conformes aux stratégies commerciales globales et aux exigences de conformité.
2. Évaluation des capacités actuelles :
   • Évaluer les processus, technologies et ressources existants
   • Identifier les lacunes et les domaines à améliorer
3. Prioriser les initiatives clés
   • Déterminer les changements ou les mises en œuvre les plus critiques nécessaires
   • Classez les initiatives en fonction de leur impact et de leur faisabilité.
4. Définir des étapes claires
   • Décomposez votre feuille de route en étapes réalisables avec des échéances précises.
   • Attribuer les responsabilités pour chaque étape importante

Une feuille de route efficace pour susciter l'adhésion à tout outil (comme la mise en œuvre de la gestion des dossiers, par exemple) peut être utile !

5. Mettre en place un groupe de travail interfonctionnel chargé de l'initiative sur la confidentialité des données

La gestion des risques est un travail d'équipe, et les services juridiques, de gestion des risques et des ressources humaines en sont les acteurs clés. Quelqu'un doit diriger ces efforts afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde ; pourquoi pas le service juridique ? La mise en place d'un groupe de travail permet non seulement de centraliser les responsabilités, mais aussi d'assurer la cohérence de chaque service en matière d'exigences réglementaires telles que le RGPD, le CCPA/CPRA et l'HIPAA. Cette approche coordonnée réduit les risques d'oublis, améliore la communication entre les services et favorise une culture proactive de conformité qui renforce la sécurité des données de l'organisation et protège sa réputation.

Un exemple d'objectif SMART en matière de conformité serait : mettre en place un groupe de travail interfonctionnel sur la confidentialité des données d'ici le deuxième trimestre afin d'harmoniser les efforts de conformité entre les services juridique, des ressources humaines et des risques, l'équipe se réunissant au moins trois fois au cours de ce trimestre pour définir un plan d'examen et de correction des risques.

Comment y parvenir ? Créez une liste de contrôle d'audit et attribuez des examens de conformité à des membres désignés afin de vous assurer que les priorités de chaque service sont intégrées dans la feuille de route en matière de risques et de conformité. L'idée de combler le fossé entre les différents services peut sembler intimidante. Mais cela n'a pas à l'être. Une approche connectée de votre gestion juridique et des risques vous permet d'accéder à des fonctionnalités spécifiques, de configurer les différences et de fusionner les données entre les systèmes centraux et les services, tout en établissant une taxonomie cohérente des risques entre les différents processus.

6. Créer une source unique de vérité grâce à des intégrations flexibles

La mise en place d'une source unique de vérité grâce à l'intégration des applications améliore l'efficacité, réduit le temps consacré à la saisie redondante de données et permet d'obtenir des informations plus précises et basées sur les données. En consolidant les données au sein de votre système de gestion des dossiers, votre équipe juridique peut travailler de manière plus collaborative et l'organisation bénéficie d'une vision plus claire et en temps réel des opérations juridiques.

Un exemple d'objectif SMART d'intégration serait : Connecter 75 %* des applications de l'équipe juridique à votre système de gestion des dossiers afin de rationaliser les flux de travail et d'améliorer l'accessibilité des données dans toute l'organisation.

Comment y parvenir ? Rassemblez toutes les sources de données dans une source unique et fiable afin que toutes vos informations relatives aux questions juridiques, à la gestion des dépenses, à la facturation électronique, à la gestion des contrats, à la sélection et à la gestion des conseillers juridiques externes, à la gestion des cabinets et des panels, et à la facturation des fournisseurs soient centralisées et parlent le même langage.

Le logiciel adéquat s'intégrera parfaitement à votre infrastructure technologique existante afin que vous ne perdiez rien en termes d'efficacité.

7. Standardiser le programme d'intégration et de gestion des fournisseurs

Une approche cohérente en matière de gestion des fournisseurs permet de jeter des bases solides pour la collaboration avec des conseillers externes, favorisant à la fois la rentabilité et la qualité.

Un exemple d'objectif SMART en matière de gestion des fournisseurs serait : achever l'intégration des nouvelles entreprises dans un délai de 60* jours et atteindre un taux d'adhésion de 85 %* aux indicateurs de performance et de diversité définis par l'entreprise.

Comment y parvenir ? En standardisant l'intégration et les évaluations de performance, les services juridiques peuvent combler de manière proactive les lacunes, mesurer l'impact sur les indicateurs clés (tels que la diversité et l'efficacité) et maintenir l'alignement avec les valeurs de l'organisation. Cet objectif renforce non seulement les partenariats, mais fournit également des informations exploitables qui peuvent améliorer vos relations avec vos fournisseurs au fil du temps.

L'exploitation des données et les évaluations par les pairs peuvent également vous aider à prendre des décisions plus stratégiques et éclairées concernant les conseillers juridiques externes qui soutiendront au mieux vos objectifs commerciaux et sociaux . Des contributions bénévoles aux efforts en matière d'ESG ou à l'engagement en faveur de l'innovation, il existe de nombreuses sources de valeur à prendre en compte pour déterminer les meilleurs partenaires pour votre entreprise.

8. Automatiser le processus de gestion des documents

Nous avons dépassé l'époque où les documents étaient transmis par courrier postal pour être remplis. De plus en plus de travailleurs reconnaissent que le temps ainsi libéré leur permet de se concentrer sur des tâches plus importantes, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction professionnelle et une meilleure productivité. En effet, une récente enquête a souligné que près de 70 % des travailleurs considèrent que le principal avantage de l'automatisation est la réduction du temps consacré à des tâches manuelles répétitives, telles que la saisie de données et la gestion de documents.

Un exemple d'objectif de processus de gestion documentaire serait : Réduire de 30 %* le temps consacré à la conclusion de contrats au cours des 3* prochains mois.

Comment y parvenir ? Ne vous laissez pas submerger par une pile infinie de contrats. La mise en place de modèles standardisés pour la génération de documents peut vous aider à réduire considérablement le temps que vous consacrez à la rédaction et à la création de contrats, d'accords de confidentialité, etc. Vous avez besoin d'aide pour créer ces modèles (et vous assurer qu'ils sont conformes) ? La mise en place d'un système standardisé de gestion des documents juridiques peut vous aider à rationaliser et à accélérer vos processus.

9. Améliorer l'efficacité du libre-service pour les demandes juridiques internes

Chaque jour, les services juridiques sont submergés de demandes « urgentes » qui nuisent à leur efficacité et les détournent de leurs priorités. Afin de gérer et de traiter ces demandes, de nombreux services juridiques recherchent des moyens plus efficaces pour les canaliser et les trier afin d'accélérer leur valorisation, de rationaliser la rédaction et la révision, d'organiser la gestion des documents et d'offrir des conseils juridiques en libre-service.

Un exemple d'objectif en matière de libre-service serait : atteindre un taux de libre-service de 50 %* pour les documents standard tels que les accords de confidentialité et les contrats au cours de l'année à venir.

Comment y parvenir ? Remplacez la frénésie des chats, des e-mails et des questions ponctuelles en orientant toute personne à la recherche de conseils juridiques vers le même canal de communication.

Les employés peuvent utiliser les portails de demandes juridiques dans toute l'organisation pour des questions telles que les contrats de vente, les accords avec les fournisseurs ou simplement des questions juridiques générales. En arrière-plan, les portails de demandes juridiques permettent d'avoir un aperçu de la charge de travail du personnel juridique, fournissant des données précieuses sur la durée des processus, les goulots d'étranglement ou les pénuries de personnel.

Vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de ce système ? Découvrez les coulisses d'un workflow Legal Front Door.

10. Améliorer la conformité contractuelle grâce à des audits automatisés

Une visibilité limitée sur l'état des contrats, leur avancement ou les questions connexes peut créer des obstacles dans les processus, exposer les organisations à des incohérences qui augmentent les risques et même avoir un impact sur les revenus. World Commerce & Contracting a constaté qu'une mauvaise gestion des contrats peut coûter aux entreprises 9 % de leur résultat net. Imaginez ce que vous pourriez faire avec 9 % de plus dans votre budget juridique.

Par ailleurs, des audits réguliers garantissent le respect des clauses contractuelles, réduisant ainsi les risques juridiques et assurant le respect des obligations, ce qui protège l'organisation contre d'éventuelles responsabilités.

Un exemple d'objectif SMART en matière de conformité contractuelle serait : Réduire de 25 %* l'examen manuel des contrats en 6 mois*.

Comment y parvenir ? Lorsque vous automatisez les contrats et la documentation, intégrez des contrôles de conformité dans vos flux de travail. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des déclencheurs dynamiques qui signalent les enregistrements en fonction de critères prédéfinis (types de contrats à haut risque, valeurs dépassant un certain seuil, contrats ne comportant pas de dispositions clés, etc.). Pour un examen et une analyse supplémentaires, créez un tableau de bord qui suit les enregistrements, les données soumises et les métadonnées afin que votre équipe puisse surveiller les divergences ou les changements.

La mise en place d'un flux de travail adapté ou d'une technologie d'automatisation des documents peut contribuer à accélérer chaque étape du processus de création, de révision, de négociation et d'approbation des contrats. Cela permettra de réduire considérablement les risques et de garantir le respect des obligations contractuelles. Imaginez les 9 % que vous pourriez récupérer sur votre résultat net !

Définir des objectifs SMART pour renforcer l'équipe des opérations juridiques

La définition d'objectifs SMART dans le domaine des opérations juridiques est essentielle pour favoriser l'efficacité, la responsabilité et la mesure des résultats. Chaque objectif, qu'il s'agisse d'améliorer la satisfaction des parties prenantes ou l'efficacité du libre-service, aide l'équipe à fonctionner de manière plus stratégique, à réduire les coûts et à mieux répondre aux besoins de l'organisation.

En se concentrant sur des objectifs spécifiques et réalisables, les équipes des opérations juridiques peuvent s'aligner plus étroitement sur les priorités de l'entreprise, rationaliser les flux de travail et démontrer clairement leur valeur. En fin de compte, les objectifs SMART permettent non seulement de mieux cibler l'équipe, mais aussi de faire des opérations juridiques une force proactive au sein de l'organisation, qui évolue en permanence pour relever de nouveaux défis.

Préparez votre équipe à une année 2025 couronnée de succès en mettant en œuvre des objectifs SMART dès ce trimestre.

Vous avez besoin d'aide pour les affronter ? Contactez notre équipe dès aujourd'hui !

* Les pourcentages doivent être déterminés par votre équipe interne afin de s'aligner sur les objectifs commerciaux généraux.

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