Vue d'ensemble
Les assureurs sont confrontés à un certain nombre de problèmes réglementaires et de conformité qui n'existent pas dans d'autres secteurs. Ces réglementations sont souvent considérées comme des obstacles à la mise en place d'un plan de continuité des activités complet ou empêchent ces organisations de mettre à jour leurs plans régulièrement. Récemment, Preparis a réussi à résoudre les problèmes d'une organisation d'assurance agricole comptant 675 personnes en fournissant une solution complète pour répondre à leurs besoins en matière de planification de la continuité des activités (PCA) et d'analyse d'impact sur les activités (AIA).
Problème : absence de BIA et de BCP
Cette organisation était confrontée à plusieurs défis liés à ses processus de planification de la continuité des activités et d'analyse d'impact, notamment l'impossibilité de mettre à jour son analyse d'impact sur les activités (BIA) depuis 2019. Cela constituait une préoccupation majeure, car leurs plans existants étaient obsolètes et ils ne disposaient d'aucun point de départ clair pour en créer de nouveaux. Avec 15 départements différents à gérer, la tâche semblait ardue, surtout compte tenu de contraintes telles que la bande passante limitée et le taux de rotation élevé du personnel.
L'organisation était également soumise à des audits annuels réalisés par une société tierce. Ces audits évaluaient divers aspects de la préparation de l'entreprise, notamment la qualité de son PCA, et attribuaient une note « réussi » ou « échoué » aux plans. L'entreprise devait envoyer chaque année ses plans de continuité des activités pour évaluation. En plus des audits externes, l'entreprise réalisait des audits internes de ses plans de continuité des activités et de ses analyses d'impact sur les activités, ce qui ajoutait une couche supplémentaire de complexité à ses efforts de conformité.
Solution : Intégration complète de la suite Preparis
Preparis offre une solution complète pour relever ces défis. La plateforme Preparis est très conviviale, ce qui permet aux employés de la compagnie d'assurance de la naviguer et de l'utiliser facilement et efficacement. La plateforme comprend une fonctionnalité de base de données des fournisseurs qui rationalise le processus de gestion des fournisseurs et partenaires externes. Cette fonctionnalité garantit que les informations sur les fournisseurs sont facilement accessibles, ce qui améliore les efforts de la compagnie en matière de reprise après sinistre et de continuité des activités.
La suite logicielle Preparis offrait un flux de travail simplifié pour réaliser des analyses d'impact sur les activités. L'organisation a apprécié la manière dont la plateforme réduisait le temps et les efforts nécessaires pour mettre à jour ces analyses, lui permettant ainsi de rester à jour dans sa planification. Contrairement à ses concurrents, Preparis offrait une solution tout-en-un avec des fonctionnalités d'alerte intégrées. C'est ce qui a principalement incité la compagnie d'assurance à choisir Preparis. La possibilité de recevoir des alertes sur la même plateforme que celle utilisée pour la planification et la gestion de la continuité des activités constituait un avantage supplémentaire.
Résultats : Respect des normes
Après avoir adopté l'ensemble de la suite Preparis, qui comprend Planner, Incident Manager, Exercise Manager et Alerts, la compagnie d'assurance a bénéficié de plusieurs avantages. Elle a pu rationaliser ses processus de planification de la continuité des activités et d'analyse d'impact sur les activités, ce qui lui a permis d'économiser du temps et des ressources. La simplification du flux de travail et la facilité d'utilisation de la plateforme Preparis ont considérablement réduit la charge de travail liée à la mise à jour des plans.
Les audits annuels réalisés par des organismes tiers et des auditeurs internes ont été facilités grâce à la suite Preparis. L'entreprise dispose désormais d'une solution complète et actualisée pour répondre à ses besoins en matière de continuité des activités et de conformité. L'outil d'alerte de Preparis a constitué un avantage concurrentiel par rapport à une entreprise rivale qui ne disposait pas de cette fonctionnalité. Cela s'est avéré être un facteur décisif dans le choix de l'entreprise d'opter pour Preparis. La possibilité de consolider les informations et les services des fournisseurs au sein de la plateforme Preparis, non seulement pour la reprise après sinistre, mais aussi pour la continuité des activités et la communication, a simplifié la gestion des fournisseurs et renforcé les efforts globaux de l'entreprise en matière de reprise après sinistre et de préparation.
En résumé, la décision de la compagnie d'assurance de mettre en œuvre la suite Preparis l'a aidée à surmonter ses défis liés à la continuité des activités et à l'analyse d'impact sur les activités, rendant ses processus plus efficaces et garantissant le respect des exigences de conformité. La compagnie bénéficie désormais d'un avantage concurrentiel grâce à l'outil d'alerte de Preparis et tire profit de la consolidation des fournisseurs pour une approche plus complète de la reprise après sinistre et de la continuité des activités.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
